Entretien préalable au licenciement : conseils pour se défendre

Votre employeur vous a adressé une convocation pour un entretien préalable au licenciement. Alors que ce rendez-vous approche à grands pas, vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour éviter la rupture de votre contrat de travail. Quels sont vos droits en tant que salarié ? Comment se déroule un entretien préalable au licenciement ? Quels sont les arguments et les preuves à présenter le jour J ? Toutes les infos dont vous avez besoin pour assurer votre défense sont ici !

Qu’est-ce qu’un entretien préalable au licenciement ?

L’entretien préalable au licenciement est un temps d’échange entre le salarié et l’employeur, à l’initiative de ce dernier. Lors de ce rendez-vous, l’employeur expose à l’employé les raisons pour lesquelles il souhaite le licencier. Tandis que le salarié peut apporter des explications et faire valoir ses arguments afin de se défendre. En somme, l’entretien préalable au licenciement a pour objectif d’engager le dialogue entre les deux parties, dans l'optique de trouver une solution alternative à la rupture du contrat de travail. Notons que si l’employeur organise l’entretien préalable dans l’unique but de respecter la procédure de licenciement, sans laisser au salarié la possibilité de s’expliquer et de se défendre, alors l’entretien n’est pas valable.

Quels sont les droits du salarié concernant l’entretien préalable au licenciement ?

Votre employeur vous a adressé une convocation à un entretien préalable au licenciement, soit en main propre, soit par lettre avec accusé de réception. Pour vous défendre au mieux, vous devez avant tout connaître vos droits.

Le droit de ne pas se rendre à l’entretien préalable au licenciement

Alors que votre employeur se voit dans l’obligation de vous proposer cet entretien préalable, de votre côté vous êtes tout à fait libre de refuser de vous y rendre. En revanche, il est important de comprendre que votre absence anéantira toutes vos chances de vous défendre et donc de conserver votre emploi.

Le droit de se faire assister pendant l’entretien préalable au licenciement

Lors de cet entretien, vous avez le droit de vous faire assister. Autrement dit, vous pouvez demander à une tierce personne d’être présente avec vous pendant l’entretien afin de vous aider et de vous conseiller. Elle peut également prendre des notes en vue de produire un compte-rendu d’entretien qui pourra servir dans le cas d’un recours aux prud’hommes. Se faire assister lors d’un entretien préalable au licenciement est un droit et non une obligation. Voici les personnes qui peuvent vous assister :

• un collègue
• un représentant du personnel
• un délégué du CSE
• un délégué syndical
• un conseiller du salarié désigné par le préfet (en l’absence de représentant du personnel)

Son rôle est alors de compléter vos arguments ou d’appuyer vos propos. Notez cependant que vous restez le principal interlocuteur de l’employeur. Par conséquent, cette personne n’est pas autorisée à parler en votre nom.

Comment se déroule un entretien préalable au licenciement ?

Où doit se dérouler l’entretien préalable au licenciement ?

Généralement cet entretien préalable se déroule sur votre lieu de travail habituel ou au siège social de votre entreprise. Dans d’autres cas, votre employeur peut organiser l’entretien dans un autre lieu qui nécessite un déplacement. Il devra alors prendre en charge les frais de déplacement engagés (ex. train, frais kilométriques, repas, hôtel…). Dans un contexte d’éloignement géographique, l’entretien peut se faire à distance lors d’une visioconférence (Cour d’appel de Versailles 4 juin 2020, pourvoi n° 17/04940).

Quand doit se dérouler l’entretien préalable ?

Avant toute chose, l’employeur doit veiller à respecter le délai de 5 jours ouvrables entre la présentation de la convocation à l’entretien préalable et la date de l’entretien (Cass. Soc., 28 juin 2005, n° 02-47.128). Il peut alors l’organiser sur le temps de travail du salarié. Certains cas peuvent légitimer que ce rendez-vous se déroule en dehors des heures de travail (ex. travail de nuit, ou horaires décalés), sans pour autant causer un défaut de procédure. Précisons toutefois que dans ce contexte, l’entretien doit être rémunéré comme du temps de travail effectif. Enfin, l’entretien peut être programmé pendant un arrêt maladie, tant que cela n’affecte pas davantage l’état de santé du salarié, et que la procédure de licenciement n’a aucun lien avec sa santé.

Qui est présent à l’entretien préalable au licenciement ?

La liste des personnes admises à participer à cet entretien préalable est restreinte, puisqu’elle se compose :

• du salarié visé par la procédure de licenciement
• de la personne qui assiste le salarié (non obligatoire)
• de l’employeur ou son représentant (ex. responsable des ressources humaines)
• d’une personne chargée d’assister l’employeur (non obligatoire)

Par ailleurs, aucune personne extérieure à l’entreprise ne peut être présente (hormis le conseiller du salarié s’il l’assiste). Cela vaut pour les avocats, les juristes, les commissaires de justice, les proches du salarié, les délégués syndicaux hors entreprise…

Quelles sont les différentes étapes de l’entretien préalable au licenciement ?

L’entretien préalable au licenciement se déroule en deux étapes :

• l’employeur ou le responsable des ressources humaines présente les faits qui sont reprochés au salarié et qui sont susceptibles d’entraîner son licenciement. Il précise alors les motifs de la décision envisagée
• le salarié peut alors exposer sa défense grâce aux arguments qu’il aura préparés en amont de cet entretien. L’objectif étant d’éviter ou de limiter la sanction disciplinaire.

Sachez que l’employeur n’est pas autorisé à rendre sa décision finale durant l’entretien préalable. Il s’agirait d’une irrégularité de procédure.

Comment préparer un entretien préalable au licenciement ? Nos conseils pratiques

Comprendre le motif de l’entretien

Pour préparer au mieux votre entretien préalable au licenciement, vous devez comprendre les raisons pour lesquelles vous êtes convoqué. Il est fort possible que vous soyez déjà au courant de ce que vous reproche votre employeur. Dans le cas contraire, le motif général de l’entretien pourrait vous donner un premier niveau d’informations. Celui-ci fait partie des mentions obligatoires (date, heure, lieu, objet, droit à l’assistance) qui doivent apparaître dans la lettre de convocation qui vous a été envoyée par votre employeur. Par exemple, il peut s’agir d’un entretien préalable en vue d’un licenciement « pour motif disciplinaire », « pour faute », « pour insuffisance professionnelle », « pour inaptitude »… Toutefois, l’employeur n’est pas tenu de donner de détail précis sur les faits qui vous sont reprochés.

Compter sur l’aide de la personne qui vous assiste !

Vous avez décidé de bénéficier de l’assistance d’une tierce personne lors de votre entretien préalable ? Son aide peut se révéler précieuse ! En effet, cette personne est là pour :

• vérifier qu’il n’y ait pas d’irrégularité dans la procédure de convocation (ex. respect du délai entre la réception de la lettre de convocation et la date d’entretien)
• vous expliquer la suite de la procédure
• vous aider à préparer votre défense
• si besoin, rappeler à l’employeur ses obligations pendant l’entretien (ex. exposer au salarié les griefs assortis d’explications juridiques)
• élaborer un compte-rendu d’entretien

N’hésitez pas à programmer une ou plusieurs réunions ensemble afin de vous préparer à l’entretien.

Préparer vos arguments et rassembler des preuves pour l’entretien

Plus vous préparerez votre argumentaire, et plus vous serez à l’aise le jour de l’entretien. Pour ce faire, vous devrez élaborer votre défense sur la base des faits qui vous sont reprochés :

• les faits reprochés sont avérés : vous devrez vous expliquer auprès de votre employeur et réussir à le convaincre de ne pas vous licencier
• les faits ne reflètent pas la réalité : vous devrez rétablir la vérité grâce à toutes les preuves dont vous disposez. Dès la réception de la lettre de convocation à l’entretien, veillez à rassembler le maximum de preuves. Il peut s’agir de copies de mails, documents professionnels, témoignages ou attestations écrites de collègues, récapitulatifs des heures effectuées, de preuves de charge de travail…

Sachez que vous êtes autorisé à récupérer tous les documents internes à l’entreprise dès lors que leur usage est destiné à servir votre défense (Cass. Soc., 31 mars 2015, n° 13-24.410).

Pour construire votre défense, procédez par étape :

• listez les faits que vous pensez vous être reprochés
• pour chaque point, préparez vos justifications
• mettez en avant votre ancienneté, vos résultats, votre implication, votre envie de rester dans l’entreprise, vos engagements…

Quelles sont les erreurs à éviter lors d’un entretien préalable au licenciement ?

Quel que soit le motif pour lequel votre employeur vous convoque à cet entretien, il est essentiel d’adopter et de garder une bonne attitude tout au long de cette entrevue :

• ne laissez pas vos émotions prendre le dessus. Restez calme et professionnel, même en cas de désaccord
• n’interrompez pas votre interlocuteur. Prenez plutôt des notes sur les points auxquels vous souhaitez lui répondre
• ne mentez pas si les faits sont avérés. Au contraire, n’hésitez pas à faire preuve d’humilité et à présenter vos excuses si vous êtes en tort