Secrétaire

Le métier de secrétaire couvre des activités très différentes en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise. Souvent unique dans une petite ou moyenne entreprise ou dans un cabinet médical, plusieurs postes de secrétaire sont toutefois nécessaires dans les moyennes et grandes entreprises ou dans les hôpitaux ou cliniques, ou l’on trouve souvent un secrétaire par service.
Très polyvalent, le secrétaire peut être affecté au standard téléphonique, à la gestion des rendez-vous, à la rédaction de textes et de comptes-rendus, ainsi le secrétaire est présent à tous les niveaux d’organisation.
Le travail de secrétaire est étroitement lié à celui des personnes qu’il assiste. Entre un secrétaire de direction de grande entreprise et celui assistant un dentiste, les missions sont évidemment différentes. Le point commun consiste toutefois à organiser les réunions, gérer un agenda, recevoir les appels téléphoniques, etc. De plus, sa présence est souvent requise lors de réunions et de divers événements.

Le métier de secrétaire est accessible dès le baccalauréat, mais il est également tout à fait possible d’obtenir un emploi après l’obtention d’un BTS, DUT ou d’une Licence professionnelle spécialisée dans la gestion et l’administration des entreprises.

Il n’existe pas une formation en particulier pour devenir secrétaire, mais plusieurs. En effet, après l’obtention du bac, de préférence un bac technologique sciences et technologies du management et de la gestion (STMG) ou un bac pro Gestion et Administration. Il est possible de poursuivre des études jusqu’à bac+2 ou une licence (bac+3) en suivant par exemple un BTS assistant manager, un BTS assistant de gestion PME-PMI, un DUT gestion des entreprises et des administrations ou encore une Licence pro administration des entreprises.
Enfin, une manière efficace de faire ses preuves est d’entrer dans une entreprise en tant que stagiaire, en alternance ou en CDD, cela permet d’acquérir rapidement une expérience professionnelle.

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• Réceptionner et accueillir les clients/patients.
• Rédiger et transmettre les courriers et e-mails.
• Classer et trier des documents et dossiers.
• Gérer l’agenda et planning (réunions, rendez-vous, etc.)
• Répondre aux appels téléphoniques et prise de rendez-vous.
• Rédiger des comptes-rendus et prises de notes lors de réunions si nécessaire.

• Le secrétaire bénéficie d’une grande variété dans ses activités, quelque soit son employeur.
• Le secrétaire profite d’une autonomie dans l'organisation de son travail.
• Les horaires de travail sont plutôt traditionnels, sauf pour les secrétaires en hôpital ou clinique qui doivent s’adapter aux horaires d’ouverture de l’établissement.

• Les secrétaires peuvent subir une pression parfois importante.
• Comme évoqué dans les points positifs, les horaires sont plutôt stables et traditionnels exceptés pour les secrétaires travaillant en milieu hospitalier ou en clinique. Ces horaires peuvent être plus difficiles : horaires de nuit, week-end, etc.
• L’évolution de salaire est assez longue.

Du fait de la variété des tâches confiées, le métier de secrétaire est polyvalent. Le secrétaire doit donc posséder une forte capacité d’adaptation. Ordonné et discret, le secrétaire fait souvent le lien entre la direction et les différents services de l’entreprise. Il secrétaire doit également faire preuve d’une réelle disponibilité et d’un grand sens du relationnel en étant à l’écoute de ses interlocuteurs. Il doit également être organisé et méthodique afin de mener à bien ses missions. Le professionnel doit aussi avoir une grande capacité d’adaptation et savoir échanger avec son interlocuteur. Certaines situations peuvent parfois être source de stress, il doit donc être capable de travailler dans un cadre parfois stressant.
Enfin, une bonne connaissance et maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Internet, etc.) sont aujourd’hui indispensables, ainsi qu’une excellente maîtrise de la langue française orale et écrite.

En début de carrière, un(e) Secrétaire peut prétendre à un salaire brut annuel compris entre 21 621 et 23 900 euros, ce qui équivaut à un salaire mensuel net entre 1 433 et 1 585 euros. Pour un profil plus confirmé, ce salaire peut atteindre 25 000 à 31 000 euros bruts par an, c'est à dire 1 657 à 2 055 euros nets par mois, ou plus, selon les circonstances.

L’environnement de travail d’un(e) secrétaire varie en fonction de son lieu de travail. En effet, le métier de secrétaire étant très polyvalent et très différent d’une entreprise à une autre ou d’un service à un autre, il est difficile de ne déterminer qu’un seul environnement ou cadre de travail. Il est évident que ce dernier dépendra de l’établissement, du personnel et des patients ou clients avec lesquels le professionnel sera en relation.
En outre, le secrétaire en hôpital par exemple, peut être parfois confronté à des situations difficiles. Certains patients peuvent être atteints de troubles physiques ou mentaux ou se montrer impatients. Le secrétaire devra alors s’adapter à la situation.
Nous pouvons également affirmer que le métier de secrétaire, quelque soit le domaine d’activité, demande certains équipements, tels qu’un bureau adapté à une position assise prolongée, un équipement informatique adéquat, ainsi qu’un bureau ou un espace de travail nécessaire.

Après quelques années d’expérience et de motivation, la secrétaire peut gravir des échelons menant vers le poste d’assistante de direction. La secrétaire peut aussi se spécialiser dans le secrétariat juridique, l’information ou encore le domaine commercial afin d’acquérir des connaissances complémentaires et d’obtenir un poste en cabinet juridique ou commercial.

Plusieurs possibilités d'évolution s’offrent à un secrétaire. En effet, il peut évoluer au sein d’entreprises publiques et privées, d’administrations dans tous les secteurs d’activité.
En outre, si le secrétaire s’est spécialisé dans un domaine (médical, juridique, commercial, etc.) celui-ci aura la possibilité de travailler dans les secteurs d’activité correspondants.