Secrétaire-standardiste

Le secrétaire standardiste, code ROME M1601, occupe une place centrale dans l’entreprise, car il est généralement la première personne avec laquelle les clients, visiteurs et autres intervenants entrent en contact. En effet, l’accueil qu’il réserve aux visiteurs peut être déterminant dans l’image que ces derniers se font de l’entreprise. Les responsabilités du secrétaire standardiste sont nombreuses et variées. Dans tout secteur d'activité confondu, la hiérarchie est organisée autour d'un organigramme dont le professionnel est sous différents dirigeants et notamment le ou la responsable de l'établissement et le service des ressources humaines avec lequel il collabore. Assurer des tâches de secrétariat courantes, telles que l’affranchissement du courrier, la réception et la distribution de fax et de courrier, la préparation des salles de réunion, la prise de rendez-vous et le rangement des documents administratifs. Le poste de secrétaire standardiste est un élément clé de l’entreprise, dont les compétences sont essentielles pour assurer un accueil de qualité et une gestion efficace des tâches administratives. Le secrétaire standardiste peut également s'appeler : hôte d’accueil standardiste ou employé d’accueil standardiste.

• Bac pro gestion-administration,
• Bac pro métiers de l’accueil,
• Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion),
• BTS tourisme,
• BTS (Brevet de Technicien Supérieur),
• MC (mention complémentaire) Accueil-réception.

Un diplôme n’est pas forcément demandé pour exercer le métier de secrétaire standardiste, d’autant plus qu’il n’existe pas vraiment de cursus dédié spécifiquement à cette profession. Cependant, certains diplômes peuvent faciliter l’embauche :

• Bac pro gestion-administration,
• Bac pro métiers de l’accueil,
• Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion),
• BTS tourisme.

Ce type de profession peut s'apprendre sur le tard, avec une bonne motivation et de bonnes bases en communication. C'est une activité évolutive permettant d‘avoir accès à des formations internes pour monter en compétences. Dans un premier temps, l'obtention du Brevet des écoles sera un atout majeur dans le processus de recrutement. Ensuite, un niveau 3 équivalent à un BEP ou CAP dans une spécialité accueil et administration sera intéressant pour les recruteurs. Un niveau 4 équivalent d'un Bac vous ouvre les portes vers une activité plus gratifiante et une belle perspective d'évolution.

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Le secrétaire standardiste travaille au contact d'un public varié et doit être capable de gérer les appels téléphoniques, les courriers et les mails entrants et sortants. En plus de cela, il est responsable de la prise de rendez-vous, de la tenue à jour de l'agenda, de l'accueil des visiteurs et de la gestion des fournitures de bureau. Il doit également être en mesure de résoudre les problèmes qui peuvent survenir dans le cadre de ses fonctions et de travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe pour assurer le bon fonctionnement du bureau ou de l’entreprise. Enfin, le secrétaire standardiste peut être amené à assister les cadres supérieurs dans leurs tâches administratives et à participer à l’organisation d’événements ou de réunions d’affaires.

• Le secrétaire standardiste travaille au contact d'un public varié et collabore avec les autres membres de l'équipe. C'est un métier social et humainement riche.
• L'activité de secrétaire standardiste est essentielle dans la majorité des secteurs. Donc, le professionnel peut travailler dans divers domaines au cours de sa carrière ou se spécialiser dans un secteur en particulier.
• Ce métier offre de belles perceptives d'évolution en interne et permet de suivre une carrière professionnelle gratifiante. C'est aussi un métier recherché dans la fonction publique, pour prétendre à un statut de fonctionnaire.

• Il y a beaucoup de postes proposés en temps partiel ou qui débutent par une rémunération assez basse, à partir du SMIC. Le salaire d'un secrétaire standardiste est assez faible.
• En fonction de son secteur d'activité, le professionnel peut être amené à travailler les week-ends et les jours fériés.

Pour réussir dans ce poste, il est important d’avoir une excellente élocution, un grand sens du relationnel et du service. Le professionnel doit également être capable de gérer plusieurs tâches simultanément, tout en restant rapide et organisé(e). La patience est également une qualité essentielle dans ce travail. En plus de ces compétences, vous devrez être en mesure de gérer un standard téléphonique à lignes multiples. De plus, il est important de maîtriser les logiciels Excel, Word et PowerPoint. Enfin, il est notable qu'une capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les collègues est un atout essentiel. Pour finir, le secrétaire standardiste est la première image de l'entreprise, ce professionnel doit être présentable et soigné. Il pourrait parfois être demandé de maitriser l'anglais.

Pour un poste de secrétaire standardiste, il est possible d’atteindre un salaire moyen compris entre 1 900 et 2 500 euros bruts par mois. Avec un salaire brut annuel compris entre 22 000 et 30 000 euros, le salarié pourra gagner entre 1 480 et 1 950 euros nets par mois.
En début de carrière, le secrétaire standardiste peut gagner un salaire médian compris entre le SMIC et 2 000 euros bruts. Pour ces attributions, il est ainsi possible d’atteindre un salaire net supérieur à 1 560 euros mensuels, pour un taux horaire brut de plus de 13 euros. Il sera éventuellement possible de négocier le salaire à l’embauche, en fonction des compétences spécifiques détenues par le secrétaire. Le type de missions confiées pourra également permettre de valoriser la rémunération perçue. Avec plusieurs années d’ancienneté, ou la maîtrise de compétences ou de savoirs spécifiques, le secrétaire technique peut atteindre 2 500 euros par mois. Cela correspond à un salaire brut annuel de 30 000 euros, pour un net mensuel d’environ 1 950 euros. Pour percevoir une rémunération plus attractive, il faudra souvent accepter des postes à des grades supérieurs dans la hiérarchie. Le métier de secrétaire standardiste est en moyenne mieux rémunéré dans les grandes entreprises que dans les petites. Il sera éventuellement possible de percevoir une prime sur 13 ou 14 mois, en fonction de ce que prévoit le contrat de travail. L’entreprise peut enfin prévoir le versement de certaines primes annuelles comme la prime d’intéressement ou la prime de participation. La grille salariale varie en fonction des besoins de la société.

Le secrétaire standardiste occupe un poste avec des horaires intéressants s'appuyant sur une plage horaire de 8 h à 18 h. Le professionnel supervise l’accueil des visiteurs et de clients en fonction des horaires d'ouverture de l'entreprise ou de l'organisme qui l'emploie. Donc, il sera amené à travailler les week-ends dans certains secteurs d'activité. Puisqu'il passe la majeure partie de ses journées assis dans un bureau, son espace de travail doit être ergonomique, et s'équiper des derniers logiciels de traitement de texte et de gestion. Il travaille en collaboration avec d'autres professionnels de l'entreprise afin de coordonner leurs rendez-vous et leurs tâches administratives.

Les perspectives d’évolution en tant que secrétaire standardiste sont relativement limitées, mais des opportunités de carrière sont possibles vers les métiers du secrétariat, des ressources humaines et de la comptabilité. Ces professions nécessitent des formations et des remises à niveau afin de prétendre à un poste avec plus de responsabilités et un salaire plus élevé. Certaines entreprises peuvent proposer des formations en interne pour assurer le développement de leurs employés et favoriser leur épanouissement professionnel. Des formations continues sont proposées par divers organismes et peuvent être financées en fonction du projet professionnel. Pour les professionnels qui souhaitent jouir d'un statut de fonctionnaire, les concours de la fonction publique seront indispensables.

Le métier de secrétaire standardiste peut s’exercer aussi bien dans le secteur public que privé. Des PME aux grandes entreprises en passant par les collectivités territoriales, les offres d’emploi de secrétaire standardiste concernent un grand nombre de secteurs et de domaines différents.