5 types de messages d’absence à laisser avant votre départ en congé maternité

La date de votre départ approche, et vous commencez à vous préparer progressivement à cette nouvelle aventure. Et, pour mieux anticiper votre congé maternité, vous pouvez d’ores et déjà préparer votre message pour ces quelques mois d’absence. Si votre date de départ n'est pas encore fixée, commencez par calculer le début de votre congé maternité, pour ensuite préparer votre message en conséquence.

Les informations principales à faire ressortir

Trois choses à avoir en tête avant de rédiger votre message : ce qu'il doit contenir, ce que la loi vous garantit pendant votre absence, et comment l'activer techniquement.

Les informations à inclure dans votre message

Le but de ce message d’absence est surtout d’informer vos collaborateurs et interlocuteurs professionnels des raisons de votre silence au cours des prochains mois, et d’annoncer une date ou une période de retour (même si celle-ci pourra évoluer au cours de votre congé maternité).

Vous pouvez aussi préciser le nom, prénom et adresse mail de votre remplaçant ou du collègue qui va reprendre certaines missions dont vous vous occupiez afin que vos interlocuteurs professionnels ne vous dérangent pas pendant votre congé. Evidemment, si vous n’avez pas le choix, vous pouvez aussi laisser les clients ou fournisseurs vous contacter, tout en soulignant que c’est vraiment uniquement en cas d’urgence.

Le paramétrage technique de votre messagerie

Sur Gmail, l'option se trouve dans Paramètres > Voir tous les paramètres > Réponse automatique (onglet Général). Sur Outlook, le chemin dépend de votre version : Paramètres > Comptes > Réponses automatiques dans le nouvel Outlook, ou Fichier > Informations du compte > Réponses automatiques si vous utilisez encore la version classique. Dans les deux cas, indiquez vos dates de départ et de retour dans le corps du message, et pensez à l'ajouter aussi en signature si vous recevez encore des emails en copie. Contrairement à un message d'absence pour arrêt maladie, souvent plus neutre puisque la date de retour reste incertaine, celui du congé maternité peut se permettre plus de personnalité : vous connaissez (à peu près) votre date de reprise. Si l'inspiration manque, des outils d'IA peuvent aussi vous aider à varier le ton.

Vos droits pendant le congé maternité

Souvenez-vous que pendant ce congé, votre contrat de travail est suspendu : vous n'avez aucune obligation professionnelle envers votre employeur, ce qui va plus loin que le simple droit à la déconnexion, et qui ne se présentera souvent qu'une ou deux fois dans votre vie !

Les types de message d’absence pour un congé maternité

Chaque style correspond à une personnalité et à un contexte différents. Commençons par le plus sobre, à dégainer si le temps presse.

Le classique

Pour qui ? Les pressées, les efficaces

Je suis actuellement en congé maternité jusqu’à « mois ou date de votre reprise éventuelle ». Je ne prendrais connaissance de vos messages qu’à mon retour, donc en cas de besoin, je vous invite à contacter : « coordonnées de la personne qui vous remplace » ou « mail général de votre service ».

Ses avantages : il va droit au but et permet d’être écrit rapidement si vous devez partir plus tôt que prévu pour raisons médicales ou si vous avez failli l'oublier !

Le rigolo

Pour qui ? Les boute-en-train

Comme vous vous en doutiez déjà depuis quelques mois, mon ventre rond n’est pas le signe d’un abus de friandises, (bien que j’aime toujours autant les petites chouquettes du lundi matin !). Je m’absente bel et bien jusqu’au « date ou mois éventuel de votre reprise » le temps d’un heureux évènement ! Je vous dis donc à bientôt, et en cas d’urgence ou de besoin, vous pouvez contacter mon vaillant remplaçant ou ma vaillante équipe aux coordonnées ci-dessous : mail ou téléphone, qui tient la boutique et qui assure !

Ses avantages : il fera sourire tous vos interlocuteurs qui ne manqueront sans doute pas de vous envoyer des messages de félicitations. Vous aurez plaisir à les lire dès votre retour !

Le rassurant

Pour qui ? Les indépendantes qui craignent qu’on les oublie

Je suis absente du bureau pour quelques mois, en raison de l’arrivée imminente d’un nouveau membre de la famille (emoji bébé ou poussin). Je serai vite de retour et je reste joignable en cas d’extrême urgence, soyez juste indulgent au cas où mon nouvel agenda de jeune maman ne me laisse pas forcément le temps de vous rappeler aussi rapidement que je le voudrais. Si vous avez besoin d’un retour rapide, contactez ma collaboratrice qui sera aux petits soins pendant mon congé.

Ses avantages : vos clients savent que vous ne disparaissez pas dans la nature et seront prêts pour votre retour.

Le détaillé

Pour qui ? Les control-freaks ou perfectionnistes

En raison de l’arrivée d’un heureux évènement je serai absente jusqu’au (date précise). Pour le suivi des prochains dossiers, vous pouvez contacter « coordonnées collègue », ou si vous avez besoin d’un renseignement concernant la logistique, envoyez un message à « coordonnées collègue 2 ». Les demandes non-urgentes concernant la saison prochaine attendront mon retour. À bientôt !

Ses avantages : vous donnez toutes les clés à vos interlocuteurs pour qu’ils puissent avancer sans avoir besoin de vous déranger.

Le mignon

Pour qui ?  Les sensibles

Avis de pouponnage. Je suis actuellement absente pour cause d’arrivée de bébé imminente. Je serais de retour le « date/période », pour toute demande d’information, envoyez un message à « super collègue », en attendant je profite pleinement de cette jolie parenthèse et vous envoie plein de douceur depuis mon petit cocon, prenez soin de vous !

Ses avantages : il attendrit tout interlocuteur, même ceux qui partaient avec de mauvaises intentions en vous contactant sans savoir que vous étiez absente pour raison de maternité !

Quelques réflexes avant de quitter le bureau

Comme pour toute absence prolongée (congés d'été, fêtes de fin d'année…), prévenez les bonnes personnes en amont : votre équipe, mais aussi les interlocuteurs récurrents de votre entreprise qui pourraient chercher à vous joindre le jour de votre départ. Ces cinq exemples de messages restent des points de départ à adapter à votre ton et à votre poste : simplifiez-les si vous préférez rester brève, ou complétez-les si vos absences se prolongent au-delà de la date initialement prévue.