Peur de faire le mauvais choix ? L’astuce de cette entreprise pour rassurer les candidats

Que l’on soit novice ou expérimenté sur le marché de l’emploi, le processus de sélection est une étape redoutée par la plupart des candidats. En effet, malgré des procédures qui tendent à se moderniser, elles sont généralement perçues comme rigides voire impersonnelles. Certains ne découvrent ainsi la nature réelle du travail ou de l’entreprise qu’après leur embauche. Staffmatch, plateforme digitale de recrutement en intérim, a complété son processus de recrutement interne d’une méthode originale, afin d’éviter les mauvaises surprises à ses recruteurs comme candidats. Margaux Saussois, responsable du développement RH, nous parle du shadowing.

« Faire connaissance avec les personnes avec qui on va travailler au quotidien »

Le terme shadowing, vient de l’anglais shadow ou ombre, en VF. Il est utilisé dans de nombreux domaines, de l’apprentissage des langues, en passant par les métiers du soin. Staffmatch propose, de son côté, une expérience immersive à ses candidats.

L’histoire remonte à une candidature atypique. « Lorsqu’elle a postulé chez Staffmatch, il y a quelques années, notre responsable de paie a demandé à rencontrer l’équipe, de la voir en action et de visiter les locaux pendant l’entretien, raconte Margaux. On a décidé de tester cette approche et on a constaté qu’elle était efficace. On l’a donc adoptée comme une étape obligatoire : on ne recrute plus aucun candidat sans lui proposer de passer du temps avec nous. »

Margaux Saussois

Responsable du développement RH chez Staffmatch

Chez Staffmatch, comme nombre d’entreprises, le processus de recrutement d’un candidat comporte plusieurs étapes. Il y a d’abord un entretien de préqualification téléphonique avec un membre du service des ressources humaines puis, un second, en physique, avec son futur manager. Ce qui distingue Staffmatch, c’est la troisième phase de recrutement : « Le candidat vient visiter nos bureaux et rencontrer ses potentiels futurs collègues, pendant 1 h voire 1 h 30, explique Margaux. Il suit un collaborateur exerçant la même profession, afin d’observer ses tâches et les outils qu’il utilise. On se dit qu’il est bien plus sympa de faire connaissance avec les personnes avec qui on va travailler au quotidien, plutôt que d’arriver le premier jour et de regretter son choix ! »

Un moyen de « faire un choix éclairé sur l’entreprise »

Au sein de l’entreprise, 80% des embauches concernent des postes de chargé de recrutement des intérimaires. Et, de nombreux candidats postulent dans le cadre d’une reconversion. « On a beaucoup de personnes qui ne connaissent pas le métier du recrutement, mais qui sont spécialistes d’un domaine d’activité. Au moment de la création de Staffmatch, il y a 10 ans, le secteur phare était l’hôtellerie-restauration. Un chef de réception ou un responsable de banquet dans un hôtel, aura déjà recruté mais veut découvrir l’envers du décor chez nous. C’est encore plus important pour ce type de profil qu’on réponde à la question : « A quoi ressemble un poste de chargé de recrutement ? ». En effet, cela peut être très différent des expériences de recrutement qu’ils ont connues », éclaire Margaux.

Pour autant, le shadowing ne leur est pas exclusivement réservé. « On le fait pour tout le monde ! Que ce soient les responsables d’agence, gestionnaires de paie, au marketing ou dans les équipes tech, etc. », continue Margaux. « On veut favoriser l’évolution professionnelle de nos collaborateurs, dans le cadre de mobilités verticales, géographiques, etc. Cette approche permet aux candidats, en discutant avec les équipes, de faire un choix éclairé sur l’entreprise ou leur futur service », souligne-t-elle.

« Une phase de découverte et non un test »

Avant l’immersion, l’équipe concernée est prévenue de la venue du candidat. « Le binôme d’immersion tourne pour que chaque membre de l’équipe s’investisse dans le processus de recrutement. Si nous n’informions pas l’équipe, le candidat aurait peut-être l’impression d’être un intrus : « C’est un peu : Bonjour, c’est moi, je toque à la porte et je vais passer une heure avec vous ! » », rit Margaux.

Une organisation qui reflète la philosophie de Staffmatch : accompagner les candidats tout au long du processus de recrutement. « La personne qui effectuera le premier contact téléphonique sera la même qui leur fera un retour final, qu’il soit positif ou négatif », continue-t-elle. Un suivi complet, pour lequel chaque étape est clairement expliquée au postulant. « Pendant l’entretien physique avec le manager, on lui explique que s’il passe cette étape, il viendra en agence rencontrer les équipes et découvrir ses futures missions. Surtout, on insiste sur le fait qu’il s’agit d’une phase de découverte et non d’un test ! » insiste Margaux.

« Le but n’est pas de mettre le candidat en difficulté »

Tout a été pensé pour que les candidats se sentent parfaitement à l’aise lors de cette courte plongée dans l’entreprise. « Dans un premier temps, ils ont un petit échange avec le manager qu’ils ont déjà rencontré en amont. Ensuite, je prends le temps de lui présenter les membres de l’équipe. Il n’est pas rare que, lors de cette étape, ils échangent sur le parcours du ou des concernés. Enfin, l’équipe leur montre les missions du poste, les outils qu’elle utilise, etc. Cette proximité est renforcée par le fait que le candidat est en doublon avec le collaborateur, à son bureau, le temps de l’immersion », ajoute Margaux.

En résumé, explique Margaux, le shadowing est « un moment d’échange qui permet de découvrir les principales responsabilités d’un poste. Evidemment, en une heure, il est impossible d’en balayer tous les aspects. En revanche, cela nous donne l’occasion d’en présenter les grandes lignes, car le collaborateur continue de travailler dans le même temps. Il prend, tout de même, le temps de montrer les logiciels utilisés, etc. »

Pour le candidat audacieux, c’est le moment idéal de se distinguer. « Dans le cas du poste de chargé de recrutement, si un intérimaire appelle, le candidat pourra écouter l’appel, les questions qui peuvent être posées, etc. Certains sont si à l’aise, qu’on leur propose de prendre le prochain appel mais, cela dépend de chacun. Le but n’est pas de mettre le candidat en difficulté ! » assure Margaux.

« La nouvelle recrue n’aura pas de mauvaise surprise ! »

Qui dit immersion ne veut pas dire recrutement, prévient la responsable du développement RH. « C’est une opportunité, pour le candidat, de démontrer son intérêt pour le poste. Quand un candidat passe une heure avec vous mais qu’il ne questionnne pas votre parcours, on se dit qu’il n’est pas intéressé. A contrario, d’autres vont poser plein de questions, même sur les autres collaborateurs de l’équipe, les outils utilisés, etc. »

Car, pour le candidat, c’est en effet la parfaite occasion d’échanger avec de futurs collègues plutôt que des supérieurs hiérarchiques. « C’est un moment davantage informel, le candidat est donc plus en confiance. C’est aussi pour cela que ces immersions se déroulent dans les bureaux et non dans une salle de réunion. Cela permet à la personne d’écouter ce qu’il se passe autour d’elle et, par exemple, observer le style de management du responsable. Elle peut ainsi savoir si elle se projette, ou non, dans cet environnement de travail », assure Margaux.

Pour Staffmatch, ce processus est également un gage de transparence : « Comme le binôme du candidat n’arrête pas de travailler, ce dernier peut observer des moments plus compliqués : un client qui fait une demande d’intérimaire très urgente, par exemple. On prouve ainsi que tout ne se passe pas toujours comme prévu et que derrière, on doit trouver des solutions. On ne cache rien ! Quand elle arrivera sur le poste, la nouvelle recrue aura, a priori, toutes les cartes en main ! » conclut Margaux.