Ce qu'un recruteur peut me demander, ce que j'ai le droit de refuser

Lors d’une phase de recrutement, face à l’enjeu et au stress, on ne prend pas toujours garde au respect de nos droits. Pourtant, non seulement un employeur ne peut pas vous poser n’importe quelle question ni vous demander n’importe quel document, mais il ne peut pas non plus gérer vos données comme il l’entend.

Un recruteur ne vous demandera JAMAIS d'argent

De la même manière, il ne vous promettra jamais de récompense. Si vous faites face à un cas ou à l'autre, c'est que vous avez affaire à une tentative d'arnaque. Et elles sont parfois convaincantes, notamment quand la tentative se fait en usurpant le nom d'acteurs du recrutement comme Hellowork, via des outils que vous utilisez au quotidien, comme WhatsApp.

Nous y sommes très vigilants et nous vous invitons à l'être aussi.

Les documents qu’un recruteur peut vous demander

Lors des premières phases (réponse à l'offre, échange téléphonique, premier entretien), les recruteurs n'exigent que des documents utiles pour évaluer vos compétences et votre expérience professionnelle : CV, lettre de motivation, copie des diplômes, vos éventuelles recommandations professionnelles.

D'autres documents sont parfois réclamés, comme un questionnaire de candidature ou des justificatifs de niveaux de salaires antérieurs. Le RIB, lui, n'a normalement pas sa place avant l'embauche effective ; il ne devient légitime qu'au moment de préparer votre paie. Quant à l'extrait de casier judiciaire, il ne peut vous être demandé que pour certains postes précis, encadrés par la loi, comme la sécurité ou certaines professions réglementées. En dehors de ces cas, vous êtes en droit de refuser sans que cela puisse vous être reproché.

Deux autres documents méritent une vigilance particulière, car leur collecte est en réalité encadrée de façon stricte par la CNIL.Votre RIB et votre numéro de sécurité sociale ne peuvent pas vous être demandés au stade de la candidature ; ils ne deviennent légitimes qu'une fois votre embauche actée, pour les besoins de la paie et des organismes sociaux. Il en va de même pour l'extrait de casier judiciaire : sauf texte spécifique encadrant le poste visé (certains métiers réglementés, missions de sécurité...), un recruteur ne peut pas l'exiger de vous.

En dehors de ces cas précis, aucune règle n'impose à un employeur de demander tel document plutôt qu'un autre, ni dans quel ordre. C'est justement cette absence de cadre strict qui doit vous rendre vigilant : si un recruteur vous réclame un nombre inhabituel de documents avant le moindre contact réel, ou des pièces normalement demandées bien plus tard dans le processus, il est possible que vous ayez affaire à une tentative d'usurpation d'identité plutôt qu'à un vrai recrutement.

Les informations qu’un employeur n’a pas le droit de vous demander

La loi précise que les informations demandées au candidat ont pour seul but d’apprécier ses aptitudes professionnelles et sa capacité à occuper l’emploi proposé.

Sur son site internet, la CNIL liste ainsi les informations qui n’ont pas à vous être demandées (sauf cas particulier) :

• Votre ancienne adresse ;
• Votre numéro de sécurité sociale ;
• Votre taille, poids ou tout ce qui concerne votre état de santé ;
• Des précisions sur votre entourage familial ;
• Si vous êtes propriétaire ou locataire de votre logement ;
• Votre domiciliation bancaire et votre situation financière personnelle (emprunts, fortune, etc.) ;
• Votre nationalité d’origine ;
• Votre date d’entrée en France ;
• La date de votre naturalisation ;
• Vos engagements associatifs.

Les informations réclamées par un employeur doivent toujours être pertinentes, limitées et adéquates avec l’emploi proposé. S’il souhaite collecter votre numéro de téléphone ou votre adresse mail, la demande semble pertinente et n’est a priori pas abusive.

En revanche, des questions portant sur votre vie privée, vos origines ethniques, votre appartenance syndicale, vos opinions politiques, philosophiques ou religieuses sont des demandes abusives et illégales.

Néanmoins, si vous donnez votre accord et que l’employeur est en mesure de justifier le lien avec le poste à pourvoir, il est autorisé à collecter n’importe quelle information.

Questionnaires et tests de personnalité

Dans le cas où l’employeur vous fait passer un questionnaire à l’écrit, à l’oral ou un test de personnalité, il est obligé de vous informer de plusieurs éléments en vertu de votre droit à l’information :

• Si vous êtes obligé de répondre ou non à toutes les questions, et quelles sont les conséquences en cas de non-réponse ;
• Le destinataire de vos réponses et l’identité du responsable du fichier (service RH, cabinet de recrutement, organisme extérieur) ;
• L’utilisation de ces données ;
• La durée de conservation des informations fournies.

Si les informations demandées sont pertinentes pour l’emploi proposé, vous êtes tenu d’y répondre de bonne foi. Une fausse déclaration de votre part justifie une rupture ultérieure du contrat de travail si elle a été préjudiciable pour l’employeur.

L’essai professionnel

L’essai professionnel a lieu avant le début de votre contrat de travail. Il n’a donc rien à voir avec la période d’essai et n’est pas encadré par le code du travail (certaines conventions collectives peuvent toutefois préciser les rémunérations et les durées de ce type d’essai).

Ce genre de test à l’embauche a pour objectif de vérifier vos capacités à exercer l’emploi proposé. Il doit ainsi avoir lieu sur une courte période et en dehors des conditions de travail normales des autres salariés.

À noter qu'un essai n'est pas une prestation de travail et n'est donc, en principe, pas rémunéré. Attention toutefois : le conseil de prud'hommes requalifie régulièrement l'essai en contrat de travail dès qu'il dépasse quelques heures ou vous place en situation réelle de production ; dans ce cas, la rémunération devient due.

La contribution

Dans certains secteurs d’activité, il n’est pas rare que l’employeur demande une production au candidat pour qu’il démontre ses compétences : une contribution écrite, la fabrication d’une pièce, un plan d’action, etc.

Une méthode légitime pour l’employeur qui peut vous poser certaines questions en tant que candidat : ma contribution va-t-elle être utilisée par l’entreprise ? Dois-je demander à être payé ?

Pour se prémunir des abus, vous pouvez faire signer un document à l’employeur dans lequel il s’engage à ne pas utiliser votre travail. Faites-en la demande formelle et en toute lettre dans un mail qui, si votre interlocuteur accepte votre demande, servira également de preuve en cas de litige.

Même s’ils ne sont pas majoritaires, les employeurs peu scrupuleux existent. En tant que candidat, évoquer l’utilisation de votre contribution par l’entreprise peut être délicat et le risque est de passer pour quelqu’un de pointilleux ou craintif. Veillez donc toujours à bien préciser que votre demande n’a rien à voir avec un manque de motivation, d’implication ou un sentiment de méfiance. Le dialogue est à privilégier.

L’employeur peut-il conserver mes données ?

Oui. Même si vous n’obtenez pas le poste, une entreprise peut conserver vos données jusqu’à deux ans après votre dernier contact (ou plus longtemps en cas d’accord).

Vous devez cependant en avoir été informé et avoir donné votre accord. Si l’entreprise veut conserver ces données plus longtemps, elle doit vous en informer et obtenir votre consentement.

Vos droits fondamentaux en matière de collecte de données

Le RGPD, Règlement Général sur la Protection des Données, est un cadre légal européen qui limite l’utilisation de vos données en vertu du droit au respect de la vie privée. Le recrutement est donc particulièrement soumis à ce cadre et vous bénéficiez en tant que candidat de la protection du droit « informatiques et liberté » :

• Droit à l’information : c’est votre premier droit fondamental en tant que candidat, qui s’applique à toutes les données que vous pourriez fournir. Dans le cas par exemple d’un test de personnalité (voir plus haut), le recruteur doit vous informer de la finalité de l’usage de vos données, de la durée de leur conservation, l’identité de la personne ou de l’organisme responsable du traitement, le caractère obligatoire ou non de vos réponses, etc. ;
• Droit d’accès : vous avez le droit à tout moment de demander l’accès à vos données, y compris vos CV et lettre de motivation, sans vous justifier ;
• Droit à la portabilité : si le traitement de vos données repose sur votre consentement ou sur l'exécution d'un contrat, vous pouvez demander à récupérer vos données dans un format lisible et réutilisable. Ce droit ne s'applique pas à toutes les situations : par exemple, si l'employeur traite vos données au titre de son intérêt légitime, la portabilité ne s'exerce pas de la même façon que le droit d'accès ;
• Droit de rectification : vous pouvez demander à modifier ou mettre à jour vos données ;
• Droit à la limitation : dans certaines conditions, vous pouvez demander un gel temporaire du traitement de vos données ;
• Droit à l'effacement : vous pouvez contacter un employeur pour lui demander de supprimer vos données de sa base, à tout moment et sans avoir à vous justifier ;
• Droit à l'intervention humaine : si un recruteur utilise un outil de tri ou de scoring automatisé pour évaluer votre candidature, il doit vous en informer et vous devez pouvoir demander qu'une personne réexamine votre dossier ;
• Droit d'opposition : vous pouvez, pour des motifs tenant à votre situation particulière, vous opposer à certains traitements de vos données, notamment lorsqu'ils reposent sur l'intérêt légitime du recruteur.