Réunions de travail : nos conseils pour les animer et les optimiser

Ennuyeuses, inutiles, chronophages… Les réunions de travail ont souvent mauvaise réputation. Vous n’avez pas envie de faire somnoler vos collaborateurs ? Juste de faire avancer les choses, ensemble ? De l’ordre du jour à la gestion des discussions, suivez nos conseils pour optimiser les échanges et animer votre prochaine réunion avec brio.

Appliquez la méthode TOP

Halte à la réunionite qui laisse toute la table frustrée, place à l’efficacité ! « Thème, Objectif, Plan » : la méthode TOP aborde la réunion de travail avec précision et pragmatisme.

Trois étapes pour l’appliquer :

1. Centrez votre réunion de travail sur un seul sujet : un problème, un événement, un projet en cours, etc.

2. Annoncez clairement l’objectif à vos collaborateurs : résoudre le problème, organiser l’événement, prendre une décision importante pour l’entreprise, etc. Chacun doit savoir pourquoi il est là !

3. Pour garder le cap sur l’objectif jusqu’au bout, prévoyez aussi un ordre du jour. Vous pouvez le communiquer aux participants au début ou avant la réunion de travail.

Impliquez les participants à la réunion

Fréquemment, les participants à une réunion de travail se positionnent comme de simples spectateurs. Pas étonnant que l’ennui les guette et que les échanges n’aboutissent à rien… Pour éviter cet écueil, renforcez l’engagement de vos collaborateurs.

Quatre conseils pour y arriver :

• Ne conviez pas « tout le monde » autour de la table. Privilégiez ceux que la réunion concerne vraiment. Rien de tel qu’un petit comité vraiment impliqué pour engendrer des échanges constructifs. Moins nombreux, les participants sont aussi moins tentés de se plonger dans leur smartphone…
• Pour plus d’efficacité, demandez à vos collaborateurs de préparer la réunion de travail : ont-ils des questions, des informations ou des idées à partager ?
• Si vous faites une réunion de travail en visio, invitez chaque personne à activer la fonction vidéo. L’anonymat derrière l’écran favorise la passivité.
• Donnez un rôle actif à d’autres participants. Par exemple, déléguez la gestion du temps et la prise de notes à deux collaborateurs. Et pourquoi ne pas choisir un co-animateur ? C’est l’occasion de valoriser un membre de l’équipe !

Créez une vraie ambiance de travail

Pour qu’une réunion de travail se déroule bien, l’atmosphère a son importance. Si la rencontre ne doit pas virer à la fête ni vous faire perdre l’objectif de vue, un peu de convivialité favorise les échanges entre les participants, donc la productivité. Vous pouvez prévoir un petit café en début de réunion. Enchaînez avec un tour de table, pour une brève présentation des collaborateurs présents.

Favorisez aussi la concentration des participants et la fluidité de la réunion. Voici nos conseils :

1. Invitez chaque personne à éteindre son téléphone en début de réunion.

2. Vérifiez que les équipements techniques ou technologiques fonctionnent avant d’entamer votre présentation.

3. Posez les règles à respecter durant la réunion : attendre son tour pour s’exprimer, couper son micro quand une autre personne parle, utiliser telle fonctionnalité pour tel usage (pour les réunions de travail en visio), etc.

4. Limitez la durée de la réunion de travail : longueur ne rime pas avec efficacité ! Prévoyez aussi une pause au milieu des échanges.

Dynamisez votre réunion de travail

Ce n’est un secret pour personne : les réunions de travail peuvent être très monotones. Pour limiter l’ennui chez les participants, dynamisez les échanges ! Il existe de nombreux moyens d’apporter de la variété à une présentation. En réunion physique comme en réunion visio, pensez aux supports visuels (illustrations, schémas, extraits vidéo, etc.), toujours stimulants pour les participants, à condition, évidemment, d’être pertinents.

Pour réfléchir sur un problème, vous pouvez proposer des jeux de rôle à vos collaborateurs, ou encore un temps de brainstorming en petit groupe. Enfin, n’hésitez pas à solliciter les participants pour qu’ils réagissent à votre présentation et aux échanges : les mini sondages à main levée peuvent être utiles, ou encore l’utilisation d’émojis si vous assurez l’animation d’une réunion de travail en ligne.

Donnez la parole à chaque membre de l’équipe

Ne laissez pas votre présentation prendre trop de place : rien de pire que les monologues qui s’éternisent. Dans une réunion de travail bien menée, toute personne doit pouvoir s’exprimer. Soyez donc attentif à la gestion des échanges. Limitez les interventions des collaborateurs trop bavards et sachez repérer les participants trop discrets, mais qui brûlent de livrer leurs idées.

Garantissez des échanges productifs

Lors d’une réunion de travail, les échanges peuvent facilement s’égarer vers des sujets annexes. Votre rôle en tant qu’animateur : recadrer les collaborateurs et recentrer la réunion sur ses objectifs initiaux. Pour autant, restez diplomate et à l’écoute : prenez note des sujets hors cadre s’ils préoccupent vraiment l’équipe et rassurez celle-ci. Vous trouverez un autre moment pour les évoquer, c’est promis !

Certaines réunions de travail abordent des sujets délicats ou clivants. Les discussions entre les collaborateurs deviennent tendues ? Encouragez les participants à exprimer leurs différents points de vue avec calme. C’est le moment d’appliquer des outils de gestion de conflits éprouvés, comme l’écoute active et empathique, l’invitation à s’exprimer librement mais respectueusement, ou le brainstorming en équipe pour trouver un terrain d’entente.

Organisez le suivi après la réunion

Une réunion de travail efficace est une réunion qui conduit à l’action. Vous et vos collaborateurs avez pris des décisions ? Il vous faut maintenant les mettre en pratique. Ne clôturez pas votre réunion de travail sans avoir déterminé les tâches à réaliser, ni désigné chaque personne chargée de les accomplir.

Pensez aussi à réclamer le compte rendu de la réunion à la personne chargée de le rédiger, puis à l’envoyer à tous les participants. Loin de l’archive qu’on ne lira plus jamais, ce document est un support de travail, qui fixe objectifs et décisions noir sur blanc, et rappelle à chacun son rôle dans la suite du processus. Et pour faire de mieux en mieux, si vous sondiez vos collaborateurs après la réunion de travail ? Points appréciés, points à améliorer : un petit questionnaire de satisfaction par mail peut vous donner de précieuses clés.