Rétention d'informations en entreprise : quels risques pour un salarié ?

Vous avez l’impression de ne pas pouvoir accéder à toutes les données qui vous concernent ? L’étrange sensation que votre employeur vous dissimule volontairement des éléments ? Il est possible que vous soyez confronté à un cas de rétention d’informations. Afin d’en avoir le cœur net, faisons le point sur ce phénomène susceptible de présenter des risques pour les salariés… comme pour l’entreprise !

Comment se manifeste la rétention d’informations ? Quelles sont ses conséquences pour le personnel ? Comment réagir afin d’obtenir des réponses ? Quels sont les droits des salariés ainsi que les obligations de l’employeur en matière d’informations ?

La rétention d’informations en entreprise, de quoi parle-t-on ? — définition

La rétention d’informations désigne le fait de cacher ou de ne pas communiquer une information à une personne ou à un groupe de personnes qui, pourtant, devraient pouvoir en disposer.

Quelles formes peut prendre la rétention d’informations en entreprise ?

La rétention d’informations involontaire

Au sein d’une entreprise, une mauvaise communication interne peut entraver les flux d’informations, privant ainsi certains salariés de l’accès à la connaissance. Cette rétention involontaire peut provenir :

• d’une organisation hiérarchique trop verticale : l’information descendante met du temps à parvenir jusqu’aux employés lorsqu’elle doit passer par plusieurs intermédiaires. Elle peut se perdre ou être dénaturée
• de l’absence de personnes relais chargées de communiquer les informations aux salariés (ex. manager, représentant des employés)
• de canaux de communication inadaptés ou inexistants (ex. intranet, panneaux d’affichage, réseau social d’entreprise)
• de l’infobésité : en cas de surcharge informationnelle, les données importantes se noient dans la masse. Les employés sont submergés et passent à côté d’infos essentielles
• d’une mauvaise gestion de la diversité linguistique et culturelle : sans outil destiné à faciliter les échanges, la barrière de la langue peut donner lieu à une mauvaise compréhension ou interprétation des messages, voire même à une interruption de la communication

La rétention d’informations volontaire

Différentes raisons peuvent pousser une entreprise, un groupe de décideurs ou de collaborateurs à recourir à la rétention d’informations :

• le manque de transparence : la direction estime que toute vérité n’est pas bonne à dire… ou pas à tout le monde. Ainsi, certains sujets ne sont volontairement pas évoqués ou restent opaques. Il arrive aussi que certains groupes de salariés soient exclus des canaux de communication
• la volonté de préserver l’avantage concurrentiel de l’entreprise : il peut s’agir de protéger les secrets de fabrication, les savoir-faire, les données commerciales ou de garder confidentiels des projets à venir. Cette précaution permet d’éviter que ces précieuses connaissances ne tombent entre les mains de la concurrence
• garder la face dans un moment de crise : l’entreprise tente de préserver sa crédibilité en dissimulant une santé financière vacillante, un climat social dégradé, ou d’autres informations sensibles
• la volonté malsaine d’avoir un coup d’avance sur les collègues : « le savoir c’est le pouvoir ». Le protagoniste espère ainsi dominer, manipuler, contraindre pour arriver à ses fins

Quelles sont les conséquences de la rétention d’informations sur les salariés ?

Quand un employeur prive ses collaborateurs d’informations, les conséquences peuvent être lourdes :

• un danger pour la santé mentale : face à un déficit d’informations, le salarié peut se sentir démuni et en incapacité de remplir ses missions. Cela peut ébranler sa confiance en lui, lui faire ressentir de la culpabilité, engendrer du stress et de l’anxiété, ou encore mener à la dépression
• une dégradation des conditions et de l’ambiance de travail : le manque de communication reste susceptible d’être à l’origine de malentendus, de tensions, de conflits, et instaurer un climat de méfiance. Cela risque de détériorer les relations au sein du collectif et nuire à la qualité de la collaboration
• un frein aux projets d’évolution professionnelle : difficile dans un tel contexte de se projeter avec son employeur. Le salarié aura davantage tendance à chercher des solutions pour se sortir de ce guêpier, plutôt qu’envisager de se former ou d’évoluer au sein de l’entreprise
• une baisse de la performance : les employés ne disposent pas de tous les éléments nécessaires pour comprendre ce qui est attendu d’eux (ex. consignes floues, absence des éléments de contexte ou données chiffrées). Ils ne peuvent alors pas atteindre leurs objectifs. Ils se fatiguent à courir après l’information, perdent du temps et de l’énergie
• une augmentation de l’absentéisme : la rétention d’informations peut engendrer un désengagement du salarié et conduire à une augmentation de l’absentéisme qui va de pair avec la perte de sens au travail.
• une augmentation du risque d’incidents et d’accidents : priver les employés d’informations essentielles peut accroître le risque d’erreurs, et compromettre la santé ainsi que la sécurité des équipes. La fuite de données sensibles fait également partie des risques à craindre

Comment la rétention d’informations impacte-t-elle la culture d’entreprise ?

Du silence naît la méfiance. Souvent vécue comme une mise à l’écart, la rétention d’informations éveille les soupçons des salariés et alimente les bruits de couloirs. Une entreprise qui souhaite fidéliser ses collaborateurs et les garder motivés a tout intérêt à jouer la carte de la transparence ! En effet, tenir les employés à l’écart risque de ternir l’image qu’ils ont de leur employeur et briser tout sentiment d’appartenance.

Le déficit de communication est une menace pour le dialogue social et la marque employeur. Elle peut considérablement décrédibiliser une entreprise tant de l’intérieur que de l’extérieur (ex. clients, fournisseurs, partenaires). L’employeur doit être en mesure de communiquer autant sur des faits positifs que sur des sujets sensibles. La stratégie de communication d’une entreprise ne doit pas trahir ses valeurs. Sans quoi, cette attitude risque de laisser un profond sentiment d’incohérence chez les employés.

Quelles obligations pour l’employeur en matière d’informations ? — ce que dit la loi

Les informations sur la relation de travail

Selon le Code du travail, l’employeur a obligation de porter à la connaissance de ses salariés toutes les conditions qui régissent la relation de travail. À ce titre, il doit lui remettre un contrat de travail et lui communiquer des informations telles que l’intitulé du poste, la durée du contrat de travail, les éléments de rémunération, les horaires, etc. Certaines données doivent être transmises au plus tard dans les 7 jours suivant l’embauche, d’autres dans le mois (formation, congés, procédure de rupture, accords collectifs, prévoyance). L’employeur doit également communiquer à ses collaborateurs les éléments relatifs aux dispositifs collectifs (épargne salariale, prévoyance), aux risques professionnels, et lui préciser qu’un entretien professionnel se tiendra tous les 2 ans.

Les obligations d’affichage

Les entreprises sont également tenues à l’obligation d’affichage ou de communication de certaines informations sur le lieu de travail. En effet, la loi vise à garantir une certaine transparence et à assurer la protection des droits des salariés. Les sujets concernés par cette obligation dépendent de l’effectif de l’entreprise. Ils concernent notamment la santé et la sécurité, les relations collectives, le temps de travail et les règles de conduite dans l’entreprise.

Certains éléments doivent être affichés (ex. coordonnés de l’inspection du travail, consignes de sécurité, interdiction de fumer), tandis que d’autres peuvent être communiqués par tout autre moyen (ex. conventions collectives, lutte contre le harcèlement).

Comment réagir face à la rétention d’informations quand on est salarié ? — votre droit

Vous êtes mal à l’aise à l’idée que l’on puisse vous dissimuler certaines données importantes ? La rétention d’informations vous handicape ou vous impacte dans votre quotidien professionnel ? Voici comment réagir :

• connaître vos droits : l’information à laquelle vous n’avez pas accès fait-elle partie des éléments que l’employeur a obligation de vous communiquer ?
• éclaircir le mystère : interrogez l’interlocuteur de votre choix. Il peut s’agir de votre manager, d’un collègue, des ressources humaines, d’un membre de la direction. N’hésitez pas à préparer des questions précises et être en mesure d’expliquer pourquoi vous avez besoin de ces infos. Un écrit par mail ou par courrier permet de laisser une trace de votre demande
• solliciter les représentants du personnel ou les délégués syndicaux : si la rétention concerne des informations que l’employeur a obligation de vous communiquer, ou que cela a des répercussions sur votre travail. Ils ont pour rôle de veiller à ce que les employés aient accès aux bonnes informations
• saisir les instances extérieures : en dernier recours, et si la rétention porte atteinte à vos droits, vous pouvez alerter l’inspection du travail, le défenseur des droits (en cas de discrimination) ou requérir une aide juridique (avocat, juriste)

En revanche, si la rétention d’information ne concerne pas des données dont vous devez obligatoirement avoir connaissance, et qu’elle ne vous nuit pas, nous vous recommandons d’essayer de ne pas prendre les choses personnellement. Il arrive qu’une entreprise choisisse de dissimuler temporairement certaines informations afin de protéger ses intérêts et ceux de ses employés. Elle pourra éventuellement décider de vous en informer ultérieurement.