Productivité : comment gagner du temps au travail grâce à la matrice Eisenhower 

Vous souhaitez augmenter votre productivité au travail, mais vous ne savez pas comment faire ? Sachez que des outils et des techniques peuvent vous y aider. Parmi les méthodes qui ont fait leurs preuves, on retrouve d’abord la technique Pomodoro, qui consiste à faire des pauses à intervalle régulier pour maximiser sa concentration sur une tâche, ou encore le Diagramme de Gantt, qui est un bon outil d’ordonnancement.

Cet article évoque plus particulièrement la matrice d’Eisenhower. Inventée par le 34^ème président des Etats-Unis, Dwight D. Eisenhower, cette matrice est un outil d’organisation et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à faire par ordre d’importance et de priorités. Il les hiérarchise en quatre catégories, en différenciant celles qui requièrent une action immédiate, de celles qui peuvent attendre, être déléguées ou supprimées. Explications.

Ses origines ?

L’origine de la matrice Eisenhower remonte à la Seconde Guerre mondiale. À l’époque, Dwight. D Eisenhower est Général dans l’armée américaine, et commandant suprême des forces alliées. Son rôle lui impose de prendre des décisions importantes. Il commence alors à réfléchir à la meilleure manière de faire des choix éclairés en tenant compte de la distinction notable entre « urgence » et « importance ».

Quelques années plus tard, en 1961, il devient le 34^ème président des Etats-Unis. Lors d’une allocution à la Century association, il déclare : « Il y a deux sortes de problèmes : les problèmes urgents et les problèmes importants », en précisant que ce qui est urgent n’est pas forcément important et inversement. C’est à partir de cette réflexion qu’il met au point la matrice d’Eisenhower que l’on connaît aujourd’hui.

Qu’est-ce qu’est la matrice d’Eisenhower et à quoi sert-elle ?

Concrètement, la matrice d’Eisenhower est une méthode hiérarchisation et de priorisation des tâches qui se matérialise par un tableau à doubles entrées. Son principe ? Classer les actions à faire par ordre de priorité, en les répartissant en quatre catégories, représentées par quatre quadrants (qui peuvent se lire de droite à gauche et de haut en bas).

• Quadrant 1 : Ce qui est important et urgent et qui nécessite une action immédiate
• Quadrant 2 : Ce qui est urgent, mais pas important et qui peut donc être délégué
• Quadrant 3 : Ce qui est important, mais non urgent, qui peut donc être planifié à plus tard,
• Quadrant 4 : Ce qui n’est ni urgent ni important, et qui peut donc être éliminé

Concrètement, le tableau est divisé en deux axes, avec l’importance sur l’axe des ordonnées et l’urgence sur l’axe des abscisses. Ces axes permettent de schématiser quatre quadrants, dans lesquels les actions peuvent être catégorisées en fonction de leur degré de priorité.

Le quadrant en haut à droite représente ce qui est important et urgent. À l’inverse, mathématiquement, le quadrant en bas à gauche représente ce qui est non urgent et non important, soit une tâche qui peut donc être supprimée. À noter que d’après Eisenhower, l’importance l’emporte sur l’urgence.

À qui s'adresse-t-elle et comment l’utiliser ?

Pour quels métiers et quels usages ?

La matrice d’Eisenhower est intéressante, car elle s'applique aussi bien à la sphère professionnelle qu'à la vie personnelle. De nombreuses professions peuvent l'utiliser. Elle se prête aussi bien à la gestion de projets qu’aux fonctions  commerciales. Peu importe votre métier, si vous êtes parfois amené à rédiger une to do list, elle vous sera d’une aide précieuse.

Cette méthode est également utile dans le management. Si vous êtes manager et que vous avez des difficultés à déléguer, la matrice peut vous y aider.

Comment mesurer le degré d’urgence/d’importance d’une action ?

Pour remplir ce tableau de manière efficace, vous devez prendre du recul sur la caractérisation de vos actions. Vous devez faire preuve d’objectivité en vous basant sur des éléments concrets et chiffrables pour mesurer le degré d’urgence ou d’importance d’une action.

L’urgence, peut se mesurer en fonction des deadlines qui vous sont imposées. L’importance est plus difficile à définir avec précision. Le mieux pour la quantifier est d’essayer de comparer des actions entre elles, les plus importantes finiront par vous paraître évidente, tels qu’un projet d’envergure, une signature à fort enjeu, une communication particulièrement décisive, etc

Le classement des actions

Pour vous aider à classer vos actions, voici un descriptif de ce qui faut insérer dans chaque quadrant :

Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes

Les exemples :

• Les tâches qui doivent être réalisées dans les plus brefs délais.
• Les mails ou appels urgents qu’il faut traiter en priorité car les réponses ne peuvent pas attendre.
• Les conflits au sein d’une équipe (qui peuvent véritablement saper l’ambiance d’un service s’ils ne sont pas résolus à temps).
• Les données ayant un impact sur vos objectifs professionnels.
• Les éléments qui ont des conséquences directes sur la bonne tenue d’un projet (report d’un évènement, communication, etc).

Vous l’avez compris, ces tâches sont à réaliser en priorité dans votre emploi du temps. Si à la fin de votre journée, il vous reste de la bande passante, vous pouvez vous atteler aux tâches du quadrant n°2 : les tâches importantes mais non urgentes.

Quadrant 1 : tâches importantes, mais non urgentes

Ici figurent les missions qui sont importantes mais qui ne nécessitent pas d’être réalisées urgemment.

Les exemples :

• Les tâches qui n’ont pas d’échéance immédiate.
• Cela concerne, par exemple les formations, qui sont nécessaires mais qui peuvent être décalées au besoin.
• Cela peut aussi être le cas de la veille, celle-ci est nécessaire, mais peut être reportée à plus tard si vous n’en avez pas le temps.
• C’est également le cas de la planification d’un projet (qui peut, par ailleurs, être facilité par l’utilisation du Diagramme de Gantt). Son importance est capitale, mais cette tâche ne nécessite pas une action rapide.

Quadrant 3 : les tâches non importantes, mais urgentes

Ici vous retrouverez les missions accessoires, qui ne sont pas fondamentalement nécessaires à l’exercice de votre métier, mais qui doivent malgré tout être achevées. Il s’agit souvent de tâches que vous pouvez déléguer. Si vous êtes commercial, vous pouvez par exemple demander à votre assistant commercial de s'en saisir. Si vous êtes manager, elles peuvent, peut-être, être attribuées à votre équipe.

Les exemples :

• Contacter un prestataire pour organiser un évènement
• Commander des cartes de visite, outil nécessaire à la prospection client
• Commander des fournitures
• Le traitement de certains mails peu importants

Quadrant 4 : les tâches non importantes et non urgentes

Les actions qui se trouvent dans ce quadrant peuvent sûrement être supprimées de votre to do list, car elles ne sont d'aucune utilité.

Les exemples :

• Remplir des documents inutiles ou des tableaux Excel que personne ne va consulter.
• Rédiger un contre-rendu après une réunion, que personne ne relira par la suite.
• Remplir quelque chose manuellement, alors que l’informatique pourra s’en charger en une seconde.
• Les mauvaises habitudes de travail et les distractions en tout genre.

Quels sont ses avantages et limites ?

Vous l’aurez compris, la matrice d’Eisenhower possède de nombreux atouts. Elle permet d’apprendre à mieux gérer notre temps (car oui, dans le travail, le temps est précieux et compté). En l'utilisant, nous prenons conscience que certaines missions peuvent attendre, ce qui diminue notre stress.

Ses avantages

• Elle peut être utilisée aussi bien dans la vie professionnelle que personnelle.
• Elle aide à la prise de décisions éclairées.
• Elle facilite la gestion du temps, et par conséquent réduit le stress.
• Elle accroit la productivité : les tâches accessoires sont supprimées, ce qui rend forcément plus productif.
• Elle facilité la prise de recul : Il est parfois difficile de prioriser les tâches d’une liste de missions à rallonges (surtout si l’on est sous l’eau). Cette méthode répond à cette problématique, en permettant à son utilisateur de prendre le recul nécessaire au choix de l’action à effectuer en priorité.
• Son intérêt est particulièrement propice au management, car elle encourage le fait de déléguer des tâches considérées comme urgentes, mais avec un degré d’importance faible.

Ses limites

Si la matrice d’Eisenhower possède de nombreux avantages, elle présente aussi des limites. En voici quelques-unes :

• Une représentation simplifiée de la prise de décisions : Même si cette méthode permet de prendre certaines décisions plus aisément, il faut garder à l’esprit que c’est une représentation simplifiée de la réalité. Parfois, certaines décisions ne peuvent pas simplement être rangées dans un de ces quatre quadrants « à faire », « à planifier », « à déléguer » et « à abandonner » et sont bien plus complexes à appréhender.
• Une matrice mal adaptée pour la gestion des imprévus : La matrice d’Eisenhower permet de prioriser des tâches à accomplir, mais elle est assez mal adaptée à la gestion des imprévus. En effet, si vous vous référez à cette méthode pour organiser votre planning de la journée, mais qu’un imprévu survient, toute votre organisation risque d’être bousculée. Vous allez alors devoir revoir vos priorités et son utilisation ne sera plus réellement utile.
• Une méthode incompatible avec des priorités changeantes : Dans certains environnements de travail, les priorités évoluent très rapidement. Un sujet prioritaire peut vite devenir anecdotique et non-urgent. Dans ces cas-là, l’utilisation de la matrice Eisenhower n’est pas forcément pertinente.
• Un risque de confusion entre urgent et important : Il est parfois difficile de faire la distinction entre une action urgente et une action importante. La frontière entre ces deux notions peut paraître floue, voire abstraite. Or, si ces notions sont confondues ou mélangées, la matrice perd de son intérêt.
• Une méthode exigeante: Cette méthode est exigeante, car elle nécessite de s’interroger sur le caractère urgent et important d’une mission. Cette réflexion prend du temps et nécessite une grande rigueur, ce qui n’est pas compatible avec tous les profils de travailleurs.
• La subjectivité du caractère urgent ou important de la tâche : Si vous utilisez cette méthode à plusieurs dans le cadre de travaux ou de projets de groupe, gardez à l’esprit qu’une action jugée « urgente » pour vous ne le sera pas forcément pour votre collègue qui œuvre sur le même projet. Cette subjectivité peut également être un frein à son utilisation

Un exemple pour y voir plus clair…

Pour vous aider à mieux comprendre comment utiliser la matrice d’Eisenhower dans votre travail au quotidien, voici un exemple concret de son utilisation par un rédacteur web.

• Quadrant 1 : Urgent et Important (à faire immédiatement)

Ce sont les tâches cruciales, à échéance courte. Elles nécessitent votre attention immédiate.

• Finaliser un article SEO pour publication aujourd’hui.
• Corriger un contenu publié contenant une erreur factuelle.
• Répondre à une demande de la direction pour une publication presse urgente.
• Réécrire une landing page suite à un retour client bloquant.

👉 Action : À traiter en priorité dans la journée.

• Quadrant 2 : Important mais non urgent (à planifier)

Ce sont des tâches stratégiques qui ne sont pas immédiates mais ont un fort impact à long terme.

• Travailler sur un guide ou livre blanc en lien avec la stratégie éditoriale.
• Mettre à jour le planning éditorial du mois suivant.
• Se former à une nouvelle pratique SEO ou IA générative.
• Rechercher des opportunités de collaboration (ex. : co-création de contenus).

👉 Action : À planifier dans la semaine avec des plages dédiées.

• Quadrant 3 : Urgent mais non important (à déléguer si possible)

Ces tâches paraissent urgentes mais n’apportent pas de réelle valeur ajoutée à votre cœur de métier.

• Répondre à des e-mails non prioritaires.
• Relire un article interne qui ne vous est pas attribué.
• Corriger des coquilles mineures dans une ancienne publication.
• Gérer une demande de modification mineure non stratégique d’un autre service.

👉 Action : À déléguer à un autre membre de l’équipe ou à traiter en dehors des pics de productivité.

• Quadrant 4 : Ni urgent ni important (à éliminer ou minimiser)

Ce sont les tâches qui consomment du temps sans réelle utilité pour vos objectifs.

• Passer trop de temps à peaufiner la mise en page d’un brouillon.
• Réviser d’anciens contenus qui n'ont pas d’enjeux.
• Scroller sur des outils de veille sans but précis.
• Répondre à des discussions Slack hors sujet.

👉 Action : À supprimer, automatiser ou fortement limiter.

Cet exemple provient de l’intelligence artificielle, vous pouvez tenter l’exercice avec votre propre métier.