Diagramme de Gantt, un outil simple pour les projets complexes

Si vous avez déjà réalisé un projet d’envergure en équipe, d’une durée de plusieurs semaines et comportant de nombreuses étapes, vous savez à quel point cela exige une bonne coordination et une communication fluide. Et aussi à quel point il est facile de perdre le fil du projet quand surviennent des imprévus ou des difficultés inattendues.

C’est précisément à cela que sert le diagramme de Gantt : planifier et gérer son projet de A à Z, en allouant les bonnes ressources à chaque tâche, et permettre aux différentes équipes de se synchroniser les unes avec les autres. On vous explique comment fonctionne ce fameux graphique et comment l’utiliser au mieux dans votre vie professionnelle.

Qu’est-ce que le diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est une représentation graphique de la planification d’un projet dans le temps. De façon basique, c’est une sorte de calendrier. Chaque tâche à effectuer est représentée sous forme d’une barre horizontale, dont la longueur correspond à la durée de travail estimée pour en venir à bout. En offrant une vue d’ensemble, le diagramme permet de visualiser les tâches dépendantes les unes des autres, l’état d’avancement global ou les échéances importantes qui arrivent dans le projet.

Bien que la paternité du diagramme soit souvent attribuée à l’ingénieur polonais Karol Adamiecki à la fin du 19^e siècle, ce diagramme a été popularisé, comme son nom l’indique, par l’ingénieur américain Henry Gantt en 1910. Cet outil de gestion et de planification a rapidement rencontré un vif succès et reste encore utilisé aujourd’hui, plus d’un siècle après la date de son invention.

Les trois points forts du diagramme de Gantt

Avoir une vision globale du projet

Le principal intérêt du diagramme de Gantt est son aide à la visualisation. Il permet de rendre accessible à toute une équipe un ensemble complexe de données, de tâches, de missions ou de projets. Un diagramme de Gantt est une sorte de vue panoramique d’un projet apposé sur un calendrier. Cela évite notamment que chacun travaille en silo sans comprendre en quoi son activité ou ses tâches sont essentiels pour l’ensemble du projet…

C’est aussi l’outil parfait si vous avez la charge du projet, pour vous aider à identifier les tâches en cours et à venir, les ressources nécessaires pour chaque étape (en temps, moyens humains, etc), les retards, les blocages ou encore la progression générale du travail à date.

Optimiser les ressources

C’est comme si votre projet se transformait en chaine de production : si ça bouchonne à un endroit ou un autre, vous pouvez allouer plus de temps ou demander du renfort. Vous pouvez aussi identifier les périodes creuses ou celles plus chargées à l’avance – en fonction de la longueur des barres ! – et optimiser les ressources à attribuer en fonction.

Quand on parle de ressources, tout dépend de la nature de votre projet. Cela peut aussi bien concerner des matières premières, du budget marketing ou encore des ressources humaines.

Faciliter la communication

Si vous faites régulièrement des projets dans lesquels certaines tâches dépendent de la réalisation d’autres tâches au préalable, vous savez que le respect des dates butoir est essentiel pour avancer. De par son côté graphique et son aide à la visualisation, un diagramme Gant offre le même niveau d’informations à tous les collaborateurs du projet et permet à chaque membre de l’équipe de comprendre instantanément son rôle dans le projet global. C’est donc aussi un outil de communication efficace.

Comment créer un diagramme de Gantt, étape par étape

Etape 1 : définir et lister toutes les tâches du projet

N’hésitez pas à découper votre projet en une multitude de tâches pour une meilleure gestion et planification. Les tâches doivent être identifiées avec le plus de précision possible pour planifier au mieux l’attribution des ressources. Un diagramme de Gantt avec trois ou quatre barres horizontales n’a pas d’intérêt… Prenez le temps de bien faire le travail préalable de lister les tâches à accomplir pour en faire des étapes.

Etape 2 : estimer la durée de chaque tâche

C’est souvent l’une des étapes les plus difficiles et il est normal de commettre erreurs et approximations lorsque vous estimez la duré de chaque tâche. Tentez toujours d’être le plus réaliste possible, et n’hésitez pas à voir plus large que nécessaire : vous pourrez toujours affiner la durée par la suite, au fur et à mesure de l’état d’avancement du projet. Mieux vaut toujours garder une marge de sécurité pour chaque tâche, même celle qui vous parait la plus simple en apparence !

Etape 3 : identifiez les dépendances entre les tâches

Comprendre quelles sont les tâches dépendantes les unes des autres est une étape cruciale. C’est grâce à cela que vous pouvez établir l’ordre logique de votre diagramme et bien planifier la gestion de vos tâches.

C’est d’ailleurs l’un des grands avantages du diagramme de Gantt : c’est un outil qui met en évidence ces liens de manière intuitive et graphique.

Etape 4 : Fixez les jalons du projet

Vous êtes fier de votre planification et prêt à vous lancer bille en tête dans le travail ? N’oubliez pas d’attribuer une date de début et une date de fin à votre projet. Surtout, indiquez des dates provisoires pour les grandes étapes du projet. Ces jalons vous serviront plus tard pour mesurer l’état d’avancement de votre projet par rapport à vos prévisions initiales.

Exemples concrets d'utilisation du diagramme de Gantt

Lancement d'un produit

Pour un lancement de produit, le diagramme de Gantt permet d’orchestrer les nombreuses étapes avant sa mise sur le marché : recherche, développement, tests, marketing et, enfin, la commercialisation. Chaque tache aura ses ressources dédiées et ses dépendances clairement définies. Dans les grandes entreprises et pour les produits d’ampleur, plusieurs diagrammes de Gantt sont nécessaires.

Organisation d'un événement

L'organisation d'un événement important implique de nombreuses taches simultanées. Par exemple, un mariage : réservation du lieu, gestion du traiteur, communication aux invités, logistique. Le diagramme synchronise tous ces éléments autour d'une date fixe.

Projet de construction

Dans le BTP, la planification est un élément critique. Par exemple, on ne construit pas le toit d’une maison avant les fondations. Le début de chaque étape de construction dépend souvent de la fin de l’étape précédente… Le diagramme de Gantt est donc un excellent outil pour coordonner les différents corps de métier, gérer les approvisionnements et respecter les contraintes. Là aussi, pour les projets d’envergure, plusieurs diagrammes peuvent être utiles !

Les outils en ligne gratuits pour réaliser un diagramme de Gantt

GanttProject : Open-source, cet outil offre toutes les fonctionnalités essentielles pour créer des diagrammes professionnels. Il gère les dépendances, les ressources et permet l'export en différents formats.

Canva : On ne présente plus ce célèbre logiciel de design graphique ! Sachez que Canva propose également des modèles de diagrammes de Gantt entièrement personnalisables.

Smartsheet : Cette plateforme payante propose aussi une version gratuite, largement suffisante pour réaliser des diagrammes dans le cadre de petits projets.

Trello : Cet outil de productivité très populaire n’offre pas la possibilité de faire des diagrammes de Gantt à proprement parler. Mais il existe plusieurs extensions qui vous permettront de fabriquer automatiquement votre diagramme à partir des dates renseignées sur vos cartes !