Getting things done : tout savoir de la méthode GTD avant de se lancer !

Comment mieux s’organiser pour gagner du temps ? La méthode GTD, ou Getting Things Done, a été pensée pour aider à gérer ses tâches et avancer plus facilement, que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle. Elle repose sur cinq étapes : collecter, traiter, organiser, réviser et agir. La méthode demande un peu de discipline et de persévérance, mais elle montre rapidement son efficacité au quotidien. On vous en dit plus !

Qu’est-ce que la méthode Getting Things Done ?

Créée par David Allen en 2001, la méthode GTD, pour Getting Things Done (qui se traduit par « faire avancer les choses » en français), permet de gérer les tâches et les priorités. Elle libère ce que l’on appelle la « boîte de réception mentale », autrement dit, elle aide à désencombrer l’esprit.

Le principe est simple : au lieu de garder toutes vos idées, obligations et projets en tête, vous les notez dans un seul support, comme un carnet ou une application. Cela libère votre esprit et vous permet de vous concentrer pleinement sur ce que vous faites.

Au quotidien, cette méthode vous fait gagner du temps, vous aide à rester organisé et améliore votre productivité au travail.

Quelles sont les cinq étapes de la méthode Getting Things Done ?

La méthode GTD permet de gérer efficacement son flux de travail grâce à cinq étapes :

Collecter

Le principe : rassembler toutes les informations, tâches, rendez-vous et idées dans un seul endroit.

Pour commencer, il faut lister toutes les tâches à réaliser, sans chercher à les classer ou à hiérarchiser. Il est important de noter tout ce qui traverse l’esprit : rendez-vous, obligations professionnelles, vacances à organiser, coups de fil à passer… Cette démarche permet de libérer votre esprit du poids de tout ce que vous gardez en mémoire et de centraliser vos informations.

Il est également nécessaire de rassembler les notes, post‑it, carnets, agendas, mémos et papiers, puis de reporter tous ces éléments sur un support unique. Il peut s’agir d’un fichier Word ou Excel, d’un agenda électronique ou même d’une simple feuille de papier. L’essentiel est que toutes les tâches soient regroupées au même endroit.

Clarifier

Une fois que toutes vos tâches sont regroupées sur un support unique, il est essentiel de prendre le temps d’analyser chaque élément. Développer chaque tâche permet de la rendre claire et d’y inclure toutes les informations utiles pour la traiter efficacement.

Par exemple, plutôt que de noter simplement :

« Appeler Paul », vous pouvez préciser : « Appeler Paul pour confirmer notre rendez-vous de mercredi et vérifier la disponibilité de la salle. »

« Assurances », reformulez en : « Vérifier les devis d’assurance habitation et contacter l’assureur pour les questions sur la franchise. »

« Réunion équipe », détaillez : « Préparer le compte-rendu de la réunion et envoyer les points d’action à chaque membre. »

Plus vos tâches sont précises, plus il est facile de savoir exactement quoi faire et de passer rapidement à l’action.

Organiser

Lorsque vos tâches en attente ont été listées et analysées, il est temps de passer à leur organisation. Commencez par vous poser deux questions simples : « Dois-je faire quelque chose pour cette tâche ? » et « Est-elle prioritaire ? »

Si la réponse est non, mettez la tâche de côté : supprimez-la, archivez-la ou laissez-la en stand-by.

Si la réponse est oui, deux cas se présentent :

• Si la tâche prend moins de deux minutes, réalisez-la immédiatement.
• Si elle demande plus de temps, intégrez-la à votre organisation.

Pour organiser vos tâches, vous pouvez procéder ainsi :

• Reporter : choisissez un moment approprié pour la réaliser, en tenant compte de votre emploi du temps et des échéances. Parfois, il vaut mieux attendre un peu avant de s’y attaquer.
• Déléguer : si vous n’avez pas le temps, confiez la tâche à quelqu’un de confiance en lui expliquant clairement ce qu’il faut faire pour que tout se passe bien.
• Planifier : pour les tâches longues ou complexes, décomposez-les en plusieurs étapes. Cela permet de vérifier si les objectifs de chaque étape sont atteints et d’ajuster le plan si nécessaire pour ne pas se laisser dépasser.

Réviser

Pour que cette méthode fonctionne vraiment, il est important de faire un suivi régulier. Organiser ses tâches ne suffit pas : il faut prendre le temps de vérifier ce qui est fait, ce qui est en cours (et ajuster si nécessaire) et ce qui vient de s’ajouter.

Vous pouvez faire ce point en fin de semaine pour vous libérer l’esprit avant le week-end, ou en début de semaine pour démarrer du bon pied. L’important est de le faire régulièrement.

Pendant ce point, posez-vous quelques questions simples : « Où en suis-je dans mes tâches ? Est-ce que mon organisation fonctionne ou faut-il l’adapter, voire la repenser ? » Cela permet de vérifier votre avancement et d’améliorer votre productivité.

Agir

L’objectif est simple : avancer efficacement dans votre travail. Une méthode peut vous aider, mais elle ne sera utile que si elle s’adapte à votre façon de travailler. Il est donc important de vous appuyer sur les choix faits lors des étapes précédentes et de passer à l’action de manière cohérente.

Pour décider quelles tâches réaliser et dans quel ordre, il faut tenir compte de quatre points :

• Priorités : identifiez ce qui est vraiment urgent ou important. Quelles tâches ne peuvent pas attendre ? La matrice d'Eisenhower peut vous aider à prioriser vos tâches.
• Temps disponible : regardez votre agenda et estimez le temps nécessaire. Pouvez-vous envoyer cet e-mail ou passer ce coup de fil aujourd’hui ? Certaines tâches peuvent-elles se glisser entre deux rendez-vous ?
• Énergie : certaines missions demandent plus de concentration et de motivation. Êtes-vous en état de les accomplir maintenant ou vaut-il mieux attendre un moment plus propice ?
• Contexte : l’endroit et le moment sont-ils adaptés à la tâche ? Par exemple, pour rédiger un rapport, il faut être au calme, tandis qu’un appel à un fournisseur se fait de préférence à un moment où l’on est totalement disponible.

Quels sont les avantages de cette méthode ?

Lorsqu’elle est bien utilisée, la méthode GTD a de nombreux avantages :

• Réduction du stress : toutes les tâches sont regroupées et organisées selon leur priorité et leur contexte. Il est ainsi facile de savoir exactement ce qui doit être fait et quand, ce qui libère du stress lié aux oublis que l’on peut parfois ressentir lorsque l’on a trop de choses à faire en même temps.
• Meilleure concentration : en notant l’ensemble des tâches à faire, on désencombre son esprit. Il est alors possible de se consacrer pleinement à leur réalisation, sans devoir constamment se demander ce qui reste à faire.
• Gestion du temps : la méthode GTD incite à organiser toutes les tâches, personnelles comme professionnelles, ce qui permet de mieux équilibrer leur répartition et de gérer son temps efficacement.
• Productivité : en ayant une vision d’ensemble sur ce qui doit être fait et en travaillant de manière organisée, il est possible d’avancer plus vite et d’accomplir davantage de tâches sans se sentir débordé.
• Efficacité : cette approche incite à évaluer l’importance de chaque tâche et à les classer par priorité, ce qui permet de ne pas perdre de temps sur celles qui n’apportent pas de réelle valeur ajoutée.

Quels outils supportent la méthode GTD ?

Un des points forts de la méthode GTD est qu’elle ne nécessite aucun outil ni logiciel particulier. Comme le souligne David Allen dans son livre, l’important est de bien comprendre les principes de la méthode. Avec un simple agenda et un cahier, il est déjà possible d’organiser sa journée et de gérer ses tâches efficacement.

Cela présente un avantage considérable pour les entreprises : la méthode peut être adoptée par l’ensemble des collaborateurs sans générer de coûts supplémentaires.