Pourquoi et comment éviter le multitasking dans votre vie pro ?

Le multitasking, terme emprunté à l’informatique, désigne le fait de mener plusieurs tâches simultanément. Au bureau, cela revient à jongler entre différentes missions en même temps. Mais en cherchant à tout faire à la fois, ne risquons-nous pas de perdre en efficacité, voire de nuire à notre santé et à notre bien-être ?

Qu’est-ce que le multitasking ?

Le terme multitasking vient de l’anglais : multi signifie « plusieurs » et task veut dire « tâche ». Littéralement, le multitasking désigne donc le fait de faire plusieurs tâches en même temps. En français, on parle de multitâche.

Dans la vie quotidienne, on peut se dire multitâche lorsqu’on répond à un message tout en passant un appel et en rangeant ses affaires, par exemple. Mais dans un contexte professionnel, ce terme prend une dimension bien particulière.

À première vue, être capable de gérer plusieurs missions en simultané peut sembler être une qualité. Pourtant, lorsque le multitasking devient une habitude au travail, il peut avoir des effets négatifs sur la concentration, la productivité… et même sur la qualité du travail réalisé.

Quels sont les dangers du multitasking ?

Dans le monde professionnel, l’image d’un employé débordé, occupé à mille choses en même temps, peut parfois être valorisée. On associe volontiers le multitasking à une forme de dynamisme et d’efficacité. Pourtant, cette pratique est loin d’être aussi performante qu’elle en a l’air.

En réalité, le cerveau humain n’est pas conçu pour gérer plusieurs tâches en simultané. Lorsque vous répondez à un e-mail pendant une réunion, par exemple, vous donnez certes l’impression d’être multitâche… mais à quel prix ? Avez-vous vraiment intégré les informations échangées pendant l’intervention ? Votre réponse écrite est-elle aussi précise et soignée qu’elle le devrait ? Et surtout : avez-vous vraiment gagné du temps ?

Les études montrent au contraire que le multitasking nuit à la qualité du travail. En passant sans cesse d’une activité à l’autre, on disperse son attention, ce qui diminue la concentration, augmente le risque d’erreurs et ralentit l’exécution des tâches. Ce va-et-vient constant est également énergivore et chronophage, même s’il semble anodin.

Enfin, au-delà de la baisse de performance, le multitasking a aussi un impact sur le bien-être. Il alimente le stress, l’épuisement mental et le sentiment de ne jamais réellement avancer. Ce n’est d’ailleurs pas un hasard si de plus en plus d’entreprises aménagent des espaces calmes et isolés pour permettre à leurs collaborateurs de se concentrer sur une seule tâche à la fois.

Comment améliorer sa productivité sans faire de multitasking ?

À la lumière de ses nombreux inconvénients, le multitasking ne peut pas être considéré comme une méthode de travail efficace, ni pour les collaborateurs, ni pour les managers. Cela ne signifie pas qu’il faille l’éliminer complètement, mais plutôt l’utiliser avec discernement.

Par exemple, lire un e-mail pendant une réunion peut être acceptable si l’intervention en cours ne demande aucune attention particulière. En revanche, pour des échanges importants ou des décisions à prendre, mieux vaut se déconnecter totalement et rester pleinement concentré.

Plutôt que de chercher à tout faire en même temps, la clé est d’optimiser la gestion de son temps et de son attention. Plusieurs méthodes peuvent vous y aider :

• Le Time Blocking, qui consiste à organiser sa journée en blocs de temps dédiés à des tâches précises. Cette approche vous permet de mieux structurer votre emploi du temps, d’avancer sur vos priorités sans être constamment interrompu, et de consacrer des créneaux spécifiques à la gestion des e-mails, des réunions ou des tâches administratives. Par exemple, prévoir deux créneaux dans la journée pour traiter les demandes internes suffit souvent à rester réactif… sans être constamment dérangé.
• Le Deep Work, ou « travail en profondeur », consiste à se concentrer pleinement sur une tâche à haute valeur ajoutée, sans distraction. Ce type de travail nécessite un environnement calme, une période de temps bloquée, et la volonté de couper toutes les sollicitations extérieures (notifications, appels, e-mails). C’est dans ces moments-là que vous êtes le plus productif… et le plus créatif.
• Enfin, la méthode Pomodoro peut également être très efficace. Elle repose sur des cycles de travail courts (généralement 25 minutes), suivis d’une pause de 5 minutes. Après quatre cycles, une pause plus longue est recommandée. Cette approche permet de rester concentré, tout en évitant la fatigue mentale.

Bien sûr, ces méthodes ne sont pas les seules pour limiter le multitasking. Il en existe bien d’autres, alors prenez le temps de vous renseigner : cela en vaut vraiment la peine.

Quelles techniques peuvent aider à maintenir la concentration ?

De nos jours, rester concentré est un vrai défi. Entre les mails qui s’accumulent, les notifications qui n’arrêtent pas, et les collègues qui passent nous interrompre, il est difficile de garder le fil. Et puis, il y a aussi cette tendance naturelle à se laisser distraire, surtout quand on n’a pas l’habitude de rester vraiment focus. Voici nos conseils pour maintenir votre concentration :

Se fixer un objectif clair et concret

Il est difficile de se concentrer si l’on ne sait pas exactement ce que l’on essaie d’accomplir. Un objectif trop vague, comme « avancer sur un dossier », laisse notre cerveau dans le flou.

À l’inverse, un objectif précis, comme « identifier les trois principaux points de blocage dans le processus client », permet de se projeter plus facilement. Plus le but est tangible, plus le cerveau est en mesure de se mobiliser pleinement.

Faire une seule chose à la fois

Cela semble évident, mais c’est souvent ce que l’on oublie le plus vite. Passer d’un mail à un document, puis à une réunion, éparpille notre attention.

En faisant les tâches les unes après les autres, par ordre de priorité, on évite de se disperser. Résultat : on travaille mieux et on se fatigue moins.

Travailler sans interruption sur des plages de temps dédiées

Des chercheurs ont montré que chaque interruption, même brève, perturbe notre concentration et augmente considérablement le temps nécessaire pour revenir à notre tâche.

Travailler en continu, sur des créneaux de 60 à 90 minutes, permet de produire davantage en moins de temps.

S’isoler des sollicitations extérieures

Téléphone en silencieux, boîte mail fermée, casque sur les oreilles… tout ce qui permet de créer une bulle de travail est le bienvenu.

Si cela ne suffit pas, une affichette ou un simple message du type « Disponible à 14h » permet de préserver sa séquence de concentration sans vexer son entourage.

Respecter sa chronobiologie

Nous ne sommes pas tous efficaces aux mêmes moments, mais en général, les premières heures du matin sont celles où notre concentration est la plus forte.

Il est donc préférable de réserver ce temps aux tâches importantes et complexes, plutôt que de commencer par consulter ses mails. Autant que possible, il faut éviter de gaspiller ce pic d’efficacité avec des tâches secondaires.

Créer un rituel pour démarrer la journée

Créer une petite routine, comme préparer une tasse de café, écouter une musique spécifique ou relire ses notes, aide le cerveau à se préparer au travail.

Ce rituel indique à l’esprit qu’il est temps de se concentrer et de se mettre au travail.