Tous les documents à fournir à l'employeur lors d'une embauche

Vous venez de décrocher un emploi ? Félicitations ! Pour réaliser la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF, établir votre contrat de travail, ou simplement vérifier que vous avez vraiment le profil requis, votre employeur aura besoin de quelques documents. Certains sont incontournables, d’autres dépendent du poste ou de votre situation personnelle. Évidemment, le plus simple, c’est de solliciter l’entreprise pour obtenir la liste des papiers à fournir. En attendant, et pour parer à toute éventualité, on fait le point sur toutes les pièces qu’on peut vous demander.

Les documents les plus souvent demandés au salarié lors d’une embauche

Si vous n’avez pas les documents suivants sous la main, vous pouvez vous mettre à leur recherche immédiatement : vous devrez très certainement les fournir à l’employeur lors de votre embauche.

Une copie de votre pièce d’identité

Quel que soit le poste, votre nouvel employeur vous demandera sans doute de lui fournir une copie de votre carte d’identité. Ce document est d’autant plus important si vous devez travailler sur un site sensible, comme une zone aéroportuaire, ou encore si votre nouvel emploi est réservé à une personne de nationalité française ou ressortissante de l’Union européenne.

Vous êtes un travailleur d’origine étrangère ? Préparez-vous à fournir une copie de votre titre de séjour à votre nouvelle entreprise. Un visa de travailleur temporaire ne permet pas d’occuper les mêmes postes qu’un titre de résidence : pour éviter les sanctions, votre employeur peut vouloir s’assurer de respecter la loi avant de finaliser votre embauche.

Votre numéro de sécurité sociale

Votre numéro de sécurité sociale est une information indispensable pour remplir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Vous devez donc fournir à votre nouvel employeur une copie d’attestation de votre affiliation à la Sécurité sociale (ou une photocopie de votre carte Vitale).

Un relevé d’identité bancaire

Pour que votre employeur puisse assurer la paie de votre salaire, vous avez l’obligation de lui fournir un relevé d’identité bancaire (RIB) lors de votre arrivée dans l’entreprise.

Les documents à fournir à l’employeur dans certains cas seulement

En plus des grands classiques, votre nouvel employeur peut vous demander des documents supplémentaires en fonction du poste ou de votre situation personnelle.

Vous êtes mineur et non émancipé

Vous avez trouvé un travail, mais vous avez moins de 18 ans à la date de votre embauche, et vous n’êtes pas émancipé ? Vous devez fournir à votre employeur une autorisation de travail remplie par l’un de vos parents ou par votre représentant légal.

Votre poste exige des qualifications spéciales

Certains métiers ne peuvent s’exercer qu’avec un diplôme précis. Parmi les documents à fournir à l'employeur lors d'une embauche, vous devez alors inclure une copie de votre titre.

Vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger ? Pour faire reconnaître ce document en France, il vous faut fournir une attestation de comparabilité. Le site du service public vous détaille la procédure à suivre pour obtenir ce document.

Votre emploi nécessite un permis de conduire

Vous avez décroché un poste de commercial, d’ambulancier ou encore de conducteur d’engins de chantier ? Lors de votre embauche, vous devrez probablement fournir à l’employeur une copie du permis requis (permis B ou permis spécialisé) ou une copie de votre CACES (Certificat d'Aptitude à la Conduite d’Engins).

Vous devez montrer patte blanche pour travailler

Pour accéder à certains emplois, notamment dans le secteur de la sécurité, il faut avoir un casier judiciaire vierge. Tout casier judiciaire comporte trois bulletins : 1, 2 et 3. Les deux premiers sont exigibles par certains employeurs seulement (État ou employeur privé habilité). Vous devrez fournir le troisième si vous briguez un poste d’animateur ou un emploi d’agent de sécurité. Pour obtenir un extrait de casier judiciaire, vous devez effectuer une demande en ligne.

Par ailleurs, certains postes, notamment dans les établissements de santé et les crèches, nécessitent que le salarié soit dûment vacciné. Parmi les documents à fournir à l'employeur lors d'une embauche, il faut donc parfois inclure une copie de la section « Vaccinations » du carnet de santé.

Dans tous les cas, sachez que si votre employeur peut exiger des informations et documents variés lors de votre embauche, les règles sont claires : sa demande doit s’inscrire dans le cadre de la gestion courante des salariés (déclaration d’embauche, contrat de travail, paie, formalités URSSAF, etc.). Et elle doit se limiter aux documents et aux informations dont l’employeur a réellement, et concrètement, besoin.