Ces emails que vous ne devriez jamais envoyer

Nos boîtes mail se remplissent chaque jour de plusieurs dizaines de messages. Pourtant certains pourraient alléger grandement notre charge de travail quotidienne s’ils n’étaient tout simplement pas envoyés ! Voici une sélection des emails qu’il faudrait éviter de rédiger.

L’omnibus

Il est long et ne veut vraiment n’oublier aucune information ! Si bien qu’il finit toujours par perdre des personnes en cours de route. « Vous avez vu le dernier mail de Christian ? » « Oui mais je n’ai rien compris ! » Si vous voulez faire un résumé pour une demande, privilégiez plusieurs envois ou concentrez-vous sur trois points essentiels. Vos interlocuteurs comprendront mieux les enjeux du dossier ou de la réunion à venir si le mail se résume à quelques lignes. Les lectures de romans sont vraiment réservées aux moments de détente !

L’acerbe

Le ton est très sec voire désagréable. En général, ce mail contient des formulations passives agressives qui donnent envie au lecteur de le basculer immédiatement dans la case « éléments supprimés ». L’objet est souvent « URGENT ». Parmi la phrase la plus crainte, on retrouve : « Je ne suis pas sûre que vous ayez vu mon précédent mail » ou « comme évoqué dans mon dernier mail », ces mentions sont ensuite suivies d’une formulation de politesse qui cache en véritable une véritable injonction : « Merci de faire le nécessaire  ! » Evitez toute pression inutile et préférez un échange de vive voix avec la personne que vous souhaitez relancer. Elle vous expliquera sûrement plus facilement les raisons de son retard ou de son silence. Et puis, si votre destinataire n’a pas répondu la première fois par mail, pourquoi répondrait-il maintenant ?

L’exutoire

Vous êtes très énervé et vous avez vraiment envie d’écrire tout ce que vous avez sur le cœur parce que ce client/ chef de service vous court sur le haricot ? STOP ! On vous arrête tout de suite ! Vous allez regretter ce mail qui vous soulagera sur le moment, mais vous hantera dès que vous aurez appuyé sur la touche envoi. Cela se retournera forcément contre vous ! Proposez plutôt un café à votre collègue le plus proche et déversez tout votre fiel lors de cet échange qui restera privé et ne laissera aucune trace écrite !

Le Cendrillon

Ce fameux mail envoyé à 23H58. On ne sait pas si votre ordinateur se transforme en citrouille après minuit mais quelles sont vos attentes avec un envoi si tardif ? Voulez-vous vérifier si vos destinataires respectent scrupuleusement leur droit à la déconnexion ou simplement s’ils dorment ? Avez-vous eu une révélation nocturne ? Si vous avez vraiment envie d’écrire un mail à cette heure avancée, privilégiez l’option programmation d’envoi pour que votre destinataire ne le reçoive que le lendemain, à son arrivée au travail. Parce qu’à minuit, tout salarié normalement constitué est occupé par d’autres activités que la surveillance de sa boîte mail. Le sommeil par exemple.

Le collectif

C’est le fameux envoi multiple ! Toute l’entreprise est au courant de l’information essentielle qu’il contient. En général : « Rappel cagnotte anniv Jean-Mi » ou « Pot de Départ Christelle ». En fait, vous auriez dû l’envoyer seulement à votre équipe mais vous avez fait une fausse manip’. On ne vous en veut pas mais la prochaine fois, privilégiez un groupe d’envoi de mails adaptés. Le risque étant toujours de voir 300 personnes débarquer à l’afterwork prévu pour 30 ou de froisser les égos des personnes qui se rendent compte qu’elles n’étaient pas au courant de cet évènement !

Le mystérieux

Il n’a pas d’objet, n’inclut pas la bonne pièce jointe ou se trompe de destinataire. Bref, il soulève plein d’interrogations et pourrait passer pour un mail de hacker. Vérifiez toujours bien le contenu de votre mail avant de l’envoyer. Un gain de temps pour vous comme pour tous vos collaborateurs !

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