ChatGPT : 6 modèles de prompt pour écrire ses mails avec l’IA

Le développement de l’intelligence artificielle transforme la manière dont nous travaillons au quotidien. Bien utilisés, certains outils facilitent notre vie professionnelle et permettent d’automatiser des tâches routinières. C’est notamment le cas de ChatGPT, un super-assistant qui peut aussi bien traduire des textes qu’analyser des données, organiser des tâches ou encore… écrire vos mails. Nos conseils pour rédiger vos e-mails professionnels en toute confiance avec ChatGPT.

Écrire ses mails avec ChatGPT : l’importance du contexte

La principale force de ChatGPT ? Il permet d’écrire des mails parfaitement structurés, clairs et grammaticalement corrects. Mieux encore, il s’adapte à votre interlocuteur en adoptant un ton soutenu pour un client, ou un ton plus décontracté pour un collègue proche. Pour générer un mail qui répond parfaitement à vos attentes, la clé est de rédiger des prompts détaillés.

Comment ? En étant le plus précis possible. Lors de la rédaction du prompt, indiquez à ChatGPT les points clés suivants :

• L’objectif de l’email : informer, relancer, débriefer, inviter, etc.
• Le ton : formel, chaleureux, empathique, ferme, persuasif, etc.
• Le contexte : qui sont les interlocuteurs et leur rôle, quel est l’objet du mail, etc.
• Les détails : les dates, la durée, les faits, les noms, les lieux, le type de document, etc.

ChatGPT vous propose alors un premier brouillon d’email, que vous pouvez réajuster autant de fois que vous le désirez. Vous pouvez par exemple lui demander d’ajouter certains éléments de contexte, ou de reformuler avec un ton plus professionnel ou une longueur limitée (« évite les points d’exclamation », « réduit la longueur »).

Exemples de prompts efficaces pour écrire vos e-mails avec ChatGPT

Pour écrire vos mails avec ChatGPT, donnez-lui un maximum de contexte en utilisant des puces. En effet, la qualité de ses réponses dépend largement de la manière dont la demande est rédigée. Voici quelques exemples de prompts.

Pour relancer un prospect sur un devis

• Je dois rédiger un mail pour relancer un prospect : Monsieur/Madame X
• J’ai envoyé le devis suivant : (détailler l’offre) le (préciser date)
• Mon objectif est de revenir vers lui pour obtenir une réponse, qu’elle soit positive ou non
• Le mail doit être concis et rapide à lire, avec un ton poli et bienveillant. Il ne doit pas paraître insistant
• En fin de mail, précise que je peux ajuster l’offre selon son budget

Pour réécrire un mail

• Peux-tu réécrire ce mail en supprimant les longueurs inutiles et en le rendant plus clair et lisible
• Utilise des puces ou une liste numérotée pour transmettre les éléments importants
• Utilise des phrases courtes
• Il s’adresse à mon équipe de direction, donc le ton doit rester le même

Pour inviter des collègues à son pot de départ

• Écris un mail pour inviter mes collègues à mon pot de départ
• Il est organisé le (date) à (heure) à (lieu) : met ces informations en gras
• La raison de mon départ est la suivante (expliquer : démission, départ à la retraite, etc.)
• Rédige un mail léger et amical pour mes collègues, et un autre, plus formel, pour mon supérieur
• Précise qu’il y aura un buffet et des cocktails

Pour demander des informations

• Écris un mail pour prendre contact avec Madame/Monsieur X
• Notre ami en commun X nous a mis en lien
• Présente-moi en quelques mots : prénom, nom, entreprise actuelle
• La raison du mail : je compte répondre à une offre d’emploi dans son entreprise et aimerais avoir son point de vue sur l’ambiance au travail, les valeurs portées par l’entreprise et sa solidité financière
• Le ton doit être enthousiaste et sympathique
• Nous pouvons échanger à tout moment par téléphone, mail ou même autour d’un déjeuner

Pour s’excuser d’une faute professionnelle

• Je souhaite présenter mes excuses à Madame/Monsieur X (préciser qui est l’interlocuteur)
• J’ai commis cette erreur (expliquer l’erreur) et souhaite exprimer mes regrets
• Le ton doit être sincère et respectueux
• Voici ma solution pour réparer le préjudice subi (détailler la proposition)

Pour prévenir d’une absence

• Écris un mail pour informer de mon absence du X jusqu’au X
• La cause est la suivante : maladie, problème personnel, etc.
• Écris un mail formel pour les RH, ainsi qu’un mail plus naturel pour mes collègues
• Précise que je compte reprendre le projet en cours dès mon retour afin de les rassurer
• Mon contact de substitution est Madame/Monsieur X (préciser coordonnées).

Quels outils utiliser pour écrire ses mails avec ChatGPT ?

Pour faciliter l’écriture de vos mails, il existe des extensions Google Chrome qui intègrent ChatGPT. C’est le cas de Merlin ou de Jetwriter AI (anciennement ChatGPT Writer) : gratuites, elles proposent des fonctionnalités comme des templates de prompts et des menus déroulants pour sélectionner la longueur du mail (court, moyen, long) ou son style (professionnel, décontracté, direct, persuasif, amical).

Avec l’utilisation croissante de l’IA, d’autres outils se développent comme Email for Trello Power-Up. Leur intérêt réside dans le fait qu'ils enregistrent les modèles de réponse les plus fréquemment utilisés et génèrent des modèles de mails réutilisables, le tout en restant fidèle à votre style. Mises à jour de projet, assistance client ou simples échanges : vous gagnez du temps et de l’énergie !

Enfin, vous pouvez tout simplement utiliser le site de ChatGPT et rédiger votre prompt sur la page d’accueil.

Écrire ses mails avec ChatGPT : à quoi faire attention ?

Dans le monde professionnel, le mail est l’outil principal de communication. À l’image d’un assistant, l’utilisation de ChatGPT facilite son écriture et réduit votre charge de travail. Mais attention : vos mails doivent refléter votre personnalité. Un mail généré par ChatGPT étant facile à repérer, vous devez impérativement ajouter votre touche personnelle.

Un message générique rédigé par l’IA peut rebuter vos destinataires et donner l’impression que vous n’êtes pas professionnel, voire paresseux. Le brouillon généré par ChatGPT doit uniquement servir de base à votre mail : servez-vous-en pour le réécrire avec des mots qui vous ressemblent et rendez-le plus humain avec des anecdotes, par exemple.

Autre astuce : lui fournir d’anciens mails afin qu’il comprenne votre style d’écriture. ChatGPT est un outil capable de reproduire le ton des mails, à condition d’avoir des exemples à disposition ainsi que des instructions claires. Notez toutefois que la version gratuite de ChatGPT ne conserve pas votre style d’une session à l’autre : vous devrez donc répéter ce processus.