Automatiser ses comptes-rendus de réunion avec ChatGPT : le guide pour se lancer

Chronophage et souvent fastidieuse, la rédaction des comptes-rendus de réunion est une tâche incontournable dont on aimerait pourtant se passer… Allégez votre charge de travail avec l’aide de l’intelligence artificielle : Hellowork vous explique comment utiliser ChatGPT pour les comptes-rendus de réunion, de la préparation des données à la rédaction du prompt.

Pourquoi utiliser l’intelligence artificielle pour vos comptes-rendus

Au pays de la réunion, les cadres consacreraient en moyenne trois heures et seize minutes par jour à cette activité, selon une étude de 2013. De quoi générer un temps de rédaction conséquent pour les comptes-rendus ! En automatisant ce travail avec ChatGPT, vous pourrez vous consacrer à d’autres tâches et optimiser vos journées en entreprise.

Vous bénéficierez aussi de documents de qualité. Très efficace pour reformuler ou résumer des contenus sans fautes et avec fluidité, ChatGPT produit généralement des textes agréables à lire et bien structurés.

L’intelligence artificielle présente également l’avantage de l’objectivité, sans oublier la maîtrise de multiples langues (pour les réunions internationales, ChatGPT est l’assistant rêvé).

Et ce n’est pas tout. Non content de rédiger vos documents, ChatGPT peut, entre autres, extraire les points clés d’une réunion. L’intelligence artificielle peut aussi vous décharger de l’envoi de vos comptes-rendus en les expédiant automatiquement à toute votre équipe après chaque réunion.

Un point de vigilance toutefois : la confidentialité. Si vos réunions sont sensibles, attention aux outils d’intelligence artificielle hébergés sur des plateformes.

Comment préparer vos données pour ChatGPT

ChatGPT a beau être surdoué, il ne travaille pas encore à partir de rien. Pour qu’il puisse générer un compte-rendu de réunion, vous devez lui fournir du texte. Vous pouvez facilement obtenir un fichier texte à partir d’un enregistrement des échanges. La première chose à faire est donc d’enregistrer vos réunions de travail.

Enregistrer vos réunions de travail

Pour enregistrer vos réunions, vous pouvez utiliser le moyen qui vous convient : l’application dictaphone de votre smartphone, un enregistreur classique si vous fonctionnez à l’ancienne, ou encore la fonction « Enregistrer » de votre logiciel de visioconférence si vos réunions se déroulent en ligne.

Ensuite, il y a trois possibilités :

1. Votre solution permet la conversion de la vidéo en texte (c’est notamment le cas de la plateforme Microsoft Teams, utilisable pour les réunions à distance, dont certaines licences incluent une fonction de transcription automatique). Vous pouvez alors utiliser la fonction en question afin d’obtenir votre fichier texte.

2. Vous ne pouvez récupérer qu’un fichier vidéo. Si la réunion était longue, ce fichier risque d’être trop lourd pour les outils d’intelligence artificielle. Mieux vaut donc le convertir en fichier MP3. Vous avez le choix du logiciel. Si vous travaillez sous Mac OS, QuickTime, fourni avec l’ordinateur, est une bonne option. Parmi les autres solutions fiables, on peut citer VLC.

3. Vous disposez d’un enregistrement audio (au format MP3). Il vous faut à présent le convertir en fichier texte.

Convertir votre fichier MP3 en fichier texte

La conversion d’un fichier MP3 en fichier texte est une opération toute simple grâce à un outil accessible sur le site d’OpenAI (tout comme ChatGPT) : Whisper.

Pour utiliser Whisper, il vous suffit de :

• créer un compte sur la plateforme OpenAI
• ouvrir le logiciel Whisper
• y charger votre fichier MP3
• récupérer votre fichier texte

Votre réunion comporte de nombreux intervenants ? Pour éviter d’égarer l’intelligence artificielle, vous avez intérêt à utiliser Amberscript pour automatiser la transcription de votre enregistrement MP3. Ce logiciel en ligne (payant) permet d’identifier chaque voix sans erreur.

Pour utiliser Amberscript, il vous faut :

• charger votre fichier audio dans le logiciel
• sélectionner la langue parlée durant la réunion dans le menu proposé
• sélectionner le nombre d’interlocuteurs impliqués

Avec ces données, Amberscript va pouvoir isoler les voix et les nommer : « speaker 1 », « speaker 2 », etc. L’opération ne prend que quelques minutes. Vous pourrez ensuite exporter votre fichier texte. Une dernière tâche de votre côté : remplacer chaque « speaker » par son nom, manuellement, en utilisant la fonction « Rechercher et remplacer » de votre éditeur de texte.

Ça y est, vous êtes prêt à apprendre comment utiliser ChatGPT pour les comptes-rendus de réunion ! Enfin presque : il vous reste à choisir à quelle version de l’assistant vous avez envie de parler.

Choisir la meilleure version de ChatGPT pour ses comptes-rendus

Maintenant que vos données sont prêtes, reste à sélectionner la meilleure version de l’outil. ChatGPT compte différentes versions, plus ou moins sophistiquées. Pour générer un bon compte-rendu de réunion avec l’intelligence artificielle, les connaisseurs conseillent d’utiliser soit GPT-4o soit GPT-4.5.

GPT-4o permet d’obtenir de très bons comptes-rendus pour la plupart des réunions, sur un ton conversationnel, dans une langue fluide, et en peu de temps. Vos réunions de travail sont très techniques ou bien vous souhaitez une structure et une clarté optimales ? Dans ce cas, mieux vaut préférer GPT-4.5, plus abouti.

Vous ne savez vraiment pas comment choisir ? Si vous êtes détenteur de ChatGPT Pro, l’idéal est de tester les deux versions sur le même texte afin de pouvoir comparer les résultats.

Comment générer un compte-rendu de qualité avec l’intelligence artificielle

Pour pouvoir générer un texte, ChatGPT a besoin d’une requête, qu’on appelle également « prompt ». On vous explique comment bien rédiger vos prompts pour obtenir exactement ce que vous voulez.

Rédiger un prompt efficace avec la méthode CRAFT

La méthode CRAFT fait partie des techniques les plus efficaces pour tirer le meilleur parti de l’intelligence artificielle, c’est-à-dire obtenir une réponse de qualité, qui nécessitera le moins de corrections possibles.

Les cinq lettres de CRAFT font référence aux cinq dimensions d’un prompt impeccable : Contexte, Rôle, Action, Forme et Cible (Target).

• Contexte : il s’agit d’expliquer qui vous êtes (nom, fonction, entreprise…) et de donner les informations clés pour comprendre de quoi il retourne. Dans quelle situation êtes-vous ? Quel est votre besoin, quels sont vos objectifs ? Par exemple, si votre réunion intervient dans un contexte de crise, c’est ici qu’il faut l’expliquer.
• Rôle : c’est la fonction que vous souhaitez attribuer à ChatGPT. Dans le cas d’un compte-rendu de réunion, l’intelligence artificielle est tout simplement votre assistant personnel.
• Action : c’est la tâche que vous demandez à ChatGPT d’accomplir pour vous. Ici, vous souhaitez que l’outil rédige un compte-rendu de réunion. Vous pouvez ajouter toutes les précisions nécessaires : si vous désirez que l’intelligence artificielle coupe les digressions, dites-le.
• Forme : un compte-rendu de réunion peut se présenter sous différentes formes, des questions-réponses (« Mme R. : Chers collègues, êtes-vous d’accord pour passer au vote ? ») à la narration (« Mme R. demande à ses collègues s’ils sont d’accord pour passer au vote »). Si vous voulez que votre compte-rendu inclut des listes, de graphiques ou des tableaux, c’est également ici qu’il faut le préciser. Le niveau de langue (plus ou moins formel) peut également être adapté selon vos souhaits.
• Cible : il s’agit du lectorat de votre futur compte-rendu. S’agit-il de vos collègues, ou encore d’un client de votre entreprise ?

Trois exemples de prompts qui marchent

C’est un peu flou ? Voici trois exemples de prompts pour générer différents comptes-rendus de réunion (pour les parties « Action » et « Forme »).

1) ChatGPT, peux-tu rédiger une synthèse de ma transcription de réunion, lisible en moins de trois minutes ? Le texte doit être aéré, visuel, avec des puces et des tableaux pour les résultats. Le style doit être formel, avec des phrases courtes.

2) Peux-tu générer le compte-rendu de réunion exhaustif et le plus fidèle possible ? Le style de chaque interlocuteur doit être préservé. Adopte un format « Question-réponses » et conserve la première personne.

3) Peux-tu rédiger un compte-rendu de réunion qui mette en valeur la progression des débats ? Souligne les tensions entre les participants, les prises de décision et les prochaines étapes (actions à mettre en place, réunions de suivi, etc.). Le style doit être formel et narratif, à la troisième personne. Je voudrais aussi voir un résumé des points clés à la fin du texte.

Communiquer son prompt à ChatGPT

Une fois votre prompt rédigé, il ne vous reste plus qu’à le confier à l’intelligence artificielle. Pour cela, ouvrez l’interface de ChatGPT. Dans le champ « Send a message » :

• Copiez-collez votre prompt.
• Ajoutez la phrase : « Voici la transcription de la réunion ».
• Ajoutez la transcription texte de votre réunion.
• Patientez un peu… et récupérez votre compte-rendu.

Bien relire les comptes-rendus générés par IA

Si vous débutez avec l’intelligence artificielle, sachez qu’elle peut aussi faire des erreurs (si si). Pour les détecter et les corriger, rien ne vaut une relecture humaine. Avant d’archiver ou de partager un compte-rendu de réunion généré par ChatGPT, prenez donc le temps de parcourir le texte.

L’orthographe et la syntaxe ne posent en général aucun problème à l’intelligence artificielle. Par contre, ChatGPT peut rencontrer des difficultés pour analyser des données dont la qualité n’est pas optimale. Micro qui coupe au mauvais moment, superposition de voix au cours de débats très animés, etc. : si votre enregistrement de réunion est médiocre, redoublez d’attention en relisant votre compte-rendu.

Autre problème possible quand on génère un texte grâce à l’intelligence artificielle : une mauvaise compréhension des sous-entendus du discours ou des enjeux des échanges. Des prompts bien conçus permettent de limiter cet écueil, mais vous n’êtes pas à l’abri de passages moins heureux.

Bref, si l’automatisation permet de gagner du temps, vous devrez tout de même lui en consacrer un peu.