Trop de réunions ? Voici comment reprendre le contrôle de votre agenda

Il est 10h11 et une énième notification vient d’arriver sur votre écran. Vous êtes invité à votre 5^e réunion de la semaine qui pourtant vient à peine de commencer ! Cette situation agaçante est de plus en plus fréquente en entreprise. La troisième édition du Référentiel de l’infobésité révèle que les réunions prennent le pouvoir sur le temps de travail. Les managers y consacreraient près de 22h par semaine, et les collaborateurs près de 10h…

Pour retrouver du temps dans ces journées de travail, on a demandé à Arthur Vinson, co-président de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration numérique et co-dirigeant de Mailoop de nous donner des conseils, tout en questionnant notre pratique des réunions en entreprise.

Evitez le « hacking d’agenda »

Vous pensiez bénéficier de votre journée pour pouvoir finir un dossier et là, vous voyez qu’un de vos collègues ou managers vient de vous envoyer une invitation à une réunion de deux heures en plein milieu d’après-midi ! « C’est typiquement ce que j’appelle du hacking d’agenda, votre collègue prend le contrôle de votre planning sans votre accord, explique Arthur Vinson. Le développement des agendas partagés conduit les salariés à ne plus maîtriser leur organisation de travail. Chacun peut bloquer l’agenda de son collègue pour une heure ou plus, sans même lui demander au préalable s’il est vraiment disponible pour une réunion. Il faudrait se rappeler qu’un créneau libre ne veut pas forcément dire qu’un salarié est disposé à faire une réunion. »

Le conseil en + : bloquez-vous des plages horaires pour avancer sur vos projets ou afin que personne ne puisse venir intercaler une réunion d’une heure qui vous empêcherait d’avancer dans vos missions. Prenez aussi le temps de demander par message ou à l'oral si l'horaire de réunion proposé lui convient par rapport à son avancement de travail.

Soyez-clair sur le nombre de participants et les objectifs

« Le fléau actuel dans les réunions c’est aussi l’invitation de salariés avec des statuts différents, obligatoire ou facultatif, développe Arthur Vinson. Il faut clarifier le statut des personnes que l’on veut vraiment avoir dans ce point stratégique. Est-ce qu’on a vraiment besoin d’inviter des salariés ou managers dont la présence est facultative ? Il faut se poser la question. » Pour savoir quels invités seront vraiment nécessaires, n’hésitez pas à vous demander quel sera l’objectif de cette réunion : est-ce qu’il y aura besoin de prendre une décision ? Est-ce qu’il s’agit juste d’une réflexion pour avancer sur un projet ? Vous pourrez ainsi savoir de quelles personnes vous avez réellement besoin en fonction de leur poste et de leurs compétences.

Le conseil en + : évitez d’envoyer des invitations avec des personnes en statut facultatif dans les réunions. Soit sa présence est nécessaire, soit elle ne l’est pas et vous libèrerez l’agenda de ce collègue pour son plus grand bonheur !

Osez dire non

Cette réunion qui tombe au dernier moment complique vraiment votre organisation de travail ? Eh bien dites tout simplement non. Vous pouvez ainsi répondre poliment : « J’ai bien reçu ton invitation mais je ne pourrais malheureusement pas y assister car j’ai vraiment besoin de boucler ce dossier ou d’avancer sur cette tâche en priorité d’ici ce soir ».

Le conseil en + : n’oubliez pas de répondre rapidement à l’invitation d’une réunion, soit en l’acceptant ou en la refusant : vous ne laisserez ainsi aucun flou quant à votre participation.

Questionnez l’organisation des réunions au sein de l’entreprise

« Il faut libérer la parole sur ce sujet et essayez de voir si le modèle des réunions au sein de l’entreprise peut évoluer » conseille notre expert, Arthur Vinson. Si le sujet vous tient à cœur, que vous en avez vraiment marre de toutes ces réunions qui s’éternisent et qui n’aboutissent à rien, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un élu du CSE au sein de votre entreprise afin d’envisager d’autres organisations et de faire remonter ce message à votre direction via les représentants du personnel.

Le conseil en + : n’hésitez pas aussi à être force de proposition dans votre équipe et auprès de votre manager en demandant des plages horaires de réunions fixes chaque semaine. L’idée c’est d’amener une réflexion collective et de vous mettre tous d’accord : « A quelles heures serions-nous plus efficaces et disponibles pour ces temps d’échange et à l’inverse ? » Vous pouvez aussi réfléchir à la durée des temps de réunion, et donner une limite claire : pas plus d’une heure par exemple.