3 techniques infaillibles pour mieux s’organiser en 2025

Au travail, le temps file à toute vitesse, vous avez du mal à gérer votre agenda et à planifier vos tâches. Bref, vous êtes totalement débordé ! Et si vous appreniez à mieux vous organiser en 2025 ? La matrice d'Eisenhower, le Time Blocking et la règle des deux minutes sont trois techniques qui ont déjà fait leurs preuves pour vous aider à gagner en efficacité et en productivité. Kamel Kajout et Nadia Bouali, du centre de formation et de coaching, Graines de réussite, vous les expliquent.

1. La matrice d'Eisenhower

« J'ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont jamais urgents. » La légende raconte que Dwight D. Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis, aurait prononcé ces mots dans un discours de 1954, et sans le savoir, aurait donné naissance à l'une des techniques d'organisation les plus célèbres : la matrice d'Eisenhower. En réalité, le véritable auteur de cette phrase n’est autre que J. Roscoe Miller, président de la Northwestern University, cité dans ce discours.

« La matrice d'Eisenhower vous aide à planifier vos journées et à prioriser vos tâches, selon leur urgence et leur importance », nous explique Kamel Kajout. La méthode à suivre est simple. Chaque début de semaine, prenez une feuille de papier et divisez-la en quatre carrés. Listez toutes vos tâches à faire et classez-les selon les catégories suivantes.

• Important et urgent : à faire immédiatement
• Important, mais non urgent : à planifier
• Non important, mais urgent : à déléguer
• Non important, non urgent : à abandonner

« Vous allez vous rendre compte qu'il y a très peu de tâches à faire immédiatement. Vous serez mieux concentré, plus efficace, et moins stressé ! », conseille Kamel Kajout, avant que Nadia Bouali complète. « Ces tâches occupent beaucoup d'espaces dans notre tête. Le fait de les poser sur papier, cinq minutes chaque lundi, vous permet de gagner énormément de temps sur votre semaine et de vous défaire de cette charge mentale. »

2. Le Time Blocking

Le blocage du temps, en français (mais ça sonne moins bien). Vous rappelez-vous de votre emploi du temps au collège, celui que nous attendions avec impatience en début d’année ? Il s'appuyait sur la méthode du Time Blocking, qui consiste simplement à ne pas faire des maths et de l'anglais sur le même créneau. « Avec le Time Blocking, vous planifiez des blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques dans votre agenda », nous indique Kamel Kajout. Par exemple, une erreur fréquente est de consulter ses mails à longueur de journée. Si vous privilégiez un créneau pour les consulter, vous pouvez profiter du reste de votre journée pour vous dédier spécifiquement à vos projets et à vos tâches.

Attention tout de même à garder des créneaux dans votre journée pour la spontanéité et l'imprévu. Si votre agenda est programmé à la minute près, vous risquez d'être perturbé à chaque changement. « Nous avons souvent des aléas dans notre journée, des temps où nous avons besoin de repos ou envie de faire autre chose : planifiez ces temps dans votre agenda. Si une urgence se présente, vous aurez déjà une plage réservée pour y faire face. Sinon, profitez-en pour vous accorder un moment de détente comme une balade, une pause ou une sieste », recommande Nadia Bouali.

3. La règle des deux minutes

Le principe est simple, comme l’énonce Kamel Kajout : « Si une tâche prend moins de deux minutes, vous devez la faire immédiatement ! » L’idée derrière cette règle est d’éliminer les « petits riens » qui, cumulés, encombrent l’esprit et freinent notre productivité. « On a tendance à procrastiner nos tâches et à se retrouver avec une surcharge de travail énorme. Cette technique vous permet de réduire l'accumulation de petites tâches et surtout, de diminuer votre charge mentale. Par exemple, si vous avez un mail rapide à traiter ou à trier, faites-le maintenant ! », explique-t-il.

« Chacun doit adapter ces méthodes à sa profession et à sa personnalité pour perfectionner son organisation. Mais si elles ne suffisent pas, le problème est peut-être ailleurs. Si vous vous sentez submergé par votre travail, apprenez à dire non ! », conclut Nadia Bouali.