La démission par mail est-elle valable ?

Vous souhaitez démissionner de votre poste en CDI et vous vous questionnez sur le moyen de le faire ? Plus pratique et rapide que la fameuse lettre recommandée avec accusé de réception, le mail est une option tentante… et valable ! À l’ère du digital, tirez votre révérence sans histoire : Hellowork fait le point sur la démission par mail et vous donne quelques conseils pour que votre employeur ne trouve rien à y redire.

Démission par mail : ce que dit la loi

Contrairement aux idées reçues, le Code du travail n’impose aucune procédure particulière aux salariés pour donner un préavis de démission. Théoriquement, vous avez donc le droit d’informer votre employeur de votre départ de l’entreprise de la façon qui vous convient. Dès lors, une démission par mail est tout à fait valable.

La démission par mail en cas de litige

Vous craignez des problèmes avec votre employeur ? D’après le Code civil, un écrit électronique peut constituer une preuve en cas de litige, au même titre que des documents papier. Il suffit qu’on puisse identifier formellement son rédacteur et que le mail soit établi et conservé dans des conditions qui garantissent son intégrité.

Soignez tout de même la rédaction de votre écrit. En effet, en l’absence de loi, la jurisprudence a défini des critères de validité pour les notifications de démission. Votre courrier, qu’il s’agisse d’un mail ou d’une lettre envoyée par voie postale, doit bien sûr les respecter.

Les critères d’une démission valide

Une notification de démission doit exprimer la décision libre du salarié de quitter son emploi. Un mail rédigé sous la pression, sous l’empire d’une forte émotion, ou encore dans un état psychologique altéré, peut être contesté. Certaines décisions de la Cour de cassation, consultables ici ou là, en témoignent.

Une notification de démission doit aussi être claire et sans équivoque. Des formules telles que « Je pense à quitter votre entreprise » ou « Je ne supporte plus mon emploi » sont ambigües : vous pouvez avoir des questionnements ou éprouver des sentiments négatifs tout en souhaitant rester en poste.

Modèle de mail de démission montrant une volonté sans équivoque

Madame/Monsieur,

Par ce mail, je vous informe de ma décision de démissionner de l’emploi de (indiquez l’intitulé du poste), que j’occupe dans votre entreprise depuis le (indiquez la date de début du contrat de travail).

J’ai noté que mon contrat de travail/la convention collective/l’accord professionnel qui s’applique dans votre entreprise prévoit une période de préavis d’une durée de (indiquez la durée). Mon préavis prenant effet immédiatement, je quitterai donc mon poste le (indiquez la date de votre dernier jour de travail).

Veuillez recevoir, Madame/Monsieur, l’expression de toute ma considération.

Vinca M.

Et quand une convention exige une lettre de démission ?

La convention collective en vigueur dans votre entreprise exige l’envoi d’une lettre de démission par voie postale ? Sachez que le non-respect de cette formalité ne suffit pas à annuler la validité de votre mail de démission.

Toutefois, si vous souhaitez que votre départ de l’entreprise se passe au mieux, il est sans doute plus judicieux, dans cette situation, de faire l’effort de démissionner à l’aide d’une lettre classique plutôt que par courrier électronique.

À noter : le simulateur du Code du travail numérique vous permet de vérifier si votre convention collective a des exigences particulières envers les salariés démissionnaires.

Petit guide des bonnes pratiques de la démission par mail

Si la loi autorise la démission par email, celle-ci présente un désavantage par rapport au bon vieux préavis par courrier recommandé avec accusé de réception. En effet, en cas de litige entre le salarié et l’employeur, que ce soit sur la démission elle-même ou sur la date du préavis, l’envoi et la réception du mail peuvent être difficiles à prouver.

Voici six conseils pour éviter tout risque de contestation.

1. Utilisez une boîte mail professionnelle

Si vous disposez d’une boîte mail professionnelle, utilisez-la plutôt que votre boîte mail personnelle. Cela évitera toute confusion sur votre identité (une adresse personnelle peut être perçue comme peu fiable, surtout si elle est fantaisiste) et limitera le risque que votre employeur néglige d’ouvrir votre courrier électronique en pensant qu’il provient d’une personne inconnue de l’entreprise. Votre mail sera aussi moins susceptible d’atterrir dans les spams, et plus facile à tracer.

2. Donnez un objet clair à votre email

Rédigez soigneusement l’objet de votre mail de démission. Pour qu’il retienne l’attention de votre employeur et que celui-ci ouvre votre courrier électronique sans délai, oubliez les formules trop diplomates. L’idéal est d’aller droit au but : « Démission » est parfaitement clair et tout à fait suffisant.

3. Joignez une lettre signée en pièce jointe

Même si vous rédigez votre notification de démission dans le corps du mail, y joindre une copie de la lettre en pièce jointe peut être une bonne idée. Cela vous permettra d’apposer une signature manuscrite sur le courrier avant de le scanner.

Pensez bien à donner une date à votre lettre jointe afin que toutes les informations nécessaires y figurent en cas d’impression. En matière de préavis de démission, la date est toujours cruciale.

4. Envoyez votre courrier électronique au bon destinataire

Cela va mieux en le disant : une fois votre mail rédigé, assurez-vous que votre notification de démission parvienne au bon destinataire. Si vous occupez un poste dans une grosse entreprise, ne prenez aucun risque : adressez votre démission à la fois à votre supérieur hiérarchique immédiat et, en copie, au service des ressources humaines.

5. Assurez-vous de recevoir un accusé de réception

Avant d’envoyer votre notification de démission, paramétrez votre boîte mail afin de recevoir un accusé de réception automatique. On vous conseille aussi de terminer votre courrier électronique en sollicitant un retour direct de la part de votre employeur : « Je vous prie de bien vouloir accuser réception de ce mail ».

À noter : vous devez également réclamer une réponse de l’employeur si vous désirez bénéficier d’une dispense de préavis !

6. Conservez toutes les traces de l’échange

En cas de litige autour de la rupture d’un contrat de travail, mieux vaut disposer d’une preuve. Après l’envoi de votre email de démission, conservez-en précieusement la trace. Faites de même pour l’accusé de réception automatique de votre écrit et pour la réponse de votre employeur.

Vérifiez que vous avez respecté ces points avant d’appuyer sur le bouton « envoyer », et votre départ de l’entreprise devrait très bien se passer !