C’est quoi un rapport d'étonnement et comment le rédiger ?

Premier jour à votre nouveau poste, voilà qu’on vous charge d’une mission spéciale : rédiger un rapport d’étonnement. L’objectif : recueillir vos impressions sur l’entreprise, mais aussi vos idées afin d’améliorer le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs (ou onboarding, pour les intimes). Pas de panique, la tâche est à votre portée. Conseils, modèle... On vous guide pour rédiger un rapport d’étonnement pertinent, qui aidera votre manager à mieux accueillir les prochains arrivants, tout en vous mettant vous-même en valeur !

Rapport d’étonnement : son but, ses avantages, sa forme

Vous n’aviez jamais entendu parler du rapport d’étonnement ? Voici ce qu’il faut savoir avant de vous lancer.

Un outil managérial précieux

Venu du Japon, le rapport d’étonnement est un très bon outil pour améliorer le processus d’accueil des recrues dans l’entreprise. Le regard neuf et encore extérieur du nouvel arrivant permet de mettre en lumière ce que les habitués ne voient plus, et ainsi de dégager des axes d’amélioration. Il est aussi source d’idées nouvelles pour faire bouger les choses. Le rapport d’étonnement est prioritairement destiné à votre N+1. Mais il peut aussi intéresser la direction des ressources humaines, voire la direction de l’entreprise.

Des avantages pour le nouveau venu

En plus de renseigner le manager, le rapport d’étonnement permet de véhiculer des valeurs positives auprès du salarié ou du stagiaire chargé de le rédiger : sa nouvelle entreprise est à l’écoute de ses collaborateurs, et tient compte de leurs suggestions. Si vous devez rédiger un rapport d’étonnement, c’est probablement que vous êtes bien tombé ! Par ailleurs, en tant que mission spéciale, le rapport d’étonnement vous mobilise dès votre arrivée dans l’entreprise. Il vous rend acteur de votre intégration. Il valorise vos compétences et votre point de vue. De quoi booster votre motivation et placer votre prise de poste sous de bons augures.

Quand rédiger un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement se réalise au cours des toutes premières semaines ou des tout premiers mois de travail. Il concerne principalement les nouveaux venus dans l’entreprise, tous types de contrats confondus : un salarié en CDI ou en CDD peut être amené à en rédiger un, mais aussi un apprenti ou un stagiaire. On peut aussi vous demander de produire un rapport d’étonnement à l’occasion d’un changement de poste dans l’entreprise, que vous intégriez un nouveau service ou que vous gravissiez un échelon hiérarchique.

Quelle forme pour un rapport d’étonnement ?

Tout dépend du choix de votre hiérarchie. La structure du rapport d’étonnement peut être libre. Le document peut aussi prendre la forme d’un questionnaire, sur papier ou en ligne. Parfois, le rapport d’étonnement fait également l’objet d’un entretien oral avec le manager.

Quatre conseils pour rédiger un rapport d’étonnement

Avant de vous guider pas à pas, voici quatre conseils globaux pour rédiger un rapport d’étonnement impeccable.

1. Prendre des notes au fil des jours

Ce qui fait la valeur d’un rapport d’étonnement, c’est la fraîcheur du regard, des impressions et des observations : pour éviter tout effet d’habituation (et aussi pour ne rien oublier !), évitez de tout rédiger au dernier moment. Prenez plutôt des notes tout au long de votre période d’intégration dans l’entreprise. Un onboarding apporte des nouveautés et questionnements tous les jours : en prenant cinq minutes chaque soir pour les coucher sur le papier, vous aurez toute la matière nécessaire pour rédiger un rapport d’étonnement de qualité.

2. Rédiger un rapport constructif

Un rapport d’étonnement n’est ni un éloge ni un jugement : c’est un outil d’évaluation et d’amélioration. Vos observations doivent donc être transparentes (ne vous censurez pas !) mais aussi constructives : si vous critiquez quelque chose, c’est avec l’objectif de proposer des idées pour l’améliorer. Pensez aussi à contrebalancer les points négatifs en soulignant les bonnes surprises de votre prise de poste. Enfin, évitez de nommer vos collègues de travail ou votre manager dans votre rapport d’étonnement, surtout s’ils ne sont pas parfaits. Bref, soyez sincère, mais diplomate !

3. Rédiger un rapport à la première personne

Par définition, le rapport d’étonnement est un document subjectif. Ce sont vos impressions et idées personnelles qui intéressent le manager. Vous pouvez donc tout à fait rédiger votre rapport à la première personne.

4. Soigner sa langue française

Cela peut sembler évident, mais combien de documents professionnels comportent des coquilles ! Mettez votre propos en valeur (et vous-même par la même occasion) : ne remettez pas votre rapport d’étonnement à votre manager sans l’avoir soigneusement relu. Pour éliminer toute faute d’orthographe, n’hésitez pas à solliciter l’aide de vos nouveaux collègues de travail.

Rapport d’étonnement : notre modèle de structure

Votre entreprise vous demande de rédiger un rapport d’étonnement, mais vous laisse carte blanche quant à la forme ? Suivez le guide : adoptez le modèle suivant pour structurer votre document facilement.

Comment concevoir l’en-tête d’un rapport d’étonnement

Avant de rédiger le rapport d’étonnement proprement dit, il vous faut prévoir un en-tête. Les informations à y indiquer sont :

• vos nom et prénom
• votre date d’entrée dans l’entreprise (ou celle de votre prise de poste s’il s’agit d’un changement de poste)
• l’intitulé de votre poste (l’onboarding d’un employé administratif peut différer sensiblement de l’intégration d’un salarié au profil plus manuel)
• le type de contrat (CDI, CDD, contrat d’alternance, stage, etc.)

Comment rédiger un rapport d’étonnement thème par thème

Prêt à rédiger le corps du document, vous ne savez pas par où commencer ? Certains thèmes sont incontournables dans un rapport d’étonnement. Ce modèle de trame vous indique les points à aborder absolument :

1. Votre recrutement

L’offre d’emploi était-elle claire ? Comment se sont passés vos premiers contacts avec l’entreprise ? Et votre entretien d’embauche ? L’entreprise vous a-t-elle rappelé rapidement pour vous proposer le poste ?

2. Votre intégration dans l’entreprise (onboarding)

Comment votre manager vous a-t-il accueilli ? Et votre nouvelle équipe ? Avez-vous des observations sur l’ambiance dans l’entreprise ? Des éléments précis ont-ils facilité le processus d’intégration (réunions de collaborateurs, espaces de détente communs, culture d’entreprise favorable, etc.) ?

3. Vos missions

Avez-vous compris rapidement en quoi consistaient vos tâches ? Et quels étaient vos liens hiérarchiques et fonctionnels avec les autres salariés ? Avez-vous pu poser des questions facilement ? La communication a-t-elle été bonne ?

4. Votre poste de travail

Disposez-vous de tout le matériel nécessaire pour faire votre travail au mieux ? Quelles sont vos observations sur l’organisation et le confort de votre poste de travail, sur les outils mis à votre disposition ?

Ce modèle de rapport n’est pas universel ! En fonction du poste et de l’entreprise, d’autres sections peuvent s’avérer pertinentes. Exemple : on vous signale des évolutions mises en place à la suite d’un précédent rapport d’étonnement ? Vous pouvez évaluer celles-ci dans une partie séparée. Vous venez d’entrer dans une grande entreprise, les locaux sont immenses, l’organigramme complexe, les informations multiples ? Vous pouvez consacrer une section spéciale à la signalisation et à la communication. Si l’entreprise ne vous impose rien, sentez-vous libre de personnaliser le document.

Dans tous les cas, pour chaque section/thème, votre rapport d’étonnement doit permettre au lecteur de savoir :

• Ce qui était conforme à vos attentes
• Ce qui, au contraire, vous a étonné (positivement ou négativement)
• Ce qui fonctionne : les points forts
• Ce qui fonctionne moins bien : les axes d’amélioration
• Quelles sont vos idées d’amélioration pour les points perfectibles

Comment bien présenter un rapport d’étonnement ?

Un rapport d’étonnement doit rester synthétique : même si vous avez des tas de choses à dire, ne dépassez pas deux ou trois pages. Donnez un titre à chaque section et abusez des sauts de ligne : un rapport d’étonnement aéré est toujours plus agréable à lire. Les transitions ne sont pas votre fort ? Vous n’avez pas eu de travail à rédiger depuis le bac ? Facilitez-vous la vie et gagnez en clarté en intégrant des tableaux dans votre rapport d’étonnement.

Voici un modèle de tableau avec la section dédiée au poste de travail :

À vous de jouer !