Du bon usage de l'email de relance

Vous attendez une réponse urgente à votre mail depuis… trop longtemps. De quoi vous agacer et vous donner envie d’envoyer un message peu aimable à votre interlocuteur pour vous rappeler à son bon souvenir. Ce n’est évidemment pas la bonne solution ! Découvrez comment réussir vos mails de relance à tous les coups afin qu’on ne vous oublie pas et obtenir rapidement ce dont vous avez besoin.

Ne jamais perdre de vue le but d’un mail de relance

Vous attendez une confirmation pour la tenue d’une réunion ou le rendu d’un collègue pour avancer dans votre travail mais toujours pas de réponse… Or la deadline se rapproche dangereusement, votre niveau de stress est au plus haut et vous avez la sensation désagréable qu’on vous a oublié ? C’est sans doute l’heure d’écrire un mail de relance, le genre de message qu’on a tous déjà envoyé ou reçu au moins une fois au cours de sa vie professionnelle.

Mais votre énervement pourrait ici être un bien mauvais conseiller ! Gare aux mails incendiaires et autres formules passives-agressives qui pourraient entraîner une crise diplomatique dans l’open space. D’autant que ce type de relance risque de ne pas régler votre problème…

C’est la raison pour laquelle un bon mail de relance doit toujours être amical et poli. C’est la règle numéro 1 à retenir : vous devez toujours rester professionnel, peu importe votre niveau d’agacement et à quel point celui-ci est légitime ou non. Car votre but en envoyant une relance n’est pas de témoigner de votre colère ou de pointer du doigt la faute de votre interlocuteur mais bel et bien d’obtenir une action de sa part. Rappelez-vous qu’un mail peut vite se perdre parmi des dizaines d’autres correspondances. D’ailleurs, cela vous est peut-être déjà arrivé d’oublier de répondre rapidement à quelqu’un qui tentait de vous contacter.

Ce type de mail doit donc avant tout être incitatif et orienté vers une solution. Sans être impoli, soyez direct en mettant votre problème au premier plan pour encourager l’autre personne à vous répondre le plus rapidement possible.

Les 5 éléments clés du bon mail de relance

Un objet informatif

Faites en sorte que le destinataire comprenne tout de suite de quoi il est question dans votre mail avant même de l’ouvrir ! Ecrivez un objet clair en y insérant les informations les plus importantes pour mettre en avant le cœur du problème. Si l’objet doit être direct, restez néanmoins courtois et professionnel et abstenez-vous d’y insérer plusieurs points d’exclamation ou des mots en majuscules.

Une salutation courtoise

L’urgence de votre demande ne doit pas vous faire oublier la politesse la plus élémentaire. Commencez votre mail par une salutation professionnelle comme vous pourriez le faire pour n’importe quelle autre correspondance. « Bonjour », « Hello » ou toute autre formule simple de votre choix. Vous pouvez aussi commencer votre mail par le prénom de votre interlocuteur et entrer directement dans le vif du sujet.

Une présentation de la situation

Vous pouvez maintenant expliquer de façon succincte pourquoi vous vous fendez d’un message. N’écrivez pas plus d’un ou deux paragraphes afin de ne pas diluer votre mail dans d’interminables explications et décrivez simplement les raisons de votre relance en veillant à toujours rester positif. Vous n’êtes pas là pour vous faire culpabiliser un collègue ou susciter de la compassion mais pour rappeler pourquoi vous attendez une action de sa part.

Une solution concrète

Maintenant que vous avez calmement expliqué la situation, donnez les clefs à votre destinataire pour venir à bout du problème. En d’autres termes, proposez-lui une solution. En fonction de la situation, vous pouvez d’ailleurs lui proposer plusieurs modes d’actions. En général, les solutions sont toutes très simples mais le but ici est qu’il s’acquitte très rapidement de sa tâche sans qu’il ait besoin de réfléchir de longues minutes pour comprendre ce que vous demandez réellement. En proposant une solution claire, vous évitez tout risque de confusion et vous augmentez vos chances de recevoir la réponse que vous attendez.

Un au revoir qui appelle à l’action

Il ne vous reste plus qu’à terminer correctement votre mail de relance en saluant respectueusement votre destinataire. Avant cela, vous pouvez écrire une dernière ligne pour exprimer votre gratitude envers votre interlocuteur, censé accomplir la tâche demandée, tout en lui rappelant que vous comptez sur lui pour agir. Par exemple « merci par avance », « dans l’attente de votre réponse » ou encore « merci beaucoup pour votre réponse rapide ».

Enfin, souhaitez-lui une bonne journée ou un bon week-end et signez votre mail comme d’habitude, par exemple de votre nom et prénom.

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