Loi de Parkinson : comment réussir à bien gérer son temps ?

La durée de réalisation d’une tâche s’étale de manière à occuper tout le temps qui lui est consacré : c’est le principe énoncé dans la loi de Parkinson. Selon cet historien britannique, plus vous vous donnez de temps pour accomplir quelque chose, et plus vous risquez de le dilapider. Le résultat ? Une baisse de la productivité, une accumulation des tâches et un sentiment d’inefficacité, constatés par de nombreuses entreprises. Cette règle n’est cependant pas une fatalité : avec quelques outils efficaces, il est possible de bien gérer son temps pour décupler sa capacité de travail. Comment la loi de Parkinson entache-t-elle votre efficacité au travail ? Quelles méthodes adopter pour déjouer ce piège et devenir plus productif ?

Qu’est-ce que la loi de Parkinson ?

Loi de Parkinson : le principe clé

La loi de Parkinson a été formulée en 1955 par l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson, dans un article publié dans la revue The Economist. Elle stipule que plus on dispose de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche aura tendance à occuper cette durée. De manière plus imagée, le travail est comparable à un gaz : il s’étend pour occuper tout l’espace qu’on lui accorde. Parkinson a observé ce phénomène dans le contexte de l’administration publique britannique des années 1950. Dans son article, il note que le nombre d’employés dans une organisation tend à augmenter indépendamment de la quantité de travail à effectuer. Le chercheur explique cela par deux tendances :

• Chaque responsable souhaite multiplier ses subordonnés plutôt que ses rivaux
• Chaque employé crée du travail pour les autres

Ainsi, même si l’activité réelle d’un service diminue, le personnel et les processus administratifs continuent de croître, remplissant l’espace libre. La loi de Parkinson doit être considérée comme un principe empirique plus que comme une science exacte. Elle met en lumière une tendance humaine universelle, observable autant chez les employés en entreprise que chez les étudiants ou les particuliers.

Comment la loi de Parkinson nuit-elle à votre productivité ?

Selon la loi de Parkinson, si vous prévoyez une semaine complète pour rédiger un rapport, il est probable que sa réalisation vous occupe du lundi au vendredi, quitte à dédier vos journées à des relectures ou à des détails superflus. À l’inverse, si vous ne disposez que de deux jours pour son écriture, vous le terminerez dans le temps imparti. Un phénomène répandu tire donc son origine de la loi de Parkinson : la procrastination, qui consiste à remettre à plus tard les tâches à effectuer.

On observe ce principe aussi bien dans la vie quotidienne qu’au sein des entreprises : un projet sans échéance verrait ainsi sa durée de réalisation augmenter de 15 à 20 %. De même, une réunion de 2 heures occupe tout le temps disponible avec des discussions peu productives. Les adeptes des méthodes agiles comme Scrum consacrent quant à eux seulement 15 minutes à leur point quotidien, en se tenant debout pour stimuler la concentration. Quelles méthodes adopter pour y faire face ?

4 méthodes pour surmonter la loi de Parkinson

1. Créer des limites de temps pour chaque tâche

La première stratégie consiste à déterminer des délais clairs et réalistes pour chaque travail entrepris, en fixant une échéance précise pour chaque tâche, ou un créneau dédié à chaque mission. Cette limite temporelle agit comme un garde-fou pour limiter le temps passé sur chaque réalisation. Les délais auto-imposés permettraient également de lutter contre la procrastination, surtout s’ils sont fractionnés. Des étudiants à qui l’on impose des échéances hebdomadaires obtiennent ainsi de meilleurs résultats que ceux qui disposent d’une unique échéance lointaine, selon Psychological Science.

2. Fractionner le travail

Une tâche volumineuse ou un projet ambitieux a tendance à occuper l’esprit et à paraître interminable, ce qui constitue un terrain fertile pour la procrastination. Fractionner le travail en plus petites tâches permet de le découper en étapes atteignables, disposant chacune d’une échéance rapprochée. Chaque sous-objectif vous semble ainsi plus accessible et réalisable sur une courte durée, ce qui vous motive à l’atteindre sans le repousser indéfiniment. Cette méthode permet également de suivre précisément l’avancée d’un projet réalisé en équipe, mais aussi de bénéficier d’un sentiment de progression continue qui décuple la motivation.

3. Prioriser les tâches

Toutes les tâches n’ont pas la même importance ni la même urgence. Or, un piège courant est de laisser les activités secondaires occuper énormément de temps, au détriment des priorités absolues. Selon la loi de Pareto, aussi appelée règle du 80/20, 20 % des actions produisent ainsi 80 % des résultats obtenus. Trier les missions en fonction de leur urgence et de leur importance est crucial pour déterminer par quoi commencer et rester focalisé sur l’essentiel : c’est une méthode clé pour utiliser ses ressources à bon escient.

4. Adopter une nouvelle relation au temps

Surmonter la loi de Parkinson implique aussi et surtout un changement d'approche vis-à-vis de votre gestion du temps. Plutôt de considérer ce dernier comme une contrainte subie, il s’agit de le percevoir comme une denrée précieuse, à mobiliser activement pour un faire un allié plutôt qu’un ennemi. En pratique, adopter une nouvelle relation au temps suppose la mise en place d’habitudes et d’un environnement de travail qui le protègent et le valorisent :

• établissez des plages de travail ininterrompu : instaurez toutes les mesures nécessaires pour lutter contre les distractions (téléphone en mode avion, casque antibruit, bureau isolé et calme)
• dites non aux tâches non essentielles : si une demande ne correspond pas à vos objectifs ou à vos responsabilités principales, autorisez-vous à la décliner ou à la remettre à plus tard
• luttez contre le perfectionnisme excessif : définir un délai maximal pour la réalisation d’une tâche vous fait gagner un temps précieux et fixe des standards de qualité réalistes
• soyez réaliste quant à votre charge de travail : établir une liste de tâches trop ambitieuse ne vous aidera pas à avancer plus vite, bien au contraire
• instaurez une démarche d’amélioration continue : réaliser un bilan de fin de journée ou de fin de semaine vous permet d’analyser le temps passé sur chaque tâche, afin de mieux évaluer votre productivité et de parfaire votre organisation sur le long terme

Les outils clés pour optimiser son temps

Le tableau Kanban

Le tableau Kanban est un outil visuel d’origine japonaise, très populaire en gestion de projet agile. Il permet de suivre l’avancement des tâches d’un seul coup d’œil. Il se présente comme un tableau divisé en colonnes représentant les étapes d’un flux de travail (“À faire”, “En cours”, “Terminé”). Chaque tâche ou projet est matérialisé par une fiche (un post-it ou une carte si on utilise un outil numérique) que l’on déplace de colonne en colonne au fur et à mesure de la progression. Le tableau Kanban aide à visualiser l’ensemble des missions en un clin d'œil, ainsi que leur degré d’avancement. Il pousse à prioriser les tâches et n’autorise aucun oubli ni aucune dispersion. Cet outil facilite le management, en apportant de la transparence à tous les membres d’une équipe. Il évite également la stagnation : une carte bloquée est vite identifiée. Il faut donc lui accorder de l’attention, ou au contraire revoir son niveau de priorité.

Le Time Blocking et le Time Boxing

Les méthodes du Time Blocking et du Time Boxing vous proposent de fragmenter le temps disponible chaque jour en plages de travail définies, consacrées à des tâches précises. Votre emploi du temps comporte ainsi vos réunions, mais également des temps dédiés à la réalisation de chacune de vos missions.

En outre, selon la loi de Carlson, un travail réalisé en continu nécessite moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois : rédiger votre présentation d’une traite sera bien plus productif !

La matrice d’Eisenhower

La vocation de la matrice d’Eisenhower ? Prioriser les tâches. Élaborée par le général et président américain Dwight Eisenhower, elle permet de distinguer l’urgent de l’important et d’organiser sa journée en conséquence. Elle se présente sous la forme d’un tableau à quatre cases :

• le premier quadrant regroupe les missions importantes et urgentes, c’est-à-dire les tâches critiques et à réaliser immédiatement
• le deuxième quadrant indique ce qui est important, mais pas urgent, comme les objectifs de fond, qui n’ont pas une date butoir proche
• le troisième quadrant est consacré au travail urgent, mais pas important, tel que de petites tâches qui réclament une attention rapide et qui n’ont pas une grande valeur ajoutée
• le quatrième quadrant précise quelle partie du travail n’est ni urgente ni importante

Pour organiser efficacement son temps de travail, il convient de se concentrer sur le premier et le deuxième quadrant, en focalisant son attention sur les tâches urgentes et importantes. Les missions inscrites dans le troisième quadrant pourront être déléguées. Enfin, celles qui figurent dans le quatrième quadrant devront être réduites ou supprimées du temps de travail, afin de réduire toutes les distractions.

La technique Pomodoro

Très populaire, la technique Pomodoro peut aussi vous aider à réaliser des projets de toute sorte. Développée à la fin des années 1980 par Francesco Cirillo, son nom a une origine étonnante : il provient du minuteur de cuisine en forme de tomate que son inventeur utilisait pendant ses études. Le principe est simple : il s’agit de découper son temps de travail en intervalles courts et structurés pour optimiser sa concentration. On alterne ainsi des périodes de travail intense de 25 minutes et des courtes pauses de 5 minutes. Après quatre sessions de 25 minutes, on s’accorde une pause plus longue, de 15 à 20 minutes, avant de reprendre un nouveau cycle.

La technique Pomodoro fait en réalité appel à deux lois du temps :

• elle permet de définir le nombre de cycles qui seront consacrés à la réalisation d’une tâche, en lui conférant un délai précis pour surmonter les effets de la loi de Parkinson
• elle se conforme à la loi de Carlson, qui préconise de réaliser une mission en continu au lieu de la diviser en plusieurs étapes de réalisation dispersées

Pomodoro, Kanban, Time Blocking, matrice d’Eisenhower : lutter contre les effets pervers de la loi de Parkinson, c’est possible avec quelques méthodes simples ! Que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle, leur mise en pratique vous permet d’organiser efficacement votre temps, pour en faire une ressource précieuse à ne plus gaspiller.