Voici la meilleure façon de finir un mail professionnel en anglais

La version américaine du Huffington Post a consacré un article à la meilleure manière de conclure - to sign-off - un courrier professionnel. Si vous hésitez toujours entre "regards", "sincerely" ou encore "best", voici des conseils issus en partie de l'ouvrage co-écrit par William Schwalbe Send: Why People Email So Badly And How To Do It Better, que vous pouvez traduire par Envoi : pourquoi les gens écrivent si mal leur email et comment y remédier.

Comment bien débuter votre mail ?

Avant de vous soucier de la façon de conclure, encore faut-il bien démarrer ! "Dear" reste la formule d'ouverture universelle, mais son usage varie selon votre destinataire. "Dear [Prénom]," convient à une personne que vous connaissez déjà ou à un échange informel. Pour un premier contact ou un destinataire que vous vouvoieriez en français, préférez "Dear Mr./Ms. ,". Si vous ignorez totalement à qui vous vous adressez, mieux vaut aujourd'hui viser un service ou une équipe plutôt qu'une personne anonyme : "Dear Recruitment Team," ou "Dear Customer Service Team," sonnent plus modernes que le très formel (et un peu daté) "To Whom It May Concern,".

"Best" est généralement le meilleur

C'est le mot passe-partout qui permet de couvrir à peu près toutes les situations et donc tous les mails professionnels. "Best" ou "best wishes" ont l'avantage d'être les plus neutres possibles, à la limite du trop fade, mais au moins vous ne commettrez pas d'impaires. "Best" colle parfaitement à une personne que vous connaissez peu ou pas. Si vous souhaitez mettre un peu plus de chaleur dans votre formulation, vous pouvez ajouter "best regards" ou "all the best", traduisible par "meilleures salutations" ou "tout le meilleur".

"Sincerely" pour les formalités

Cette formulation est à employer avec des pincettes. William Schwalbe la perçoit comme une marque de mise à distance : "Si j'ai signé 'best' durant les autres échanges et que tout d'un coup je vous écris 'sincerely' c'est une façon de vous dire que vous m'avez agacé, que je veux marquer une certaine distance et que nous ne sommes pas vraiment proches".

Mais "sincerely" peut parfaitement convenir pour répondre à des offres d'emploi, terminer des lettres de motivation et tout autre courrier administratif.

"Thanks" and "thanks in advance" : présumés coupables !

Selon une étude de l'application Boomerang pour Gmail, les personnes qui finissent leurs emails par "thank you" obtiennent plus de réponses que ceux les terminant par "cheers", "regards" ou "best". Attention, toutefois, au retour de bâton. Si vous finissez votre mail par "thanks" mais que le but de votre courrier est de demander un service vous allez braquer votre interlocuteur. C'est une formule passive-agressive particulièrement désagréable à recevoir. A ne JAMAIS utiliser pour imposer quelque chose que vous souhaitez obtenir, sauf à aimer passer pour un rustre.

"Warmly" and "cheers" : attention danger

"Cheers" ou "warmly" sont des mots amicaux mais que vous réserverez à vos collègues les plus proches. Ce sont des formules bien trop informelles le reste du temps. Il est toujours gênant de voir une personne se penser plus proche de vous que vous d'elle...

"As ever" et ses nombreuses significations

C'est une bonne façon d'éviter le trop classique "best". "As ever" s'accorde parfaitement avec des destinataires avec qui vous avez déjà échangé. Il s'adapte aussi aux mails personnels et professionnels. Et il a quelque chose de rassurant. "As ever" se traduit par "comme toujours". Il veut bien dire ce qu'il veut dire : entre nous les choses sont toujours les mêmes. C'est d'ailleurs valable si vos relations restent tendues avec une personne...

Les formules à connaître avant de signer

En anglais, le dernier mot d'un mail ("best", "sincerely", "thanks"...) porte un nom : le "sign-off". Mais juste avant d'y arriver, certaines expressions reviennent si souvent dans les mails professionnels anglophones qu'elles méritent d'être connues par cœur. "Thank you for your email" ("merci pour votre message") pour ouvrir une réponse. "Please find attached..." ("veuillez trouver ci-joint...") pour annoncer une pièce jointe. "I look forward to hearing from you" ("dans l'attente de votre retour") en toute dernière phrase, une formule qui s'accorde très bien avec "best" ou "sincerely" juste après. Et si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté pour obtenir une réponse, misez sur "Thank you in advance" plutôt qu'un simple "thanks" : selon l'étude déjà citée plus haut, c'est la formule qui obtient le meilleur taux de réponse, à 65,7 %, contre seulement 51,2 % pour "best".

Vous l'aurez compris, la manière dont on conclut un email dépend de la situation : est-ce une personne que vous contactez pour la première fois, une connaissance occasionnelle ou un collègue à qui vous demandez un service ? Quelle que soit la formule retenue, la seule règle qui vaille est de terminer son mail avec un des mots précités : c'est une règle de courtoisie et de respect envers votre interlocuteur.

"All my best wishes to you with your choice !"