Managers : comment être plus efficace au travail grâce à la loi de Pareto

L'essentiel et l'accessoire

Pareto a développé sa théorie en étudiant les inégalités en Angleterre, Russie, France, Suisse, Italie et Prusse. Il a découvert que pour chacun de ces pays 80 % des richesses étaient détenues par 20 % de la population mondiale. On était alors en 1896...

Ce n'est que dans les années 50 que l'ingénieur Joseph Juran, utilise le principe de Pareto un comme "outil d’analyse universel". Selon lui, il est possible de séparer n'importe quoi entre  l’essentiel et l’accessoire. "Le principe de Pareto est une méthode générale permettant de séparer un quelconque agrégat en deux parties : les problèmes vitaux et les problèmes plus secondaires — dans tous les cas, l’application du principe de Pareto permet d’identifier les propriétés des problèmes stratégiques et de les séparer". Concrètement, on peut dire que :

• 80 % des résultats obtenus (négatifs comme positifs) proviennent de 20 % de notre travail ?
• 80 % du chiffre d'affaires provient de 20 % des produits ou services proposés ?
• 20 % des clients représentent 80 % du Chiffre d’Affaires
• 80 % du temps de travail correspond à 20 % de travailleur mission de dirigeant ?
• 20 % du personnel est touché par 80 % des accidents du travail
• 20 % des habits sont utilisés 80 % du temps...

Déléguer les tâches accessoires

Pour les cadres, la loi de Pareto correspond à la part consacré au management, soit 20 % de leur temps. Mais ce qu'il faut retenir de la loi de Pareto, c'est essentiellement le principe de la distribution pour apprendre à mieux trier les tâches et à les accomplir selon leur degré d'importance ou d'urgence. Chacun a déjà pu éprouver le sentiment de perdre du temps à réaliser des tâches quotidiennement.

Assez simplement, le principe de Pareto consiste alors à se concentrer sur les 20 % des tâches qui sont les plus efficaces dans son travail. Dans une journée type de travail, cette loi veut qu'il faudrait commencer ses journées par les missions qui sont les plus positives et à repousser en fin de journée les moins efficaces.

Pour aller encore plus loin, les cadres pourront aller jusqu'à réaliser un diagramme de Pareto, un graphique permettant de visualiser les missions les plus chronophages des autres. Selon leur importance, les managers pourront revoir leur emploi du temps, déléguer certaines missions à leurs collaborateurs ou même à externaliser certaines actions. A titre individuel, posez-vous cette question : si vous ne deviez travailler que 2 heures par jour, quelle tâche serait véritablement essentielle ?

Et si on changeait ses habitudes ?

Pour de nombreux salariés, la vie en entreprise commence bien souvent par la lecture et la réponse aux mails. La matinée va se poursuivre ensuite par une première pause café, une réunion d'équipe, des appels à des clients puis la reprise d'un dossier de fond. On peut sans trop se tromper estimer qu'une telle matinée aurait pu être plus efficace en en inversant l'ordre ou en modifiant le temps passé pour chaque activité. La réunion serait probablement écourtée, le temps pris à répondre aux mails repoussé après midi, avant la pause-déjeuner - quand on commence à être moins efficace - et le temps passé à travailler les dossiers de fond pris dès le matin.

Evidemment, tout le monde ne travaille pas de la même manière. Quant à la loi de Pareto, si on peut douter que la "règle des 80/20" soit toujours pertinente, elle est plutôt bien vu. D'ailleurs ce sont les cadres qui le disent, selon eux : seulement 25 % des réunions seraient vraiment efficaces.