Comment améliorer ses écrits professionnels ?

Quand on commence à travailler, écrire fait vite partie du quotidien. On doit souvent envoyer des mails, faire des présentations ou écrire des comptes rendus. Mais qu’est-ce qu’un écrit professionnel exactement ? Comment éviter les erreurs qui peuvent faire perdre du temps ou donner une mauvaise impression ? Et surtout, comment s’améliorer ? On vous dit tout !

Qu’est-ce qu’un écrit professionnel ?

Un écrit professionnel représente en fait document rédigé dans le cadre du travail. Le monde professionnel étant très varié, ces écrits peuvent prendre de nombreuses formes. En voici quelques exemples :

• Pour un candidat, il peut s’agir d’un CV, d’une lettre de motivation ou de messages publiés sur un réseau social professionnel.
• Dans une entreprise, on trouve des courriers administratifs, des e-mails, des comptes rendus de réunion, des synthèses, des présentations, des newsletters internes, sans oublier les échanges via des outils de messagerie professionnelle, voire même des SMS.
• À destination des clients ou partenaires, ce sont souvent des courriers postaux, des plaquettes commerciales, des newsletters externes, des e-mails de prospection ou des communiqués de presse.
• Pour le grand public, un écrit professionnel peut prendre la forme d’articles de blog, de pages web, d’affiches, de prospectus ou d’autres documents officiels, institutionnels ou légaux.
• Enfin, dans le monde scientifique ou universitaire, on parle de mémoires, thèses ou articles de recherche.

Tous ces écrits ont en commun d’être liés au travail. Ils servent à présenter clairement une activité, à valoriser des compétences ou à transmettre des informations importantes.

Pourquoi les entreprises accordent-elles de plus en plus d’importance aux écrits professionnels ?

Avec l’importance grandissante des réseaux sociaux, une simple erreur dans un message d’entreprise peut rapidement être repérée et critiquée par le public. Cela peut entacher la réputation de la marque et nuire à sa crédibilité.

C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises investissent dans la formation de leurs équipes afin d’améliorer la qualité de leurs écrits. Qu’il s’agisse d’e-mails, de rapports ou de communications externes, bien écrire est devenu essentiel.

Pour les salariés, ne pas maîtriser parfaitement la rédaction peut être une source d’inquiétude et de perte de confiance, ce qui complique leur travail au quotidien. Heureusement, il est toujours possible de progresser dans ce domaine, même après plusieurs années d’activité. Des formations adaptées et des outils pratiques permettent à chacun d’améliorer ses écrits professionnels et de gagner en assurance.

Quelles bonnes pratiques adopter pour un écrit professionnel réussi ?

Plusieurs points sont indispensables pour qu’un écrit professionnel soit vraiment réussi.

À qui je m’adresse ?

Avant d’écrire, prenez le temps de savoir à qui vous vous adressez. Est-ce un collègue, un client, un partenaire ? Vous connaissez-vous bien ou est-ce un contact plus formel ? Selon la réponse, votre façon d’écrire ne sera pas la même. Dans un e-mail, par exemple, il est aussi utile de remettre rapidement le destinataire dans le contexte. Vous pouvez commencer par « Comme convenu » ou « Suite à notre échange » pour que le message soit clair dès le début.

Mettre ses idées dans l’ordre

Pour que votre message soit clair, il faut bien organiser vos idées. Les phrases trop longues ou qui se répètent rendent la lecture plus difficile. Chaque paragraphe doit porter une idée simple et facile à comprendre.

Il vaut mieux aller à l’essentiel, sans ajouter de détails inutiles qui risquent de perdre le lecteur. Prendre quelques minutes pour faire un plan avant de commencer à écrire vous fera gagner du temps et évitera de vous perdre en cours de route.

Utiliser un langage simple et clair

Pas besoin de sortir le dictionnaire pour écrire professionnellement. Il faut juste que ce soit facile à lire et à comprendre. On évite le jargon compliqué et on choisit des mots courants. Et surtout, on fait attention à l’orthographe et à la ponctuation : ça compte beaucoup, ça donne confiance à celui qui lit.

Soigner la présentation

Quand un texte est bien présenté, il donne tout de suite envie d’être lu. Des paragraphes aérés, et quelques mots en gras ou en italique pour faire ressortir l’essentiel rendent la lecture plus facile. Une mise en page soignée fait toujours plus professionnel et montre qu’on a pris le temps de soigner son travail.

Relire avant d’envoyer

Enfin, prenez le temps de vous relire, voire de faire relire votre texte par quelqu’un d’autre. Ça évite les fautes d’inattention et ça permet de repérer des phrases qui ne sonnent pas bien.

Quelles erreurs éviter dans vos écrits professionnels ?

L’orthographe reste encore un sujet sensible pour beaucoup ! Lorsque vous rédigez un écrit professionnel, il est important d’éviter certaines erreurs.

Les erreurs d’orthographe fréquentes

Confondre « a » et « à », ou écrire « apparemment » avec un « a » au lieu d’un « e », sont des erreurs classiques, souvent dues à un manque d’attention ou à des habitudes anciennes. Ces fautes sont facilement remarquées, car elles ne relèvent pas de règles compliquées : on connaît généralement la bonne orthographe... ou pas.

Attention aux homophones

Certains mots se prononcent de la même manière mais ne s’écrivent pas pareil. Par exemple, le mot sang, utilisé en médecine, n’a rien à voir avec sans, qui exprime une privation ou un manque. Ces confusions sont sources d’erreurs fréquentes et peuvent nuire à la compréhension.

Les pièges de la conjugaison

Les erreurs liées aux formes verbales sont très courantes. Par exemple, on confond souvent « ils ont prit » au lieu de « ils ont pris », ou « elle c’est trompé » au lieu de « elle s’est trompée ». Ces confusions viennent souvent des homophones entre infinitif, participe passé et formes conjuguées.

Les fautes de grammaire

La grammaire définit les règles selon lesquelles les mots s’accordent et se combinent pour donner du sens aux phrases. Les erreurs fréquentes concernent notamment :

• l’accord des adjectifs, comme dans « une robe bleu » au lieu de « bleue »
• l’accord des participes passés, par exemple « la lettre qu’il a écris » au lieu de « écrite »
• la confusion entre homophones grammaticaux, tels que « on est aller » au lieu de « on est allé », ou « sa va bien » au lieu de « ça va bien »

Des oublis ou erreurs au niveau de la ponctuation et des apostrophes

Les oublis ou erreurs liés à la ponctuation et aux apostrophes sont fréquents et peuvent modifier le sens d’une phrase ou rendre un texte difficile à lire. Une mauvaise utilisation des virgules, des points, des points-virgules ou des apostrophes peut entraîner des confusions ou des ambiguïtés dans le message.

Les erreurs de syntaxe

La syntaxe concerne l’ordre des mots dans la phrase. On rencontre fréquemment des erreurs issues de la langue parlée, comme par exemple :

• « il faut que tu regardes ça » au lieu de « il faut que tu regardes cela » ;
• « je sais pas ce que tu veux » au lieu de « je ne sais pas ce que tu veux » ;
• « il a dit que c’est lui qui fait » au lieu de « il a dit que c’est lui qui le fait » ;
• « est-ce que tu viens ce soir ? » au lieu de « viens-tu ce soir ? ».

Les fautes typographiques

Ces erreurs touchent à la présentation du texte, telles que :

• ne pas mettre de majuscule au début d’une phrase ou pour des noms propres comme « Paris »
• insérer un espace avant un point-virgule ou un point d’interrogation
• ajouter plusieurs espaces consécutifs entre les mots

Bien que souvent considérées comme mineures, ces fautes donnent une impression d’imprécision ou de manque de soin.

Ces diverses erreurs, qu’elles concernent l’orthographe, la grammaire, la conjugaison, la syntaxe ou la typographie, affectent principalement la forme de vos écrits. En revanche, le contenu reste généralement clair pour vos interlocuteurs : collègues, clients, partenaires ou direction.

Comment progresser dans ses écrits professionnels ?

Voici quelques conseils pour progresser et rendre vos écrits professionnels plus efficaces.

1.Apprenez le vocabulaire de votre métier

Chaque métier a ses mots et expressions propres. Par exemple, si vous travaillez en logistique, vous entendrez souvent parler de « livraison », « stockage » ou « gestion des stocks ». Dans la finance, ce sera plutôt « bilan », « dividende » ou « marché ». Si certains mots vous posent problème, notez-les, faites-vous des petites fiches, ou trouvez des astuces pour les retenir. C’est un bon moyen de progresser et d’être plus à l’aise dans vos écrits.

2.Pensez aux outils numériques

La plupart des logiciels de messagerie ont un correcteur orthographique. Si le vôtre n’en a pas, pensez à écrire vos mails d’abord dans un traitement de texte, puis copiez-collez-les dans votre messagerie.

3.Lisez un peu, souvent

Pour enrichir votre vocabulaire et améliorer votre orthographe, la lecture est très utile. Pas besoin de vous forcer à lire des livres compliqués ! Vous pouvez lire des articles sur internet, des blogs, des newsletters ou même des romans faciles. Le plus important, c’est de le faire régulièrement.

4.Simplifiez quand vous avez un doute

Si vous ne connaissez pas un mot ou une expression, évitez de l’utiliser à tout prix. Préférez reformuler avec des mots simples et clairs. Par exemple, plutôt que d’écrire « une croissance exponentielle », dites « une forte augmentation ».

5.Formez-vous régulièrement

Pour progresser dans vos écrits professionnels, il est essentiel de continuer à apprendre et à se perfectionner. Cela peut passer par des cours en ligne, des ateliers d’écriture ou des courtes formations en présentiel ou en ligne.