Assistant - Assistante de Formation H/F

Greta Lille Metropole

Le Greta Lille Métropole recherche un(e) assistant(e) de formation.

Missions :
Votre engagement au service de nos clients et usagers s'inscrit dans une démarche globale de développement de nos activités et d'amélioration continue de la qualité de nos prestations.
Vous assurerez le suivi administratif et commercial des actions de formation.

Suivi de l'activité de formation :

* Élaboration des documents nécessaires au recrutement des stagiaires fond publics
- Saisies SOFIA et KAIROS(en collaboration étroite avec le CFP)
- Convocation des stagiaires
- Préparation dossiers Réunion d'Information Collective.

* Élaboration du dossier administratif nécessaire à la mise en place de l'action
- DEA (partie renseignements généraux)
- Fiches d'émargement
- Fiches renseignements formateur en collaboration avec le service gestion
- Dossiers d'accompagnement des stagiaires (livret d'accueil)
- Dossiers de rémunération (constitution du dossier)

* Suivi de l'action de formation aux services communs et/ou sur place dans les établissements)
- Collecte et contrôle des émargements
- État Mensuel Formateurs
- Attestations de présences des stagiaires
- Documents accident du travail
- Enquêtes de satisfaction et bilans pédagogiques renseignés par les intervenants
- Attestation de compétences Suivi des stagiaires à l'issue de la formation
- Saisies dans les logiciels de suivi d'activité internes et externes imposés par nos partenaires et financeurs
- Extraction du SI des éléments de suivi de l'action de formation

Suivi clientèle :

Selon votre affectation, vous êtes amené(e) à assurer une, deux ou trois des fonctions listées ci-dessous :

* Accueil physique ou téléphonique des stagiaires potentiels
- Analyse de la demande
- Renseignements sur l'offre de formation
- Recueil d'information sur le demandeur
- Explicitation de la demande
- Analyse du besoin et des contraintes
- Explication de premier niveau sur le droit à la formation et orientation vers la personne repérée

* Mise en place et suivi de l'action de formation
- Mise en forme des fiches produits (élaboration conjointe CFP/Établissement)
- Établir les devis, conventions à partir des éléments transmis par le CFP (notamment la partie pédagogique comprenant : contenu de formation, emploi du temps, calendrier, durée, niveau et coût)
- Suivi et relance
- Convocation stagiaires
- Collecte et contrôle des pièces obligatoires pour l'inscription du stagiaire à la formation
- Constitution administratrice des dossiers contrats professionnalisations, CIF. (la partie pédagogique sera renseignée par le CFP)
- Suivi du dossier administratif (retour convention, subrogation.
- Inscription sur sessions de formation (en lien avec le CFP, le DDFPT ou le coordinateur)
- Saisies Logiciel de gestion de l'activité
- Interpellation du CFP en cas de difficulté

Fonction commerciale - communication

* Commerciale
- Saisie et mise à jour des fichiers clients
- e-mailing, qualification de fichiers prospects

* Communication
- Référencement auprès des partenaires (C2RP, Sofia.)
- Envoi documentation
- Participation aux salons

Compétences indispensables :

* Compétences techniques
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel e mailing)
- Maîtriser le logiciel SI
- Maîtriser la navigation sur internet et un logiciel de messagerie électronique
- Savoir utiliser un logiciel de présentation de documents
- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales

* Compétences comportementales
- Être capable de travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Savoir gérer les priorités du poste
- Faire preuve de curiosité et suggérer des améliorations
- Avoir le sens du relationnel

Durée du contrat :
Prise de poste dès que possible jusqu'au 31 Août 2026, possibilité de renouvellement
Déplacement régulier à prévoir sur la Métropole Lilloise