Assistant - Assistante Formation H/F

Institut National de Formation et D'appl

Au sein de la Direction Territoriale, vous rejoindrez une équipe soudée pour laquelle vous aurez un rôle transverse. En soutien à la formation, vous serez aussi en contact permanent avec nos stagiaires. Dans le respect des normes Qualiopi votre objectif sera d'assurer le bon fonctionnement administratif pour nos stagiaires en prenant en compte les différentes étapes de leur parcours.

Vos missions

L'accueil
- Accueillir les prospects / stagiaires (physique /téléphoniques) et traiter les demandes
- Mettre à jour les outils de suivi et bases de données concernant les prospects

Contribuer administrativement la phase de recrutement et de sélection du candidat
- Participer aux actions de recrutement en lien avec les interlocuteurs internes et prescripteurs locaux
- Réceptionner, contrôler les dossiers de candidature et assurer les relances des pièces manquantes
- Gérer l'envoi des convocations et courrier aux évènements de recrutement
- Assurer le suivi des inscriptions et les frais de dossiers

Assurer le suivi administratif du stagiaire
- Inscrire les stagiaires sur les plateformes internes et externes (MFME, Kairos, .)
- Editer les listes des stagiaires
- Gérer administrativement les états de présence des stagiaires via Edusign et hors Edusign
- Formaliser et envoyer les courriers/mails aux stagiaires pour les absences, recadrages, avertissements
- Saisir et valider les heures et les assiduités sur les plateformes dédiées (Kairos, MAREMU,
- ATHENA 2, EOS, .)
-Faire les demandes de facturation sur les plateformes Région
- Inscrire les stagiaires sur les plateformes de certification et faire la demande de plis (CERES, CERTIDEV, ODESSA, .) et envoyer les convocations de certification
- Suivre les décisions / commissions (ECTS-DREETS-Odessa+, Education Nationale)
- Envoyer les PV de certification au certificateur concerné et les déposer dans le DSN
- Participer aux conseils/commissions/bilans/CTP/COPIL
- Collecter les informations liées à l'enquête DREES en collaboration avec le CSP
- Envoyer les livrets de formation, les bulletins de notes, des écrits (Education nationale, DREETS, membres du jury, .)

Contrôler le suivi du chiffre d'affaires
- Contrôler les actions de formation à l'aide de l'export des heures hebdomadaires et transmettre à la Direction.

Assurer la logistique du site
- Contribuer à la logistique de l'action de formation
- Préparer & organiser matériellement les sessions de validation

Localisation : Fontenay-sous-Bois
Télétravail occasionnel
Tickets restaurant
Remboursement transports à 50%
Accès au CSE

À l'INFA, chaque candidature est accueillie avec attention, dans le respect de la diversité et de l'égalité des chances. Nos offres sont ouvertes à toutes et tous.
Fondation INFA, la Formation, l'Emploi, la Vie !

Profil recherché
Formation
Bac +2 / Bac +3 dans le domaine de la formation, de l'assistanat ou des ressources humaines.
Une première expérience de deux ans sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de la formation.

Compétences
- Gestion administrative d'une action de formation
- Connaissance des dispositifs de formation et de financement
- Utilisation des outils de gestion de la formation
- Gérer les dossiers de candidature
- Mise à jour des bases de données
- Gestions des priorités et des urgences
- Respect des procédures et des délais

Vos atouts
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens du service
- Aisance relationnelle
- Réactivité et adaptabilité
- Savoir faire preuve de discrétion