Chargée / Chargé de suivi documentaire

Le chargé de suivi documentaire (code ROME K1601) occupe un poste essentiel au sein d’une entreprise ou d’un ministère. Sa principale mission consiste à rechercher, acquérir et organiser divers documents en fonction des besoins spécifiques de l’organisation. Cette tâche inclut la classification méticuleuse des documents selon un système de classement précis, garantissant ainsi leur accessibilité et leur utilisation optimale. Ce professionnel joue un rôle stratégique en contribuant à la constitution et à la gestion du fonds documentaire de l’entreprise ou de l'institution. Ce fonds est une ressource cruciale pour la prise de décisions éclairées, la recherche, l’analyse et le suivi des activités de l’organisation. Le chargé de suivi documentaire est un maillon crucial dans la chaîne de gestion de l’information, contribuant au succès global de l’entreprise en garantissant une base solide de données accessibles et exploitables. Il peut aussi travailler comme bibliothécaire dans la conservation du patrimoine.

• Bac général avec des spécialités en Littérature
• BUT (Brevet Universitaire de Technologie) Information et Documentation
• Licence en Information et Communication
• Master Pro Information et Documentation
• Master en Droit, Économie ou Sciences de l’Information
• Doctorat en Sciences de l’Information : pour ceux qui aspirent à des postes de recherche ou d’enseignement supérieur dans ce domaine.

Pour accéder au métier de chargé de suivi documentaire, plusieurs parcours éducatifs sont envisageables, offrant des diplômes allant du niveau BEP/CAP jusqu’au Bac +5, voire plus. Le chemin vers cette profession commence généralement par l’obtention d’un diplôme de fin d’études secondaires, tel qu’un baccalauréat. Cependant, il est important de noter que le profil le plus recherché par les employeurs est généralement celui qui possède un diplôme de niveau Bac +5.

Pour ceux qui souhaitent se spécialiser dans le domaine de la documentation, le BUT Information et Documentation offre une première étape. Ce diplôme de niveau Bac +2 offre des options qui permettent d’acquérir des compétences spécifiques dans le numérique et l’indexation, ce qui peut être un atout précieux.

Pour atteindre un niveau Bac +5, le Master Pro Information et Documentation est la voie privilégiée. Ce programme d’études supérieures offre une formation approfondie dans le domaine de la documentation et permet aux étudiants de se spécialiser davantage, ce qui les rend particulièrement attrayants pour les recruteurs.

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Le chargé de suivi documentaire effectue une veille permanente pour trouver des documents pertinents. Une fois les documents obtenus, il les examine, les trie et les classe en fonction de critères spécifiques. Il indexe les informations, permettant une organisation efficace dans la base de données. Il doit faciliter l’accès aux informations pour les utilisateurs. Il analyse le contenu des documents pour extraire les sources et les synthétiser. Le chargé de suivi documentaire communique régulièrement avec les membres de l’organisation, partageant les informations et les connaissances découvertes pour soutenir la prise de décision et la résolution de problèmes. Il peut également être chargé de former les utilisateurs à l’utilisation de la base de données.

• Ouverture sur un monde de connaissances : ce métier amène constamment à explorer de nouvelles informations et à rester informé, favorisant une croissance intellectuelle continue.
• C'est un métier de transmission, à partir de ses recherches, le responsable de suivi documentaire partage ses ressources pour le bien commun ou celui d'une société.
• Concevoir des méthodes innovantes pour intégrer les informations dans la base de données renforce l’efficacité de la gestion des données et facilite l’accès aux connaissances.

• Maîtrise de langues étrangères obligatoires pouvant être une barrière pour certains professionnels qui manquent de qualifications.
• La gestion de documents exige une compréhension approfondie des systèmes d’indexation, ce qui peut être difficile à maîtriser et peut entraîner des erreurs importantes.
• La responsabilité de gérer un volume important de documents tout en respectant les normes et les procédures nécessite un don accru pour l'organisation.

Le chargé de suivi documentaire possède une curiosité naturelle et une excellente culture générale qui lui permettent de commander des ouvrages de références. Il étudie la presse, les maisons d'édition et internet pour trouver des sources intéressantes. Son sens aigu de l’analyse lui permet de scruter attentivement les documents recueillis. Il extrait les informations cruciales pour les intégrer dans des dossiers thématiques et des outils multimédia qui seront utilisés par tout le personnel. La maitrise de l’anglais est essentielle pour recueillir des informations internationales. Les tâches de classement impliquent un grand sens de l’organisation. La manipulation des outils informatiques et bases de données font partie intégrante de son activité.

Le salaire moyen d'un chargé de suivi documentaire se situe entre 25 000 à 35 000 euros bruts, par an (soit entre 2 000 et 2 900 euros bruts par mois pour un salaire net environ 1950 euros). Une fourchette de salaire importante, car la rémunération va varier si le chargé de suivi documentaire travaille dans la fonction publique ou dans le privé.

Le chargé de ressources documentaires ou le gestionnaire de la documentation débutant est peu diplômé. Il touche 1 700 euros bruts par mois. Après plusieurs années en poste, il peut gagner un salaire brut allant jusqu'à 3 800 euros par mois (environ 3 000 euros nets). Dans le secteur privé, le salaire varie notamment en fonction du niveau d'études, des années d'expérience et du secteur d'activité.

Dans la fonction publique, le chargé de suivi documentaire fait notamment référence au documentaliste ou à l'archiviste, un fonctionnaire de la fonction publique territoriale. Selon la grille salariale, il représente des fonctionnaires de catégorie A (bibliothécaire territorial) et B (assistant territorial de conservation principal et du patrimoine) des métiers de la bibliothèque. Un bibliothécaire territorial peut toucher jusqu'à 4 000 euros bruts par mois après plusieurs années d'expérience professionnelle (échelon 10). Pour un assistant territorial, le salaire médian d'un expert est d'environ 2 500 euros bruts par mois pour un taux horaire de 16,48 euros bruts. Le chargé de suivi documentaire est aussi présent dans la fonction publique administrative et hospitalière, de catégorie A (attaché d'administration hospitalière) et B (adjoint des cadres hospitaliers). La rémunération est variable et dépend aussi du statut du chargé de suivi documentaire (contractuel ou fonctionnaire) ainsi que de son employeur (ministère, musée, institution, collectivité…). Une prime du treizième mois peut être versée selon l'institution.

Les conditions de travail du chargé de suivi documentaire sont souvent confortables, avec l’accès à des équipements informatiques et de bureautique modernes. Sur le plan hiérarchique, il peut occuper des postes de niveau débutant à sénior, en fonction de son expérience et de son expertise. Ses relations professionnelles sont variées, interagissant avec des collègues, des supérieurs hiérarchiques, et parfois, il peut être amené à manager une équipe de documentalistes. Il entretient des relations avec différents interlocuteurs internes et externes, notamment les utilisateurs des documents, les prestataires de services documentaires, et parfois des experts spécialisés. Les horaires sont réguliers, en journée.

L’évolution professionnelle du chargé de suivi documentaire se caractérise principalement par une diversification des tâches qui lui sont confiées au fil des années d’expérience. Après avoir accumulé une solide expertise dans la gestion documentaire, il a la possibilité de se spécialiser davantage dans des domaines spécifiques tels que la documentation numérique ou la documentation audiovisuelle. Au sein de grandes entreprises ou d’organisations, son parcours peut le conduire à des postes de management, où il sera amené à superviser et diriger une équipe de professionnels de la documentation. Il pourra également encadrer de la recherche ou devenir enseignant en école supérieur.

Le chargé de suivi documentaire peut trouver sa place au sein de cabinets juridiques, où la gestion des documents juridiques est cruciale. Les cabinets d’expertise, les entreprises pharmaceutiques, les institutions bancaires et financières font également appel à ses compétences. Les associations et bibliothèques sont également des domaines dans lesquels il peut trouver un emploi. Cette diversité de secteurs offre au chargé de suivi documentaire des opportunités d’emploi variées.