Assistante administrative / Assistante administratif

L'employé administratif, code ROME M1607, exerce de multiples fonctions au sein d'une entreprise. Accueil, prise de note, organisation des plannings et des rendez-vous, courriers, secrétariat téléphonique, les journées sont bien remplies et intenses. Que ce soit avec les chefs de service, patrons ou responsables, l'employé administratif est le point névralgique de toutes les actions qui se déroulent dans un bureau.

Un employé administratif réceptionne le courrier, le tri et le classe. Dans certains cas, il reçoit le public, le renseigne et le dirige vers le bureau demandé. Accueillir, informer et orienter est le quotidien de certains employés administratifs, tout en effectuant des tâches d'accueil téléphoniques et administratives. Ce travail est varié et peut regrouper d'autres missions selon le service ou les demandes : archivages, classement, reprographie… Dans ses nombreuses fonctions, l'employé administratif s'assimile à un emploi de secrétariat excessivement polyvalent. Il est également appelé agent administratif ou agent d'accueil.

Le métier de Assistant administratif en vidéo

Voici des diplômes et des certifications qui conduisent au métier d'agent administratif :

• CAP Agent administratif
• Bac Pro Gestion Administration
• BTS Assistant de Gestion PME-PMI
• Titre professionnel Secrétaire Assistant(e)
• Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) Assistant(e) de Direction
• Certificat d’Aptitude Professionnelle (CAP) Employé de bureau

Un niveau troisième spécialité bureautique permet d'être embauché au poste d'employé administratif, même en candidature spontanée. De nombreuses études en bureautique peuvent destiner à cet emploi : CAP Agent administratif, Bac Pro Gestion Administration, Titre professionnel Secrétaire Assistant(e). Ces diplômes peuvent vous aider à acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour réussir dans le domaine de l’administration. Cependant, il est important de noter que les exigences spécifiques pour les postes d’agent administratif peuvent varier selon la société et son statut. Il est donc possible de suivre davantage de spécialisation pour évoluer plus rapidement et obtenir un salaire plus important. De nombreuses formations sont disponibles en interne pour les salariés qui souhaitent évoluer.

Dans la fonction publique, les fonctionnaires sont concernés par la titularisation de leur fonction. Ils seront exposés à une période de stage, avant d'effectuer éventuellement un concours.

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Les missions de l'assistant administratif peuvent varier selon le secteur d’activité de l’entreprise et la taille de l’organisation. Toutefois, elles comprennent généralement la gestion des appels téléphoniques, la planification des rendez-vous, la rédaction de documents, la gestion des courriers, la coordination des réunions, le suivis de dossiers, la gestion des fournitures de bureau, des dépenses, la préparation de rapports et l'exploitation des bases de données. De plus, l’assistant administratif peut être amené à assurer d’autres tâches en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, telles que l’organisation d’événements ou la coordination de projets.

• C'est un métier qui apporte de grandes satisfactions personnelles quand il est bien fait, avec méthode et rigueur.
• L'employé administratif est indispensable auprès de nombreuses personnes. C'est le point central de la bonne marche d'un bureau et d'une entreprise.
• C'est un métier de communication, que ce soit avec les clients, les fournisseurs et la hiérarchie. Répondre aux demandes et aux attentes de tous requiert un grand sens de l'écoute, ce qui est très enrichissant au quotidien.

• Il faut savoir bien gérer les situations compliquées ou les surcharges de travail. En effet, l'employé administratif a de nombreuses tâches à effectuer et peut se sentir parfois débordé.
• Il peut être difficile de répondre et de satisfaire toutes les demandes, que ce soit au niveau de la hiérarchie, des clients ou des fournisseurs. Servir d'intermédiaires entre plusieurs services ou personnes peut paraître compliqué à gérer.

Pour devenir agent administratif, il est essentiel de posséder un grand sens de l'organisation, ainsi qu'une écoute attentive des uns et des autres au sein de l'entreprise pour répondre correctement aux demandes et aux attentes. De plus, il est important d’être autonome et d’anticiper le travail et les tâches à effectuer. L'assistant administratif maitrise tous les outils informatiques, comme les tableurs Excel, le courrier électronique et la suite bureautique. Il faut savoir bien gérer les situations conflictuelles, surtout pour les contacts téléphoniques avec les clients et les fournisseurs. Il est également appréciable d’avoir une bonne capacité d’adaptation et de faire preuve de discrétion.

Le salaire moyen d'un employé administratif est de 1 747,20 euros bruts par mois (soit environ le SMIC horaire en vigueur en 2024 ou un peu plus en salaire net), pour un débutant. La rémunération grimpe pour atteindre environ 2 000 euros bruts par mois, en milieu de carrière.

Le salaire est très variable d'un poste à un autre. Un employé administratif qui travaille dans la fonction publique ou dans le secteur privé possèdent différents barèmes de salaires. De plus, la fonction administrative comporte plusieurs titres et missions différentes, ce qui peut nécessiter un niveau de diplôme important. Ainsi, le salaire brut mensuel est plus élevé.

Un assistant administratif junior touche environ 25 000 euros bruts par an, pour atteindre 28 000 euros après plusieurs années d'expérience, pour un taux horaire médian 12,86 €.  La rémunération peut rapidement grimper de 2 000 à 7 000 euros bruts par mois, si l'assistant débutant possède des compétences supplémentaires. L'employé d'accueil junior touche en moyenne 20 000 euros bruts par an (soit environ 1 600 euros bruts par mois) et 27 000 euros bruts pour un hôte d'accueil confirmé. La rémunération peut aussi grimper grâce à une prime et des indemnités.

Dans la fonction publique, un employé administratif peut correspondre à des postes de catégorie C et B : secrétaire, assistant et gestionnaire administratif. Il peut toucher un salaire médian équivalent au SMIC en vigueur en 2024 et 1 600 euros bruts par mois. La grille salariale est propre pour chaque poste et la rémunération va aussi dépendre du statut (fonctionnaire ou contractuel), de l'employeur (ministère, collectivité…) et de la catégorie.

L'agent administratif assure une fonction au sein d'un bureau. Il fait donc des horaires simples sur une plage horaire de 8 h à 18 h. Cependant, il peut arriver qu’il doive travailler en dehors de ces horaires pour répondre aux besoins de l’entreprise. Il ne travaille pas les week-ends et peut aménager son planning en fonction de la société qui l'emploie. Il travaille en équipe et partage parfois son espace de travail avec d'autres collaborateurs comme le ou la comptable ainsi que les employés des ressources humaines. L’agent administratif peut travailler dans un bureau traditionnel, avec un ordinateur et un téléphone, ou dans un environnement plus dynamique et polyvalent qui nécessite des déplacements réguliers et des interactions avec d’autres départements.

Tout d'abord l'employé administratif peut devenir technicien administratif dans des fonctions plus spécifiques. Il a également la possibilité d'accéder à la fonction de responsable de poste ou de secteur. Il pourra également prétendre à un poste de secrétaire médical après une formation spécialisée : certificat de Secrétariat Médical (CSM). Il peut aussi évoluer comme comptable avec un Diplôme de Comptabilité et de Gestion (DCG). Le choix est vaste, c'est un emploi qui propose de larges perspectives.

L'agent administratif peut être embauché dans de nombreuses administrations publiques ou privées, collectivités territoriales ou services de l'État. Parmi les organisations qui recrutent, on peut citer la Sécurité sociale, le trésor public, l’agriculture ou encore le secteur privé. Le recrutement dans les administrations est très dynamique, surtout en période de travail intense et de pénurie de candidats. Il existe aussi des régions victimes d'un désert professionnel, que ne trouve pas assez de personnel pour assurer les fonctions de secrétaire de mairie ou d'agent administratif.