Responsable Assistance Commerciale H/F Janvier Labs

En cohérence avec la stratégie de l'entreprise et dans le cadre des orientations de la direction commerciale, vous jouerez un rôle majeur dans le développement commercial par le support aux commerciaux et serez garant de la satisfaction des clients en assurant le respect des engagements pris envers eux.

Vos principales missions seront :

Animer l'équipe de 14 assistants commerciaux

- recruter et intégrer les nouveaux collaborateurs
- assurer le suivi des formations et la montée en compétence des collaborateurs
- mener les réunions hebdomadaires et entretiens individuels
- gérer le suivi RH des collaborateurs
- gérer le budget du service

Vous assurer de la qualité du service clientèle

- Elaborer et faire vivre les tableaux de bord et indicateurs de performance quantitatifs et qualitatifs des services aux clients
- Analyser les indicateurs et partager la mise en oeuvre des actions correctives de traitement des réclamations clients
- Garantir la satisfaction de ses clients internes et externes :
- suivre et traiter les réclamations clients
- suivre le plan d'actions qualité du service
- faire la mise à jour documentaire en fonction des besoins
- préparer l'audit annuel ISO
- suivre les process avec les autres services et mettre en place les actions si nécessaire
- veiller à l'atteinte des objectifs fixés

Participer à l'élaboration et assurer la mise en oeuvre de la politique de services aux clients

- piloter le service dans la relation clients de la prise de commandes et l'expédition des commandes vers les clients à la transmission et au règlement d'une facture exacte
- participer à la réunion hebdomadaire avec la production et le service commercial
- suivre les sujets en cours en collaboration avec la direction commerciale, avec intervention si besoin auprès du client, du commercial, des services internes, prestataires (RDE, CCI, DDCSPP, transport ...) ...
- Participer à des réunions clients si besoin
- Accompagner la préparation pratique des audits clients

Suivre la facturation et les impayés

- Suivre le niveau d'impayés et diffusion aux équipes ASCOM/COM pour actions
- Intervenir auprès de certains clients si besoin
- Suivre les actions de relances pour la facturation et initier de nouvelles actions si besoin

Gérer les appels d'offres

- assurer une veille quotidienne
- revoir les documents administratifs avec l'assistant(e) commercial(e) en charge
- relire le mémoire technique et faire une revue avec le service commercial
- suivre les retours clients via la plateforme : demandes d'informations complémentaires, adjudication...

être le référent ERP X3

- Être le garant du respect des process X3 pour la saisie de l'Assistance Commerciale
- Être le relais entre l'Assistance Commerciale et le service IT pour les demandes d'amélioration de l'outil
- Contrôler l'exactitude des datas saisies dans X3 par le service Assistance Commerciale (fiche client)
- Exporter les données de saisie pour analyse et actions
- Suivre les plateformes de dématérialisation des factures