Chargé à la Gestion de Projets de Privatisation et Traiteur H/F

HEAT

Le poste consiste à piloter l'ensemble des activités liées à la privatisation des espaces de Heat et à la gestion des prestations traiteur, aussi bien sur le plan commercial que opérationnel. Le-la salarié-e assure la coordination globale des événements, la supervision des équipes et la satisfaction client, depuis la prise de contact initiale jusqu'à la clôture administrative.

1. Missions commerciales - Privatisation & Traiteur
- Gérer les demandes entrantes de façon réactive, proactive et orientée business.
- Commercialiser les prestations en respectant les objectifs de marge.
- Rédiger et envoyer les devis selon le cahier des charges, en s'appuyant sur les catalogues, grilles tarifaires et outils internes.
- Organiser les visites de site pour les privatisations et les dégustations pour les prestations traiteur.
- Assurer le suivi commercial : mise à jour des devis, facturation, suivi des paiements et relances si nécessaire.
- Gérer la relation fournisseurs, notamment la négociation des tarifs.
- Suivre et mesurer la satisfaction client.
- Alimenter la base de données clients et réaliser ponctuellement de la prospection en lien avec l'équipe commerciale.
- Suivre les marges brutes et compléter les tableaux de reporting selon les process établis.

2. Missions de production - Privatisation & Traiteur
- Elaborer des propositions traiteur selon les besoins du client en s'appuyant sur les outils et catalogues existants.
- Définir les besoins matériels et humains pour chaque événement.
- Construire les menus en lien avec les restaurateurs partenaires et en tenant compte des contraintes de marge.
- Participer à l'évolution de l'offre traiteur et au sourcing des restaurateurs/traiteurs partenaires.
- Coordonner l'ensemble de la production événementielle : planification, mobilisation des équipes internes ou externes, interactions avec les prestataires, communication des informations aux parties prenantes internes et externes (H7, Hôtel 71, etc.).
- Alimenter le dossier de production regroupant toutes les informations essentielles : déroulé, interlocuteurs, logistique, spécificités.
- Après l'événement, suivre la facturation des fournisseurs en lien avec l'administration.

3. Mission secondaire : Référent-e des opérations
- Superviser le montage et démontage des installations et de la scénographie.
- Accueillir les différents intervenants (clients, équipes, prestataires) et encadrer l'équipe d'exploitation.
- Organiser les briefs, veiller au bon déroulement de l'événement et gérer les demandes ou litiges éventuels.
- Assurer un rôle de référent client pendant l'événement, garantissant réactivité et qualité de service.
- Former et accompagner les nouveaux membres de l'équipe.
- Effectuer la régie : respect des normes d'hygiène et de sécurité alimentaire, sécurité du public et coordination du service.

Finalité du poste :
Ce rôle polyvalent combine commerce, gestion opérationnelle, coordination d'équipes et relation client. Il exige une grande autonomie, un sens aigu du service, une capacité à gérer plusieurs événements simultanément et à garantir une expérience client irréprochable.