Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative et Commerciale H/F as Paysage
Willems - 59 CDI- 1 442 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Assurer le bon fonctionnement administratif de l'entreprise de paysagisme, en lien avec l'équipe de terrain, les clients et les partenaires. Véritable relais entre l'opérationnel et l'administratif, l'assistante facilite la gestion quotidienne, la relation client et le suivi des dossiers.
1. Gestion administrative
Réception, tri et traitement du courrier et des e-mails
Rédaction et mise en forme de devis (avec le dirigeant), des factures, des bons de commande
Suivi des devis et relances clients éventuelles
Suivi des paiements clients et relances éventuelles
Classement et archivage des documents administratifs
Préparation des éléments pour le comptable (factures fournisseurs, notes de frais, etc.)
Préparation des paiements fournisseurs
Suivi de la trésorerie
Suivi administratif des véhicules (assurances, entretiens)
2. Suivi des chantiers et dossiers clients
Création et suivi des contrats clients et gestion documentaire
Constitution des dossiers techniques (assurances, autorisations, etc.)
Planification des interventions en lien avec le gérant
Suivi des commandes fournisseurs et des livraisons
Suivi de la satisfaction client (enquête, retours, litiges)
3. Ressources humaines
Suivi des heures des salariés (pointages, congés, absences)
Préparation des éléments variables de paie
Organisation des visites médicales et des formations
Gestion des fournitures de bureau et de chantier
Gestion administrative des dossiers salariés : contrats, mutuelles,.
Horaires : 28H sur 4 jours (souplesse possible)
Le profil recherché
Experience : 24 Mois
Compétences : Bac professionnel en gestion-administration, Bac technologique STMG option marketing, BTS : assistant de manager, assistant gestion PME-PMI, négociation et digitalisation de la relation client, commerce international, assistance technique d'ingénieur..., BUT spécialité gestion administrative et commerciale des organisations parcours management commercial et marketing omnicanal,DUT : gestion administrative et commerciale, techniques commerciales, commercial option e-commerce, etc, Gestion de la relation client (CRM), Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), Titre professionnel assistant commercial, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande, Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation), Faciliter la communication interne et externe, Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations), Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur, Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux, Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes, Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients, Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis, Répondre à un appel d'offre, Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Services d'aménagement paysager
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Willems - 59
- CDI
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