Responsable administratif

Le responsable administratif (code ROME M1205) joue un rôle clé dans toute entreprise ou administration puisqu'il impulse et coordonne l'ensemble des missions administratives de sa structure. En fonction de la taille de l'entreprise, il peut également être force de proposition auprès de la Direction sur les aspects financiers. Son intitulé de poste est alors celui de responsable administratif et financier (RAF) ou directeur administratif et financier (DAF). Dans une PME, il peut également assurer les missions de ressources humaines. On parle alors de responsable administratif RH.
Pour assurer les missions d'un responsable administratif et les responsabilités qui en incombent, un bac + 5 en éco-gestion ou administration des entreprises est attendu par les recruteurs, que le poste soit dans une PME ou dans un groupe avec des filiales internationales. Cette polyvalence fait du responsable administratif un pilier central de l’organisation, capable d’adapter ses compétences aux besoins spécifiques de l’entreprise, tout en favorisant une vision stratégique globale.

Pour devenir responsable administratif, il vous faudra obtenir un bac+3, voire un bac+5 (conseillé pour un poste de responsable).
Formation de niveau bac +3 :

• Licence professionnelle.
• DCG (diplôme de comptabilité et gestion).
• Licence Comptabilité, contrôle, audit (CCA).

Formation de niveau bac +5

• Master Comptabilité, contrôle, audit (CCA).
• Diplôme supérieur de comptabilité et gestion (DSCG).
• Diplôme d'IEP (Institut d'études politiques) avec une spécialisation finance.
• Diplôme d'école de commerce, option comptabilité-finance.

Il est possible de devenir responsable administratif avec un bac +3 en comptabilité, gestion, audit après plusieurs années au sein d'un service administratif. Les postes visés seront dans des entreprises de type PME.
Pour des postes dans la Fonction publique (cadre de catégorie A) et dans les entreprises de taille plus importantes, un bac +5 est attendu, avec des stages significatifs dans le domaine de la gestion ou de l'administration.
Pour évoluer vers le métier de responsable administratif, suivre une formation continue est une voie appréciée. Elle permet d’acquérir des compétences spécialisées en droit, en fiscalité ou en gestion de projet, enrichissant ainsi le profil du candidat. Des certifications professionnelles, comme celles offertes par l’Institut Français de Gestion ou des diplômes en management des organisations, peuvent également valoriser le parcours.
Les MBA spécialisés en gestion financière ou en administration des entreprises représentent une excellente opportunité pour les professionnels souhaitant accéder à des postes de haut niveau, comme celui de DAF (directeur administratif et financier).

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Au quotidien, les missions d'un responsable administratif sont nombreuses. Elles peuvent varier en fonction du secteur d'activité où il exerce, de la taille de l'entreprise qui l'emploie (polyvalence plus ou moins prononcée) et du périmètre d'exercice attribué à son poste (administratif, comptable et financier, RH, juridique).
En voici certaines :

• Superviser les procédures de gestion administrative (paie, administration des contrats, process, etc.).
• Encadrer les procédures de gestion financière (prévisions, rapports, facturation, recouvrement, etc.).
• Élaborer un budget prévisionnel et le présenter à la Direction.
• Effectuer des ajustements budgétaires en fonction des axes stratégiques retenus.
• Suivre l’évolution des résultats financiers d’une structure.
• Élaborer des recommandations.
• Contrôler la gestion de la trésorerie.
• Superviser un audit administratif, comptable, financier.
• Suivre le contrôle de gestion.
• Réaliser la gestion des déplacements professionnels.
• Assurer les relations avec des fournisseurs et des prestataires.
• Coordonner et superviser la gestion du patrimoine mobilier et immobilier, etc.

• Contribuer à la bonne marche de l'entreprise en donnant ses axes stratégiques au niveau administratif est gratifiant.
• Manager une équipe satisfera les profils de leader.
• La variété des activités quotidiennes permet d'éviter la routine.
• Ce rôle offre également une vue d’ensemble sur le fonctionnement de l’entreprise, permettant d’agir directement sur son développement et sa pérennité.
• Les opportunités de carrière sont diverses et peuvent mener à des postes de direction.

• Le niveau de stress est important au vu des responsabilités administratives et financières de ce poste.
• La disponibilité nécessaire au RAF peut devenir usante. Les périodes de clôture des comptes ou de bilans annuels requièrent des heures supplémentaires et un engagement sans faille.
• La gestion des conflits et des urgences peut également peser sur le bien-être psychologique. Enfin, la nécessité de se maintenir constamment à jour avec les lois et réglementations en vigueur représente un défi continu.

Les qualités et compétences pour devenir un bon responsable administratif sont notamment :

• Une parfaite connaissance des règlementations en matière d'administration des entreprises, du droit des sociétés, de la comptabilité, etc.
• Méthode, rigueur et organisation sont indispensables pour une carrière de responsable administratif.
• Le sens du travail en équipe et le sens de l'organisation permettent au responsable administratif une organisation optimale des activités à mener.
• Pour un poste de responsable administratif d'un grand groupe ou d'entreprises avec des clients à l'international, la maîtrise de l'anglais est exigée.

Ajoutons à cela une capacité d’adaptation rapide aux changements, un excellent sens de la communication pour interagir efficacement avec tous les départements de l’entreprise, ainsi qu’une forte résilience face aux périodes de forte charge de travail.

Selon les données statistiques de l'Apec, le salaire d'un responsable administratif est en moyenne de 47 500 euros bruts par an, soit un salaire mensuel de près de 4 000 euros bruts. Les débutants ont une rémunération brute d'environ 3 000 euros par mois.

Le salaire d'un responsable administratif va dépendre de son expérience, de la taille de l'entreprise et de sa situation géographique. Par exemple, un directeur administratif et financier (DAF) peut prétendre à une rémunération plus élevée dans un grand groupe. Le revenu moyen constaté dans les offres d'emploi de l'Apec pour un DAF est de 63 000 euros bruts par an, soit un salaire de 5 250 euros bruts par mois.

Dans la fonction publique, la rémunération en début de carrière est d'environ 2 550 euros par mois (directeur des services – catégorie A). En fin de carrière, le fonctionnaire directeur des services peut prétendre à un revenu de 4 750 euros mensuels.

Il est important de souligner que ces chiffres peuvent varier considérablement selon les secteurs d’activité. Par ailleurs, dans certaines zones géographiques où le coût de la vie est plus élevé, comme Paris ou les grandes métropoles, les salaires peuvent être ajustés en conséquence pour refléter ces différences. Des bonus, des primes de performance ou des avantages en nature peuvent également venir compléter le package de rémunération, rendant le poste encore plus attractif. Cette diversité reflète la complexité et l’importance du rôle du responsable administratif dans les structures modernes, où son impact sur la santé financière et administrative de l’organisation est primordial.

Le responsable administratif est au cœur de l’entreprise. Il relève directement de la Direction. Ses jours s’articulent autour de rencontres variées : équipes internes, fournisseurs, clients. Collaborateur clé, il dialogue avec tous les départements. Son bureau est un hub d’activité, mêlant confidentialité et stratégie. Les horaires peuvent s’étendre, surtout en période de clôture ou de bilan. Flexibilité et disponibilité sont essentielles. Sa position stratégique offre une vue d’ensemble unique sur l’entreprise, faisant de lui un acteur indispensable au bon fonctionnement et à la prise de décision.

Le métier de responsable administratif s'envisage souvent en deuxième partie de carrière après plusieurs années en poste au sein d'un service administratif, de gestion, de comptabilité ou encore au sein d'un cabinet d'audit financier ou comptable.
Il est tout à fait possible de rester responsable administratif toute sa carrière, dans une PME ou une collectivité territoriale notamment.
La mobilité est aussi envisageable d'une entreprise à une autre, d'une administration à une autre en fonction des postes qui se libèrent. Sachez que la concurrence est rude dans ce domaine où on ne compte qu'un RAF ou DAF par entreprise !

Chaque entreprise (PME, grand groupe) et collectivité publique a besoin d'un responsable administratif pour encadrer les procédures règlementaires et administratives de sa société. Si les postes au sein de l'équipe administrative peuvent être nombreux, il n'existe qu'un seul responsable par entreprise ou administration. Ce rôle est devenu indispensable dans tous les secteurs d’activité, de l’industrie au service, en passant par le secteur non lucratif et les organisations gouvernementales. La diversité des employeurs offre une large gamme d’opportunités, chacune avec ses propres défis et cultures d’entreprise. Que ce soit dans une start-up dynamique ou une institution bien établie, le responsable administratif est la clé de voûte assurant la fluidité et la conformité des opérations internes.