Adjointe / adjoint administratif

L’adjoint administratif (code Rome N1103) est un professionnel de la fonction publique chargé de diverses tâches administratives au sein d’une institution publique. Ce fonctionnaire peut travailler dans les trois versants de la fonction publique : la fonction publique territoriale (FPT), la fonction publique hospitalière (FPH) et la fonction publique d’État (FPE). Il peut être recruté par le biais de concours, internes ou externes, ou bien sur dossier selon les besoins de l'administration. Sous le terme d'adjoint administratif, on retrouve une grande variété de métiers (secrétaire, agent de bureau, chargé des admissions, gestionnaire des ressources humaines, secrétaire de direction, agent de gestion comptable…), couvrant plusieurs secteurs d'activité. Ainsi, au quotidien, l'adjoint administratif occupe des fonctions de secrétariat, de comptabilité, d'organisation, d'archivage, d'accueil et d'orientation. Le rôle de l'adjoint administratif est de mettre tout en œuvre pour garantir une bonne efficacité interne.

Il n'existe pas de diplôme spécifique pour devenir adjoint administratif, plusieurs voies sont possibles. Pour postuler un poste d'adjoint administratif, le niveau brevet des collèges peut parfois suffire. Toutefois, pour acquérir toutes les compétences et connaissances nécessaires à l'exercice de ce métier, un TP (titre professionnel) employé administratif et d'accueil ou un bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités sont des diplômes adéquats.

Après un CAP (certificat d’aptitude professionnelle), un bac pro ou un titre professionnel dans le domaine administratif, il faut passer un concours de catégorie C afin d'obtenir un emploi d'adjoint administratif dans les fonctions publiques d’État, hospitalière et territoriale. À contrario, dans les ministères, les collectivités territoriales et les établissements publics, il est possible de trouver un emploi d'adjoint administratif sur dossier en candidatant auprès de France Travail (anciennement Pôle Emploi).

Les missions d'un adjoint administratif sont nombreuses. Ses responsabilités peuvent largement varier en fonction de la structure dans laquelle il travaille. Voici des exemples de ses missions les plus courantes :

• Le traitement du courrier : collecte, affranchissement, expédition, réception, tri et distribution.
• L'accueil téléphonique.
• L'organisation, le tri et le classement des dossiers.
• La gestion du secrétariat : tenue des agendas, planification des réunions et suivi des rendez-vous.
• La rédaction de courriers, de rapports ou d’autres documents administratifs.
• La participation à l’organisation d’événements internes et externes (réunions, conférences, formations…).
• La gestion de la comptabilité.
• L'accueil, l'orientation des usagers.
• La gestion et le suivi des stocks de fournitures de bureau.
• La collaboration avec tous les membres du personnel administratif.
• L'assistance quotidienne au supérieur hiérarchique sur différentes tâches et missions.

• Le statut de fonctionnaire : grâce à son statut, l'adjoint administratif bénéficie de nombreux avantages dont la sécurité de l'emploi garantit jusqu’à son départ en retraite. Ce statut lui permet également de trouver du travail facilement sur l'ensemble du territoire.
• La fonction publique : en travaillant dans la fonction publique, l'adjoint administratif participe au bon fonctionnement des services publics et à des missions d’intérêt général.

• La charge de travail : le métier d'agent administratif demande parfois de cumuler un grand nombre de tâches différentes (secrétariat, accueil, comptabilité, événementiel…) en même temps, ce qui peut représenter une importante charge de travail selon les périodes et les besoins.
• La précarité de l'emploi : le salaire mensuel d'un adjoint administratif débutant est généralement peu élevé.
• Le manque de diversité : dans certains cas, le métier d'adjoint administratif peut être répétitif et routinier.

Pour être recruté en tant qu’adjoint administratif et s'épanouir dans ce métier, il est essentiel de posséder un ensemble de qualités personnelles et de compétences variées.

Tout d’abord, l'adjoint administratif doit avoir de bonnes compétences en accueil, conseil et orientation des usagers. Étant en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs différents, il est important que ce professionnel dispose d'un bon relationnel et de bonnes compétences en communication.

L'adjoint administratif doit également maîtriser toutes les spécificités du secrétariat : réception des appels, classement des dossiers, rédaction d'emails, de courriers et divers documents… Il doit être à l'aise avec les outils informatiques, Word, Excel et PowerPoint notamment, et posséder de très bonnes compétences en rédaction ainsi qu'en comptabilité.

Le métier d'adjoint administratif demande une grande polyvalence ! Aussi, il est important que ce professionnel soit rigoureux, possède une grande capacité d'organisation, mais soit aussi réactif et dynamique afin de gérer efficacement les demandes diverses, l'organisation des plannings, la planification des réunions et les nombreux imprévus. 

L'adjoint administratif est en lien étroit avec sa direction et de nombreux services. Pourtant, il doit faire preuve d'une grande autonomie et d'un fort esprit d'initiative. De plus, il est également indispensable que celui-ci sache faire preuve de discrétion étant donné la nature souvent confidentielle des informations qu'il traite.

Le salaire d’un adjoint est déterminé en fonction de son grade et de son ancienneté dans la fonction publique. Le salaire de départ pour un agent administratif de 2e classe dans la Fonction publique d’État est généralement établi à partir du SMIC. Notez qu'au 1er janvier 2024, le SMIC à l’heure est fixé à 11,65 euros brut et de 9,21 euros net, soit un salaire mensuel de 1 766€ bruts. En tant que fonctionnaire, il peut également percevoir certaines primes et indemnités pour compléter son salaire de base.

Le travail de l’adjoint administratif se déroule principalement dans un bureau. Bien que son travail soit principalement administratif, ce professionnel est en contact régulier avec d’autres membres du personnel et il peut être amené à interagir directement avec les usagers, notamment lorsqu'il est chargé des admissions dans un hôpital par exemple.

Ses horaires de travail peuvent varier en fonction du type d’organisation pour laquelle il travaille, mais sont le plus souvent réguliers : 9h à 17h du lundi au vendredi. Toutefois, dans certaines institutions ou services publics, il peut travailler en horaires décalés et/ou le samedi lorsqu'il est chargé d'accueillir du public.

Il existe plusieurs possibilités d'évolution pour un adjoint administratif. Tout d’abord, au sein de la fonction publique, il peut gravir les échelons des différents grades du corps des adjoints administratifs, notamment en accédant aux grades d’adjoint administratif de 1re classe ou d’adjoint administratif de 2e classe.

L'adjoint administratif peut également décider de changer de cadre d’emploi en passant un concours en interne, ou par promotion interne, afin d’accéder à des postes de catégorie supérieure au sein de son administration.

Bien sûr, en dehors de la fonction publique, d'autres opportunités d'emploi sont possibles pour l'adjoint administratif, notamment dans le secteur privé. Certains adjoints administratifs expérimentés peuvent choisir de se mettre à leur compte comme consultant en proposant leurs services à diverses structures. Ils peuvent également décider de créer leur propre entreprise dans le domaine administratif.

L'adjoint administratif peut être recruté par divers employeurs, notamment les mairies, les hôpitaux, les collectivités locales, les établissements scolaires ou encore les ministères.