Assistant Fonctionnel - Assistante Fonctionnelle des Systèmes d'I H/F Cabinet D'etudes Marc Merlin

Dans le contexte d'un remplacement, nos services Hydraulique et International recherchent un assistant fonctionnel (F/H) pour consolider leurs équipes.

VOS MISSIONS

Au sein de l'entreprise, l'assistant(e) fonctionnel(le) travaillera en collaboration avec 4 entités du siège, situé à Lyon Cordeliers.
Vous serez rattaché au service Hydraulique et Infrastructures (38 personnes), et opérerait également pour le Département International (6 personnes), le service Génie Civil (18 personnes) et le service Electromécanique (18 personnes).

Vos missions seront liées aux taches organisationnelles des quatre entités et à la conduite de leurs procédures administratives et de gestion, ainsi qu'à l'appui pour les réponses aux appels d'offre :

- Participer aux réponses à appel d'offre d'ingénierie : présentation des équipes, organigramme, moyens techniques, adaptation des CVs, compilation des références, utilisation du nouvel outil IA, aide à la rédaction de la méthodologie, .

- Effectuer le suivi de facturation des prestataires

- Gestion administrative des contrats de sous-traitance après signature des contrats (établissement des DA, suivi des BRC, .)

- Gestion administrative des besoins des services :

o Suivi des contrats de logiciels

o Achats de fournitures

o Gestion des titres de transports

- Participer à l'accueil des nouveaux collaborateurs et mettre à jour les organigrammes des services

- Appuyer les responsables pour l'organisation des réunions d'équipe

- Assurer l'interface avec le service comptabilité

- Assurer l'interface avec le service du personnel

- Gestion des références au sein des services :

o Initialisation des fiches références, validation avec le chef de projet, établissement des certificats de capacité

o Intégration dans l'outil

- Appuyer les responsables de service dans la recherche de profils et le recrutement

Au quotidien, vous serez amené à interagir avec de nombreux collaborateurs et utiliser principalement Word, PowerPoint et Navision, notre logiciel de gestion.

Profil recherché

VOTRE PROFIL

Savoir faire

* Maîtrise indispensable des outils bureautique (Word, Excel, Power Point ..)
* Présentation des documents, orthographe et syntaxe
* Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l'organisation du groupe

Savoir être

* Organisation personnelle, autonomie, prise d'initiative
* Capacité de travail en équipe
* Rigueur, fiabilité, méthodes, respect des procédures
* Curiosité
* Sens de l'accueil

Expérience minimum de 1 à 3 ans dans un poste similaire - Une première expérience dans le monde du BTP, de l'architecture ou de l'ingénierie sera un plus.