Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative H/F Defiforma

Dans le cadre de son activité, DéFIforma recherche un(e) Assistant administratif et commercial afin de contribuer au bon fonctionnement administratif, logistique et commercial de ses actions de formation.

Vos missions
Gestion administrative et financière des formations
- Assurer la gestion administrative et financière des actions de formation ;
- Etablir les conventions et contrats de formation ;
-Assurer le suivi et la conformité des dossiers selon les exigences du référentiel Qualiopi ;
-Gérer la facturation et assurer le suivi des règlements ;
-Assurer le suivi administratif des apprenants : dossiers, émargements, attestations, présences, archivage ;
-Préparer et transmettre les documents nécessaires aux clients, financeurs et partenaires ;
-Effectuer les relances en cas d'impayés.

Organisation et logistique des formations
-Organiser la logistique nécessaire au bon déroulement des formations ;
-Gérer et mettre à jour les plannings des formateurs ;
-Organiser et préparer les salles : réservation, installation et repas ;
-Préparer les supports et documents pédagogiques ;
-Participer à l'organisation des événements liés à l'activité : portes ouvertes, réunions, salons professionnels, etc. ;
-Veiller à la bonne circulation des informations entre les apprenants, formateurs, clients et partenaires.

Suivi commercial et relation client
-Accueillir et renseigner les clients, prospects, entreprises et partenaires par téléphone, courriel ou en présentiel ;
-Identifier les besoins et orienter les clients vers les formations ou prestations adaptées ;
-Préparer et transmettre les devis et propositions commerciales ;
-Assurer le suivi des devis, commandes et dossiers clients ;
-Effectuer les relances commerciales ;
-Mettre à jour les fichiers clients et prospects ainsi que les outils de suivi commercial ;
-Participer aux actions de prospection et de fidélisation ;
-Contribuer à la promotion de l'offre de formation et des événements ;
-Participer à la préparation des réponses aux appels d'offres ;
-Assurer le suivi de la relation client, de la première demande jusqu'à la clôture de la prestation ;
-Produire des tableaux de bord et rendre compte de l'activité commerciale.

Qualité et amélioration continue
-Contribuer au maintien de la certification Qualiopi ;
-Analyser les retours des stagiaires, clients et partenaires ;
-Traiter les réclamations et identifier les éventuels motifs d'insatisfaction ;
-Proposer et mettre en oeuvre des actions d'amélioration ;
-Participer au suivi des indicateurs qualité, administratifs et commerciaux.

Votre profil
Vous appréciez les missions polyvalentes mêlant gestion administrative, relation client et organisation ? Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens des priorités et savez faire preuve d'autonomie et de réactivité dans la gestion de vos missions ?
Vous avez une bonne connaissance du secteur de la formation professionnelle et, idéalement, du référentiel Qualiopi ? Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l'aise avec le suivi administratif et financier, la gestion de devis et factures ainsi que le suivi commercial ?
Vous disposez d'un bon relationnel, d'une réelle aisance téléphonique et rédactionnelle et appréciez le contact avec différents interlocuteurs ? Vous savez instaurer une relation de confiance, travailler en équipe, coordonner plusieurs interlocuteurs et gérer plusieurs dossiers simultanément ? Votre autonomie, votre fiabilité, votre discrétion et votre esprit d'initiative seront de véritables atouts pour réussir dans ce poste.
Nous vous proposons un contrat en CDD de 6 mois à temps plein. La rémunération associée est de 2000 € brute complétée par une prime annuelle. Prise de poste le 2 novembre.
Nhésitez plus, écrivez-nous un mail à l'adresse suivante : ****@****.**