Assistant Agence H/F Chronopost

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un/une Assistant(e) Agence pour nous rejoindre de mi-Novembre 2026 à mi-Juin 2027.

Vos missions

Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur de site, vous êtes en charge de la gestion administrative du site.

De par vos activités, vous permettrez la bonne coordination du travail des équipes en conformité avec les processus du Groupe.

Vous mettrez en place les contrôles administratifs nécessaires au bon fonctionnement du site et serez amené(e) à collaborer avec les différents services du siège social.

Sans que cette liste ne soit exhaustive, vous serez donc amené(e) à accompagner le développement de l'entreprise en prenant en charge les missions suivantes :

1. Gestion du site et Services Généraux

• Gérer l'envoi et la réception du courrier interne comme externe ;
• Veiller à la mise à jour des affichages réglementaires ;
• Organiser et gérer l'archivage documentaire ;
• Gérer l'ensemble des contrats de maintenance et autres contrats nécessaires au fonctionnement du site;
• Gérer le matériel informatique, les badges, la téléphonie et le parc automobile du site en lien avec le Pôle Assistanat en central ;
• Gérer le stock de fournitures de bureau et consommables nécessaires au bon fonctionnement du site ainsi que les tenues de travail ;
• Administrer et tenir à jour le Drive partagé (juridique, modes opératoires, comptabilité, suivi matériel) ;
• Gérer les commandes de petits déjeuners, plateaux-repas et collations lors des réunions et événements de la Direction ;
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des équipements (imprimantes, visioconférence, éclairage...) ;
• Coordonner et planifier les interventions techniques obligatoires sur le site.

2. Gestion comptable du site

• Accompagner les collaborateurs du site dans la prise en main des outils de gestion comptable du Groupe : édition des bons de commande, validation des factures, gestion des notes de frais... ;
• Effectuer le référencement des nouveaux fournisseurs auprès du Service Comptabilité de Chronopost ;
• Emettre les bons de commande pour la Direction sous l'outil Kairos;
• Etre le/la référent(e) du site auprès du Service Comptabilité de Chronopost ;
• Participer au processus de commande d'intérim dans le cadre des règles définies par l'entreprise.

3. Gestion des ressources humaines

• Diffusion des offres de poste des profils Ouvriers/Employés/Agents de Maîtrise et gestion de l'intégration des nouveaux arrivants (constitution des dossiers, édition du contrat de travail, remise du pack d'accueil RH, remise du badge et de la dotation en équipement...) ;
• Gestion des absences, mise à jour du SIRH, préparation des éléments variables de paie et des primes en lien avec la HRBP et la Gestionnaire de Paie ;
• Gestion du suivi médicale des collaborateurs (visites d'embauche, reprises et périodiques);
• Procéder aux déclarations d'accident de travail/trajet sur l'outil dédié ;
• Gestion de l'administration RH courante et accompagnement dans la gestion disciplinaire de 1er niveau ;
• Gestion des formations internes et obligatoires en collaboration avec les formateurs internes et le service RH.

Les missions précitées ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction notamment des changements organisationnels liés à la croissance de l'entreprise.