Assistant Administratif et Commercial - Formations à Distance - E-Learning H/F Prologs

LE POSTE :

Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) en CDI afin de renforcer nos équipes.

Ce poste est principalement dédié à la gestion des actions de formation en distanciel et en e-learning/microlearning, un axe stratégique de développement pour Prologs Formation.

Rattaché(e) au directeur, vos missions principales seront les suivantes :

Gestion des formations à distance et e-learning (mission centrale du poste)

• Gestion et suivi de l'ensemble des sessions de formation en distanciel et en microlearning, de l'inscription à la clôture du dossier

• Suivi de la connexion et de l'assiduité des stagiaires sur les plateformes e-learning

• Coordination avec les formateurs pour l'organisation et le bon déroulement des sessions à distance

• Gestion des documents pédagogiques et administratifs propres au distanciel (convocations, émargements numériques, attestations)

• Veille à la conformité des actions à distance avec les exigences Qualiopi et des financeurs

Volet commercial

• Accueil téléphonique et physique des stagiaires, clients et partenaires

• Réception et traitement des demandes clients

• Réalisation de devis sous validation de la direction, et relances sur les devis en attente

• Rédaction et envoi des propositions commerciales et des conventions de formation

• Participation à la réponse aux appels d'offres et appels à projets

• Prise de rendez-vous commerciaux

• Suivi des facturations, règlements et relances clients en lien avec la direction et la comptabilité

• Relation client sur les impayés

• Réalisation de bilans de facturation (réalisés et à venir) et reporting mensuel à la direction

• Participation à l'analyse des réclamations clients en lien avec la direction

Volet administratif et formation (présentiel)

• Gestion administrative courante de l'organisme selon les procédures en vigueur (courriers, contrats, convocations, attestations)

• Garantie de la conformité documentaire et organisationnelle au regard des exigences Qualiopi et des financeurs (OPCO, CPF Entreprises, France Travail)

• Tenue et archivage des dossiers stagiaires et formateurs

• Organisation de la logistique des formations en présentiel (salles, matériel pédagogique)

• Suivi des plannings des formateurs et des formations, dans une logique d'optimisation

• Vérification et dépôt des factures formateurs sur l'intranet

• Gestion des consommables du secteur bureautique

Vous travaillerez en équipe avec le développeur web design, la direction pédagogique et la direction générale. Vous serez garant(e) du bon fonctionnement commercial et administratif de la structure, en particulier de la bonne gestion des parcours de formation à distance, ainsi que de la tenue de la certification Qualiopi.