Assistant Recrutement H/F Groupe Piment

Vous êtes issu d'une formation administrative et vous cherchez à évoluer au sein d'un groupe international ?
Le Groupe PIMENT, recherche pour l'un de ses partenaires, un Assistant d'équipe H/F.

Au sein du service administratif, vous participerez à des activités de support administratif, logistique et organisationnel (organisation de réunions et déplacements, passage de commandes, procédures administratives...) ainsi qu'un ensemble d'activités support au fonctionnement de l'entité/équipe ou de managers/directeurs.
Les activités / missions liées à cette fonction :

1) Accueil, Information, Orientation en français et/ou en anglais, des collaborateurs ou visiteurs.

• Etablir les avis de visite et préparer l'accueil du ou des visiteurs dans le respect des obligations de sécurité.
• Filtrer et répondre aux appels entrants selon la délégation reçue en respectant les aspects de confidentialité, les usages et conventions liées aux titres ou fonctions des interlocuteurs.
• Présenter à des interlocuteurs internes et/ou externes, en français ou en anglais, la société ou l'entité.
• Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs : information au sein de l'équipe, préparation du poste de travail et matériel...
• Accueillir les nouveaux entrants et leur présenter l'équipe et les locaux ainsi que les principaux outils (Outlook, Intranet, ...)

• Apporter un appui technique aux membres de l'entité sur les fonctionnalités avancées des outils bureautiques, les applications internes, les processus administratifs, les règles de fonctionnement et les prestations de l'établissement.
• Assurer un support technique et organisationnel aux managers et membres de l'équipe :
• sur l'ensemble des procédures administratives internes : notes, de frais, procédures achats, ...
• la prise de notes, la mise à jour et la diffusion de compte-rendu (avec une validation selon les destinataires)

• Fournir l'appui logistique et administratif nécessaire aux déplacements et aux missions : réserver les salles via Outlook, les moyens de transport dans le respect de la Politique Voyage et par le biais des outils dédiés, établir les ordres de missions et les visas, traiter les notes de frais.
• Planifier et organiser des réunions ponctuelles, récurrentes en national et/ou à l'international en interne MBDA et/ou en externe et proposer des solutions dans le cadre de la gestion des urgences et des imprévus.
• Tenir de manière proactive les agendas des membres de l'entité en évaluant et gérant urgences et les priorités.
• Maintenir et développer un réseau avec les interlocuteurs (interfaces internes et externes) nécessaires à la réalisation des activités.

• Traiter le courrier (courrier papier, mail, presse /documentation) dans le respect des directives de l'entité
• Préparer, rédiger et mettre en forme certains documents, rapports et comptes-rendus. Mettre à jour les tableaux de bords ou indicateurs de suivi du périmètre
• Réaliser des travaux préparatoires aux réunions
• Participer aux réunions et rédiger des comptes-rendus (relevé d'actions, mise en forme)

• Effectuer les achats courants nécessaires au fonctionnement de l'entité : réalisation des demandes d'achats, des avis de réception de commandes, suivi des paiements fournisseurs, ...
• Gérer les moyens communs de l'entité (photocopieurs, salle de réunion privative, etc.)

• Selon les entités, mettre en place et/ou actualiser les outils de communication (mise à jour d'informations dans l'intranet, mise à jour des livrets d'accueil et organigrammes, rédaction et diffusion de Newsletters, gestion des sites Sharepoint...)

• Assurer l'organisation d'évènements (conférences, séminaires, réunions d''équipes) dans le respect du budget défini (logistique de l'évènement, prestataires dédiés, ordre du jour, convocation, déplacements,...)
• Proposer des adaptations selon les aléas et difficultés rencontrées.