Assistant Administratif et Commercial H/F Neotoa

Au sein du Pôle Vente et Gestion Tertiaire, vous assurez le process de commercialisation des logements neufs (gestion administrative, commerciale et comptable des opérations de ventes neuves en PSLA, VEFA).

Activités principales :

Assurer la création et la gestion administrative des ventes

• En collaboration avec l'assistant.e administration des ventes, vous veillez au suivi régulier des échanges avec les clients et met jour les documents :
  • • Récupérer et classer les pièces administratives des clients ;
    • Assurer le montage du dossier en vue de la délivrance des agréments définitifs auprès des collectivités (Rennes métropole, CD35...) ;
    • Créer et suivre les comptes clients sur l'outil de gestion : création des tiers et des contrats PSLA dans le logiciel, mise en place les prélèvements, contrôler les pièces règlementaires ;
    • Établir des documents et courriers liés à son périmètre (décomptes de levée d'option, attestations de loyer, dépôt de garantie, courrier de résiliation des contrats, relances clients, mise en demeure avant fin de contrat, échanges clients ) ;
    • Suivre les différentes étapes de l'administration des ventes (signature chez le notaire, suivi bancaire avec les différents organismes,..) et en informer les parties prenantes internes ;
• Assurer le suivi des pré accords de financement et les relances clients (VEFA et PSLA) ;
• Réaliser les appels de fonds pour les opérations neuves en VEFA et en assurer le suivi auprès de la Direction Administrative et Financière ;

Assurer le process de commercialisation des logements neuf, en lien avec l'assitant(e) commercial(e) vente neuve

• Assurer l'interface avec les Clients et les collectivités : assurer l'accueil physique et téléphonique, préparer les courriers et mailings ;
• Préparer les dossier administratifs pour permettre aux commerciaux la rédaction des réservations sur les logiciels de gestion des ventes ;
• Enregistrer le dossier client sur le logiciel ADV ;
• Assurer le suivi des encaissements des dépôts de garantie, en lien avec le service Comptabilité, en suppléance de l'assistant(e) commercial(e)
• Réaliser les Lettres de commande et Bons de commande liées aux dépenses du Pôle sur le logiciel comptable interne (ULIS) et assurer le suivi ;

Activités secondaires :

• Participer à des groupes de travail visant l'amélioration continue du service ;
• Assurer les notifications et le suivi des dossiers clients auprès des notaires en suppléance de l'assistant administratif des ventes ;
• Participer à la préparation et à l'organisation d'événements commerciaux (portes ouvertes, salons, événements institutionnels) ;
• Réaliser les Lettres de commande et Bons de commande liées aux dépenses du Pôle sur le logiciel comptable interne (ULIS) et assurer le suivi ;