Chargé·e des Affaires Institutionnelles H/F
Service Public
- Paris - 75
- Fonctionnaire
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
- Exp. 1 an min.
Les missions du poste
ACTIVITÉS PRINCIPALES
1. Organisation, coordination et pilotage des instances
· Conseil d'Administration (CA) : Piloter l'organisation globale du CA, qui se tient sur un rythme de 4 séances par an.
· Dialogue social : Contribuer à l'organisation des instances (Comité Social d'Administration, F3SCT, Commission consultative paritaire des agents contractuels), en lien étroit avec la DRH et la conseillère de prévention.
· Coordination logistique : Planifier et organiser matériellement les instances (réservation de salles, visioconférences, etc.) en collaboration directe avec le service Patrimoine de l'école.
· Suivi des séances : Préparer les ordres du jour, rédiger et envoyer les convocations, vérifier le quorum en séance et suivre les votes.
· Actes post-instances : Rédiger les délibérations et les procès-verbaux (en lien avec un prestataire externe pour le dialogue social et une réflexion à avoir sur de nouveaux outils numériques), assurer leur publication et le contrôle de légalité.
· Dialogue : Être l'interlocuteur·rice privilégié·e des représentants du personnel et des directions pour l'organisation des instances.
2.Gestion des actes institutionnels
· Rédiger, sécuriser et mettre à jour les actes juridiques portés à la signature du Président (arrêtés de composition, décisions de nomination, délégations de signature, règlements intérieurs).
· Moderniser et sécuriser les modèles d'actes juridiques en fonction des évolutions réglementaires avant de les publier et de les diffuser.
· Accompagner et conseiller les différents services de l'établissement sur les aspects juridiques institutionnels.
· Communiquer les informations institutionnelles
3. Modernisation, Outils et Projets Collaboratifs
Véritable moteur de modernisation au sein de la Mission, vous participerez activement à la transition numérique de nos processus :
· Déploiement du parapheur électronique: Participer activement à la mise en place opérationnelle et à l'appropriation de ce nouvel outil clé au sein des services.
· Modernisation du suivi des séances : Mener une veille et une analyse comparative des nouveaux outils d'aide à la saisie, de facilitation de prise de notes et de génération de comptes rendus. Vous serez chargé·e de tester ces solutions et de formuler des recommandations pour optimiser les processus de rédaction post-instances en lien avec la chargée d'amélioration continue.
· Espaces collaboratifs : Être force de proposition pour concevoir, structurer et déployer de nouveaux espaces de travail collaboratifs afin d'optimiser, d'organiser et de fluidifier l'envoi des documents aux élus.
· Communication interne / intranet : S'impliquer pleinement et être force de proposition sur le volet institutionnel lors du chantier de refonte globale de l'Espace Numérique de Travail (ENT).
4. Suivi des élections et désignations
Le profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances
- Connaissances juridiques générales (le droit public est un atout majeur).
- Compréhension du fonctionnement des administrations publiques et de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
Compétences opérationnelles
- Très bonnes capacités rédactionnelles (écrits juridiques et administratifs, procès-verbaux).
- Mettre en oeuvre des procédures administratives
- Maîtrise des outils bureautiques courants et forte appétence / curiosité pour les outils collaboratifs numériques.
- Capacité à gérer son activité de manière autonome au sein d'un calendrier réglementaire complexe. Sens du travail en équipe, transversalité et sens de la pédagogie.
- Savoir rendre compte
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels métier
- Structurer et formaliser des informations par écrit
- Maîtrise des logiciels métier
Compétences comportementales
- Rigueur, fiabilité et grand sens de l'organisation.
- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle.
- Sens relationnel, écoute et excellente capacité d'adaptation
- Autonomie
- Esprit d'initiative et force de proposition.
PROFIL RECHERCHE
- Bac +3 ou équivalent exigé
- Une première expérience ou un stage significatif dans le domaine de l'administration publique ou des affaires juridiques sera apprécié.
Bienvenue chez Service Public
L'agent.e est placé.e sous l'autorité hiérarchique de l'adjoint au directeur général des services.
MISSIONS
Le/la chargé.e des affaires institutionnelles coordonne et assure les activités administratives et juridiques liées à la vie institutionnelle de l'établissement. Il/elle garantit le bon fonctionnement des instances, la sécurisation des actes administratifs et la diffusion de l'information institutionnelle.
Plus particulièrement il/elle a notamment pour mission de piloter l'organisation du Conseil d'Administration (un rythme de seulement 4 séances par an) et contribuer à l'animation du dialogue social, en lien étroit avec la direction des ressources humaines et la conseillère de prévention.
Il/elle sera également chargé.e d'organiser les différentes élections au sein de l'établissement et de rédiger et sécuriser les actes juridiques portés à la signature du Président de l'EHESS.
Publiée le 23/06/2026 - Réf : 2026-2305193
