Assistant de Formation H/F

IFAC

Sous l'autorité du Directeur de la formation professionnelle et la responsabilité du Responsable de formation, l'assistant(e) de formation travaille en collaboration avec les fonctions supports du centre de formation.
Elle/il assure un soutien administratif aux collaborateurs, facilite la réalisation des missions pédagogiques, et garantit la qualité des relations avec les parties prenantes internes et externes.
Elle/il contribue activement au bon fonctionnement quotidien du centre, dans le respect des procédures Qualité.

Activités principales

Gestion administrative courante
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter.
- Organiser le classement et l'archivage administratif.
- Mettre à disposition les documents administratifs nécessaires aux équipes.
- Gérer le courrier (physique et électronique) : rédaction, mise en forme, enregistrement, distribution.
- Contribuer à la constitution et au suivi des dossiers d'admission, saisir et mettre à jour les données dans YPAREO.
- Préparer les dossiers administratifs, concevoir des supports visuels, rédiger les comptes rendus.
- Réaliser des tableaux de bord et répondre aux enquêtes des partenaires.
- Participer à la logistique des événements internes (réunions, jurys, animations...).
- Veiller à l'application des procédures liées à la démarche qualité (mise à jour du site internet...)

Soutien administratif aux formations
- Gérer les inscriptions et convocations aux examens, en respectant les échéances réglementaires.
- Participer à la communication interne et externe (affichage, diffusion de courriels, mise à jour d'informations, site internet).

Suivi de l'activité
- Organiser les sessions de formation.
- Suivre les dossiers avec les partenaires institutionnels et financeurs (ministères, collectivités, OPCO.).

Communication
- Assurer les échanges avec les formateurs, stagiaires, partenaires institutionnels et professionnels.
- Veiller à la qualité et à la fiabilité des documents produits (courriers, devis, convocations.).
- Archiver les documents conformément au plan de classement YPAREO
- Tenir à jour les documents internes liés à ses fonctions.