Assistante Administrative - Commerciale H/F Le Cercle Intérimaire

Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche une Assistante Administrative et Commerciale pour rejoindre nos équipes.

Missions principales :

Gestion administrative

- Rédaction de courriers, notes d'information, convocations et comptes rendus.
- Gestion du courrier entrant : datation, enregistrement, ouverture et distribution.
- Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.
- Mise à jour des plaquettes commerciales et administratives.
- Mise à jour des références Qualibat au fil des attestations.

Suivi des chantiers & sous traitance

- Constitution et suivi des dossiers sous traitants.
- Création des fiches affaires, mise à jour du planning devis et diffusion.
- Suivi du carnet de commandes.
- Suivi des marchés d'entretien, révisions annuelles et mise à jour des BPU.
- Suivi des marchés à révision mensuelle et actualisations annuelles.
- Préparation des fiches de suivi chantier à l'ouverture d'une nouvelle affaire.

Facturation & gestion financière

- Préparation et saisie de la facturation client (y compris OT ateliers & divers).
- Envoi des avancements aux MOE, établissement des factures, calcul des révisions et actualisations, dépôt Chorus.
- Relance et suivi des impayés avec reporting hebdomadaire.
- Gestion du contentieux client en lien avec les Chargés d'Affaires.
- Demande et suivi des cautions bancaires (mainlevées, relances).
- Demande des attestations de TVA pour justifier les taux réduits.
Gestion contractuelle & appels d'offres
- Rédaction des déclarations de sous traitance, contrats, PPSPS.
- Envoi et mise en signature des documents contractuels (OS, avenants, décisions de réception...).
- Gestion des dossiers d'appels d'offres publics et privés : constitution, dépôt, relances.
- Préparation des pré dossiers d'appel d'offres sélectionnés.
- Prise de rendez vous pour les visites obligatoires.

Suivi interne & reporting

- Mise à jour des tableaux de suivi.
- Réalisation des en cours AR & OT trimestriels en collaboration avec la Direction, les C.A et la Comptabilité.
- Gestion des fiches de satisfaction mensuelles pour les marchés d'accord cadre.
- Indication du code CA sur les fiches affaires pour les devis.

Profil recherché :

- Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou commercial, idéalement dans le secteur du BTP.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels internes).
- Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
- Rigueur, autonomie, sens des priorités et discrétion.
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.
Salaire : Salaire selon expérience