Assistant Administratif et Pédagogique H/F IONIS Education Group

Sous l'autorité de la Direction du campus et de la hiérarchie telle qu'elle résulte de l'organisation de l'entreprise, le/la salarié(e) aura pour missions principales :

- Réceptionner les appels téléphoniques, gérer le standard
- Accueillir les visiteurs et externes, répondre aux différentes interrogations des élèves, enseignants et tuteurs d'élève
- Établir les courriers (accueil, alertes, documents manquants, démission, ...)
- Coordination des intervenants pédagogiques

o Établir les contrats des intervenants pédagogiques (CDD FO, ...)

o Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat

o Établir les plannings d'interventions des intervenants pédagogiques

o Suivre le bon déroulé puis valider les modules liés exclusivement à des intervenants pédagogiques externes (anglais, coaching, PCP, accompagnement à la recherche de contrats, REX, ...)

- Gérer les bons de commandes et les factures :

o Liées à la vie du campus (entretien, réparation, ...)

o Liées aux intervenants pédagogiques

- Gestion des demandes d'achats/de la facturation
- Assurer les rentrées administratives :

o Traiter les dossiers de inscriptions et les réinscriptions des apprenants et étudiants nécessaire à l'intégration dans le cursus

o Contractualisation des apprenants de la formation pro

o Suivi et collecte des documents administratifs nécessaire à l'intégration dans le cursus

o Traiter les demandes de bourses

- Gérer le suivi administratif et financier des apprenants et étudiants en formation et le suivi des impayés
- Echanges avec les référents financiers (Convocations, comptes-rendus d'entretiens)
- Suivi des étudiants
- Participer à la complétion des dossiers de financements des différents dispositifs mis en oeuvre au sein de la formation conjointement avec l'équipe de développement / recrutement
- Assurer le suivi des apprenants auprès des organismes de financement : France Travail, EDOF, Transition pro...
- Assurer le référencement des formations, notamment des formations continues (CARIF OREF)
- Tenir à jour les effectifs étudiants et apprenants et mises à jour de leurs informations personnelles sur les différents outils
- Qualifier et transmettre les enquêtes annuelles (auprès des entités de tutelles, SIFA, ...) et déclaration des effectifs (CVEC, ...)
- Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
- Participer à l'édition des cartes étudiantes et stagiaires de la formation professionnelle
- Suivre l'assiduité des élèves :
- Émargement
- Reporting aux institutions (PE, CROUS, GEN, CPF, transition pro, ...)
- Reporting au reste de l'équipe
- Rappel des apprenants en cas d'absences répétées ou prolongées
- Traitement des justificatifs d'absences et de retards
- Assurer le déclaratif des nouveaux salariés du campus auprès de la médecine du travail
- Edition et envoi des attestations liées à la vie du campus
- Edition et suivi des conventions de stage des apprenants
- Participer au lien avec les entreprises au travers du livret d'alternance, des visites en entreprise, et du suivi des évaluations en entreprise demandées par la formation
- Préparation et suivi des conseils de classe
- Assurer du respect des process liés à la qualité de formation QUALIOPI sur la partie administrative
- Planification des activités pédagogiques
- Participations à l'organisation et l'animation de la vie pédagogique (évènement, réunion...)

Il pourra aussi être demandé de participer aux différents événements de l'école et du service tels que, par exemple, les actions de promotion (JPO, Concours, Salons etc.) et les événements pédagogiques (réunion de rentrée, réunions pédagogiques etc.).