Office Manager - Stage H/F Lùkla

Expérience collaborateur et visiteur

• Cultiver un environnement de travail agréable, accueillant et bien organisé.
• Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour toutes les demandes liées à la vie quotidienne au bureau.
• Participer à l'intégration des nouveaux employés : préparation des badges, équipements, accompagnement.
• Assurer un bon accueil physique : gestion du processus ISO, enregistrement, préparation des salles, suivi des visiteurs.
• Assurer un accueil téléphonique de qualité : filtrage, courtoisie, professionnalisme.

Gestion du site

• Assurer la gestion des locaux : entretien, aménagements, visites techniques, suivi des prestataires.
• Gérer les incidents liés aux installations (électricité, plomberie...).
• Gérer les salles de réunion et les codes Wifi.
• Gérer les besoins ponctuels tels que la location de véhicules ou l'envoi de colis DHL.

Gestion des stocks et fournitures

• Suivre le stock de fournitures : ramettes, enveloppes, post-it, denrées alimentaires, cartouches d'encre.
• Passer les commandes mensuelles et contrôler les bons de réception.
• Valider les factures associées.
• Participer à la gestion du stock informatique local en lien avec la DSI (prêts, affectations et retours).

Gestion administrative

• Gérer le courrier quotidien : ouverture, distribution, préparation, suivi des recommandés.
• Donner le courrier en envoi au facteur.
• Gérer la boîte e-mail contact.
• Contribuer à différents sujets administratifs et transverses selon les besoins.
• Sujets transverses