Assistant - Assistante Formation H/F

Institut National de Formation et D'appl

Les missions

Gestion et recrutement des stagiaires

- Accueillir et informer les prospects/stagiaires (accueil téléphonique et physique)

- Traiter les demandes, qualifier les besoins et orienter les candidats

- Mettre à jour les outils de suivi et bases de données

- Réceptionner les candidatures, contrôler et relancer les pièces manquantes des dossiers

- Gérer l'envoi des convocations et courrier relatifs aux évènements de recrutement

- S'assurer du suivi des financements et inscriptions avant l'entrée en formation

Suivi administratif des stagiaires et actions de formations

- Finaliser l'inscription et la contractualisation en inscrivant les stagiaires sur les plateformes de suivi et outils métiers

- Saisir et valider les heures de formation, les absences et les assiduités sur les plateformes dédiées

- Envoyer les convocations aux certifications et inscrire les stagiaires et les résultats sur les plateformes dédiées

- Gérer les abandons de formation

- Formaliser et envoyer les courriers/mails aux stagiaires pour absences, recadrage, avertissement via l'outil métier

- Contribuer aux conseils pédagogiques, bilans et commissions en lien avec les formations

- Assurer le lien avec les prescripteurs, employeurs et institutions

- Réaliser l'archivage et la classification

- Suivre l'organisation logistique et la gestion de la facturation

- Préparer et diffuser les documents nécessaires aux formations

Communication et coordination avec les parties prenantes

- Gérer les échéances administratives

- Extraire et contrôler les données du chiffre d'affaire

- Assurer un reporting administratif régulier

- S'assurer du respect des process qualité

- Collaborer avec les équipes internes

- Effectuer des tâches de secrétariat général

- Contribuer à l'amélioration continue

Profil recherché

Formation et Expérience

De formation Bac +2 à Bac +3 dans les secteurs de la formation, de l'assistanat, des ressources humaines, ou équivalent, vous disposez d'une expérience de 2 ans sur des fonctions similaires, idéalement dans le secteur de la formation.

Expertise métier

* Gestion administrative d'une action de formation
* Connaissance des dispositifs de formation et de financement
* Utilisation des outils de gestion de la formation
* Gérer les dossiers de candidature
* Mise à jour des bases de données
* Gestions des priorités et des urgences
* Respect des procédures et des délais

Savoir-être professionnel

* Rigueur et sens de l'organisation
* Sens du service
* Aisance relationnelle
* Réactivité et adaptabilité
* Savoir faire preuve de discrétion

Télétravail occasionnel

Tickets restaurant

Remboursement transports à 50%

Mutuelle entreprise

Véhicule de service pour les déplacements professionnels

Outils de travail informatiques

Accès au CSE dès votre prise de poste

Action logement

- Un environnement respectant l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

- Un plan d'intégration personnalisé pour vous accueillir dans les meilleures conditions.

- Une politique de formation pour accompagner les évolutions internes et soutenir les transformations professionnelles.