Assistant Administratif H/F

Esi Business Executive

Assistant(e) administratif(ve) en charge de l'établissement et du suivi des contrats en CFA (H/F)

L'Ecole Supérieure de l'Immobilier (ESI), 1er organisme de formation appartenant au 1er syndicat professionnel de l'immobilier, la Fédération Nationale de l'Immobilier (FNAIM), propose depuis 2004 une offre de formation diplômante en alternance basée sur des partenariats pédagogiques forts et pérennes aves 5 Universités françaises lui permettant de développer ainsi près de 15 diplômes nationaux spécialisés en immobilier (de la licence au Master 2, et une section de BTS professions immobilières) ainsi qu' une offre de formation continue complète sur tous les métiers (gestion, transaction, syndic, administration de biens, fonds de commerce, etc.) liés à l'immobilier en inter/intra entreprise, en distanciel et en présentiel.
En plein développement, nous ouvrons un poste d'assistant (e) administratifs en charge de l'établissement et du suivi des contrats en CFA (H/F).
Vos missions : Sous l'autorité de la Responsable Relations Entreprises, vos missions essentielles en tant qu'assistant (e) administrative en charge de l'Etablissement et du suivi des contrat en alternance seront (liste non exhaustive) :
- Assurer le recueil des informations et documents nécessaires à la mise en place des contrats d'apprentissage et de professionnalisation dans le respect de la certification QUALIOPI
- Prendre en charge la totalité de la mise place, de la rédaction et du suivi complet administratif et financier des contrats en alternance (apprentissage et professionnalisation)
- Mise à jour et suivi des bases de données des apprenants et des entreprises.
- Gestion, saisie et mise à jour dans AIMAIRA (progiciel de gestion) des promesses d'embauche ou des contrats.
- Etablir et éditer le CERFA et la convention de formation dans le respect des délais impartis via progiciel AIMAIRA
- Suivi rigoureux et relance auprès des employeurs et des apprenants de tous documents manquants et nécessaires à la gestion administrative des dossiers contractuels.
- Envoi du contrat et de la convention, ainsi que tous documents utiles, aux employeurs
- Suivis des retours des contrats et convention signés dans les délais impartis
- Envoi des contrats en alternance, avenants, et conventions, ainsi que tous documents utiles pour validation, enregistrement et dépôts auprès des OPCO
- Suivi des validations OPCO et des corrections à apporter si non validation
- Gérer les avenants et les ruptures de contrat
- Effectuer le suivi des demandes de dérogation.
- Aide ponctuelle sur l'établissement de documents en fonction des demandes formulées par le service Qualité
- Participation aux séances d'information et journées portes ouvertes selon le calendrier défini par la direction
- Mise à jour des documents si nécessaire
- Assurer les suivis professionnels de tous les contrats en alternance auprès des tuteurs en adéquation avec les exigences QUALIOPI
- Assurer la facturation et le suivi des contrats en alternance en lien avec le service comptabilité