Assistant Adminitratif en Alternance H/F

Hec Paris le Chateau

Profil recherché :
- Formation supérieure en relations internationales, en communication, en affaires ou dans un domaine connexe.
- Sens aigu de l'organisation, capacité à mener plusieurs tâches de front ;
- Maîtrise de Microsoft Office ; une bonne connaissance de la gestion de la relation client (CRM) serait un atout.
- Excellentes communication orale et écrite ;
- Proactivité, sens du service.
- Maîtrise de l'anglais et du français ; d'autres langues seraient un atout.
- Expérience préalable (2 ans minimum) dans la gestion administrative, le service à la clientèle ou l'enseignement.
- Ce poste offre une opportunité unique de contribuer à une expérience académique et culturelle enrichissante pour les étudiants tout en acquérant des connaissances sur le fonctionnement des programmes académiques internationaux.
Descriptif du poste :
Le Bureau International d'HEC Paris joue un rôle clé dans l'accompagnement des étudiants, des professeurs et du personnel dans leurs projets et échanges internationaux. Il gère les partenariats mondiaux, supervise les programmes d'échange d'étudiants et fournit des conseils sur les possibilités de double diplôme. Le bureau offre un soutien complet sur des questions telles que les admissions, les visas et les crédits académiques, assurant une transition en douceur pour les étudiants qui partent à l'étranger ou qui viennent à HEC Paris. En encourageant une communauté internationale dynamique, il vise à enrichir l'expérience éducative par la diversité culturelle et la collaboration mondiale, en donnant aux étudiants les moyens d'exceller dans un monde interconnecté.

L'assistant(e) administratif(ve) assistera l'équipe du Bureau International d'HEC Paris dans la gestion d'une série de tâches administratives et opérationnelles pour les programmes d'échanges académiques internationaux. Ce rôle comprend le soutien au processus de mobilité des étudiants, tel que la gestion des candidatures, la coordination des communications et la fourniture d'un soutien logistique et académique. Les principales responsabilités comprennent la saisie de données, la gestion de documents, l'établissement de calendriers et la réponse aux demandes de renseignements. Le candidat idéal a le souci du détail, est très organisé et se sent à l'aise dans un environnement dynamique et rapide.

Missions :
1. Soutien à l'administration du programme
- Coordonner les aspects administratifs et logistiques pour les étudiants à différents stades du programme d'échange d'étudiants ou de double diplôme, y compris la candidature, la sélection, le placement et la réintégration.
- Aider au traitement et au suivi des demandes de mobilité des étudiants, y compris la saisie de données, la collecte de documents, la délivrance de documents, la gestion des dossiers et le soutien administratif supplémentaire, le cas échéant.

2. Marketing, communication et événements
- Contribuer à la mise à jour et au maintien d'informations exactes sur les pages intranet du programme, y compris les conditions d'éligibilité, les échéances et les FAQ.
- Gérer les communications avec les étudiants, y compris la diffusion de mises à jour, d'événements, de demandes et de rappels importants, en veillant à ce que l'information circule clairement et en temps utile.
- Soutien aux événements ou réunions virtuels et/ou en personne.

3. Gestion des données et de la documentation
- Aider à la compilation et à la mise à jour des données relatives aux performances des étudiants (relevés de notes, dossiers de validation de crédits, etc.
- Préparer et organiser les données et documents essentiels (par exemple, listes d'étudiants, rapports de mobilité) pour les partager avec les départements universitaires, les établissements partenaires et d'autres parties prenantes.
- Aider à répondre aux demandes de données et de documents supplémentaires, le cas échéant.