Assistant Administratif et Commercial H/F Florian Mantione Institut RH

WORKSAFE FRANCE est un cabinet de conseil et de formation spécialisé dans les domaines de la santé et de la sécurité au travail (SST) et expert en prévention des risques professionnels (accidents du travail, maladies professionnelles). Il a été fondé en 2014 par une spécialiste de l'Hygiène Industrielle, Elsa ARANDA, qui a parfaitement compris l'importance qu'allait prendre la Santé Sécurité au Travail et qui avec le recul de sa propre expérience, a su d'emblée positionner son expertise et ses méthodes pour soulager/accompagner/conseiller/former ses clients sur ces sujets.

WORKSAFE France travaille depuis le début, essentiellement avec les grandes entreprises (entre autres du BTP, de l'industrie ou de la logistique), et oeuvre à leurs côtés à l'application de leurs stratégies de prévention.

La philosophie du cabinet est d'analyser et de recommander la meilleure approche possible pour chaque client, proposant selon les besoins, des formations, des audits, du conseil ou même une assistance technique pour contribuer à leur performance, avec un leitmotiv: transformer les normes et obligations légales liées à la santé et la sécurité au travail (et leur application), en une vraie force au sein de chaque structure et une véritable ressource pour le bien-être des collaborateurs.

Les équipes de Worksafe (env. 20 personnes) s'adaptent aux différents environnements et font du sur-mesure qualitatif, respectant la culture d'entreprise du client et bâtissant un lien de confiance fort avec leurs interlocuteurs.

Pour mieux découvrir le cabinet : https://www.worksafe-france.com/

Afin de développer son activité dans les meilleures conditions, la direction de Worksafe a besoin d'une équipe au complet et d'un soutien fiable et polyvalent au quotidien, qui lui permette de se consacrer à son expertise.

Aujourd'hui, dans le cadre d'un départ, WORKSAFE FRANCE recrute donc pour son siège à Nîmes (30) un

ASSISTANT ADMINISTRATIF et COMMERCIAL (F/H).
ASSISTANT ADMINISTRATIF et COMMERCIAL(F/H)

Rattaché directement à la dirigeante, le poste a comme objectif de l'assister sur tous les sujets administratifs, RH, Relations clients, Services Généraux et Qualité Projets, afin de faciliter la réalisation de ses missions, ainsi que celles des chefs de projets.

Les missions (non limitatives) sont les suivantes :

Gestion administrative :

- Gérer les appels téléphoniques, les courriers et les e-mails (réponses ou redirection en fonction des sujets
- Assister la Directrice dans l'organisation de son agenda, de ses réunions
- Gérer la logistique des déplacements de la directrice et de l'équipe : achat de billets de train, réservation d'hôtel...
- Coordonner les informations entre les clients, les fournisseurs, la Direction et l'équipe
- Rédiger des courriers et des comptes-rendus
- Numériser, classer et archiver des documents
- Réaliser des tableaux de bord sur le suivi de l'activité de l'entreprise

Assistanat commercial :

- Gérer les contrats de prestations (préremplir et faire signer les contrats avec les sous-traitants)
- Réceptionner les bons de commandes des clients
- Etablir la facturation client
- Suivre les impayés et relancer les clients (avec l'aide de l'équipe)

Gestion des Services généraux :

- Etre l'interlocuteur(trice) auprès des Banques et des Assurances
- Contrôler et suivre les frais et dépenses générales
- Gérer le stock de consommables, négocier les prix et effectuer les commandes
- Gérer la relation avec les prestations de téléphonie, de copieurs et d'informatique
-- S'assurer du bon état des véhicules de service : entretien, contrôle technique, assurances
Commander les Equipements de Protection Individuelle (EPI) et en faire le suivi

Gestion RH :

- Vérifier les notes de frais et procéder au paiement
- Mettre à jour le registre du personnel
- Suivre les absences et congés des salariés
- Suivre les visites médicales des salariés
- Envoyer tous les éléments variables (congés, absences, primes...) à la comptable pour la préparation des paies

Assistanat Qualité Projets :

- Mettre en forme des documents liés aux projets de la société
- Vérifier les documents pour le maintien de la certification Qualiopi
- Mettre à jour la base documentaire
- Mettre en place et suivre les indicateurs de l'activité (CA, nb d'interventions, retour clients...)