Assistant Formation et Secrétariat H/F

Pole Sup Nature

Contrat : CDI - temps complet (selon la convention collective nationale 2691 - Établissement
d'enseignement supérieur indépendant et organisme de formation)
Secteur : Enseignement supérieur, organisme de formation, biodiversité, expertise, gestion et protection
de la nature

Contexte du recrutement et descriptif du poste
Pôle Sup Nature est un établissement d'enseignement spécialisé dans les métiers de la nature et de
l'environnement.
Structure à taille humaine, l'établissement s'appuie sur :

- une équipe dynamique, composée d'environ 10 salarié(e)s, présent(e)s depuis plusieurs
années ;
- une trentaine d'intervenant(e)s expert(e)s, spécialisé(e)s dans leurs domaines d'expertise
(écologie, gestion des milieux, naturalisme, animation, gestion de projets .).
Dans le cadre de son développement, Pôle Sup Nature recrute un(e) Secrétaire / Assistant(e) de
formation chargé(e) d'assurer à la fois des missions administratives et un soutien opérationnel aux
équipes pédagogiques.

Missions principales

1. Missions administratives - 50 % de temps
En lien direct avec l'Assistant de direction, la personne sera en charge des missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique : candidats, apprenants, parents, organismes de
financement.
- Gestion des dossiers de candidature et d'inscription pour les formations longues et courtes
(réception, vérification, relances, classement, archivage).
- Gestion des heures des intervenant(e)s : collecte, mise à jour et suivi des relevés d'heures
pour transmission.
- Suivi administratif des apprenants en formation initiale et continue : contrats, conventions,
financements, feuilles de présence, cahiers d'appel, justificatifs, attestations, conventions de
stage.
- Mise à jour des bases de données (listes, tableaux de suivi).
- Participation au traitement du courrier et gestion des boîtes mails.
- Gestion des dossiers du cloud : organisation et archivage.
- Organisation logistique des sessions d'examens, des entraînements, des évaluations des
apprenants (planning, gestion des salles, préparation des salles, des supports.) en lien
également avec les responsables pédagogiques.
- Participation à l'organisation des évènements (journées portes ouvertes par exemple) et
réunions de l'équipe pédagogique.
- Appui administratif général à l'équipe de direction.

2. Missions d'assistance de formation - 50 %

En lien direct avec les responsables et référents pédagogiques de formations (Bachelor, BTSA), la
personne sera en charge des missions suivantes :
- Suivi pédagogique des formations : participation à l'organisation des emplois du temps des
étudiants et des intervenants, convocations, préparation des salles et du matériel,
coordination.
- Gestion des absences : feuilles d'émargement, cahiers d'appel, traitement, archivage et
transmission des informations aux financeurs.
- Préparation et suivi des évaluations : préparation des supports (recueil des sujets, impression,
surveillance (à la marge), collecte et saisie des notes, préparation des conseils de classe et
conseils pédagogiques, archivage des comptes rendus de conseils, des notes, des bulletins
de notes.).
- Aide à la communication entre les étudiants, les formateurs et la direction.
- Contribution à l'organisation des temps forts des formations (séjour, sorties de terrain,
conférences, séminaires).
- Participation au suivi qualité

Profil recherché
- Diplôme Bac +2 à Bac +3 (BTS SAM, GPME, Licence pro Gestion/formation.).
- Expérience confirmée dans la formation continue, au sein d'un organisme de formation ou
d'un établissement d'enseignement supérieur.
- Maîtrise des outils bureautiques (Libre office).
- Excellents capacités rédactionnelles, rigueur et autonomie.
- Aisance relationnelle, sens du service, polyvalence et réactivité.
- Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à divers interlocuteurs.